Ook anonieme meldingen moeten serieus worden genomen - praktijkvoorbeeld werkgeversrol RvC

Praktijkvoorbeeld werkgeversrol RvC: 'Toezichthouden op de randvoorwaarden en omstandigheden in het dagelijks werk van alle werknemers.'

De werkgeversrol van de RvC verdient aandacht. In de praktijk lopen bestuur en toezicht tegen dilemma’s aan. Een VTW-werkgroep heeft zich over praktijkvoorbeelden gebogen om meer inzicht te krijgen in die dilemma’s en de geleerde lessen op een rij te zetten.

We publiceren casussen die aansluiten op de aandachtsgebieden uit de handreiking De smalle en brede werkgeversrol van de commissaris of te maken hebben met 'kracht & tegenkracht', dit keer: 'Toezichthouden op de randvoorwaarden en omstandigheden in het dagelijks werk van alle werknemers'. Ook anonieme meldingen moeten serieus worden genomen.

Inhoudelijke context

De OR meldt bij de vertrouwenspersoon zorgen over de bejegening, het gedrag en de taal van de bestuurder richting medewerkers. De vertrouwenspersoon adviseert de OR om contact op te nemen met de RvC, die hierover geïnformeerd wordt zonder specifieke casussen of medewerkers te noemen. De betrokken medewerkers blijven anoniem, hoewel hun identiteit bij de vertrouwenspersoon bekend is. De RvC heeft hierover ook contact met de vertrouwenspersoon.

De RvC spreekt de bestuurder, die boos en teleurgesteld reageert omdat de OR eerst de vertrouwenspersoon en daarna de RvC heeft ingelicht zonder haar op de hoogte te stellen. Ze geeft aan zich niet te herkennen in het geschetste beeld, maar is bereid mee te werken aan een oplossing.

De RvC besluit de kwestie voorlopig ‘klein’ te houden en geen bredere communicatie te doen, aangezien de bestuurder bereid is samen te werken en de melding alleen bij een beperkte groep bekend is. Ook wordt besloten om een onderzoek uit te laten voeren.

Het onderzoek, met gesprekken met de OR en de bestuurder in aanwezigheid van de vertrouwenspersoon, resulteert in een advies. De RvC besluit op basis hiervan een voorstel te doen, dat met de bestuurder wordt besproken.

Het voorstel houdt in dat de bestuurder samen met de OR een cursus volgt, met nadruk op de onderlinge gedragsverwachtingen. Casussen die door de OR met de vertrouwenspersoon zijn besproken, worden niet in de cursus behandeld. Daarnaast biedt de RvC de bestuurder coaching aan en dringt aan op de aanstelling van een HR-functionaris om de strategische en operationele functies te scheiden en als brug te fungeren tussen medewerkers, de OR en de bestuurder.

De bestuurder wijst het voorstel af en verlangt eerst gesprekken met de OR over de casussen. Ze geeft aan niet te begrijpen waar de zorgen over gaan of wat ze mogelijk verkeerd heeft gedaan. De RvC gaat niet akkoord met dit verzoek, op advies van de vertrouwenspersoon. Kort daarna meldt de bestuurder zich ziek.

De bedrijfsarts stelt dat de bestuurder weer kan werken, deels vanuit huis en één tot twee dagdelen op kantoor. De RvC blokkeert dit echter en verlangt eerst duidelijkheid over een oplossingsrichting voordat de bestuurder terugkeert op de werkvloer.

Vragen en Dilemma's

Hoe zou de RvC moeten handelen en/of heeft de RvC (tot nu toe) goed gehandeld?

Discussie

Het is belangrijk dat de RvC een gezamenlijke koers volgt. Over de noodzaak van duidelijkheid over de oplossingsrichting vóór de terugkeer van de bestuurder en het respecteren van de anonimiteit van de betreffende medewerkers is de RvC het eens.

Iemand merkt op dat het lastig is voor een bestuurder om beschuldigingen te horen zonder details over de inhoud of de bron. Als ook de RvC geen verdere details heeft, kan dit de bestuurder het gevoel geven dat de RvC haar afvalt. Zou de RvC niet alsnog moeten proberen met de betreffende medewerkers in gesprek te gaan?

Een kleine meerderheid is het hier niet mee eens. Bij anonieme of vage meldingen geeft de betrokkene vaak aan zich niet te herkennen in de signalen, zeker als er geen besef is van probleemgedrag. Juist dan is het van belang dat de RvC zorgvuldig handelt en probeert meer duidelijkheid te verkrijgen.

Anonimiteit kan het vinden van een oplossing bemoeilijken, maar er zijn goede redenen om niet van medewerkers te verlangen dat zij hun anonimiteit opgeven door hun verhaal rechtstreeks bij de RvC te doen. Dit betekent niet dat de RvC de bestuurder afvalt. Angst voor repercussies en de machtsongelijkheid, vooral bij meldingen over een bestuurder, spelen hierin een grote rol. Het verlangen dat medewerkers uit de anonimiteit te treden kan juist een averechts effect hebben en leiden tot een onveilige meldcultuur.

De RvC moet er daarnaast voor zorgen dat de bestuurder een eerlijke kans krijgt om haar kant van het verhaal te geven, zonder dat medewerkers hun anonimiteit hoeven op te geven. De signalen die via de OR en vertrouwenspersoon zijn gedeeld, kunnen als indirecte input op een meer algemene, brede manier met de bestuurder worden besproken.

Het is positief dat de RvC een objectieve aanpak heeft gekozen door een externe, onafhankelijke partij onderzoek te laten doen, zonder directe betrokkenheid van de betreffende medewerkers. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn: transparantie over het proces (anonimiteit blijft gewaarborgd tenzij medewerkers anders willen) en het benoemen van (gedrags)patronen zonder individuele gevallen uit te lichten.

Bij problematische gedragspatronen moet de RvC de bestuurder helpen inzien dat deze bestaan en ondersteuning bieden. Lukt dat niet, dan kan de RvC een breder onderzoek naar de organisatiecultuur overwegen. Mediation tussen de OR en de bestuurder wordt ook genoemd als middel om hun onderlinge verstandhouding te verbeteren.

Tot slot wordt opgemerkt dat de RvC moet beseffen dat anonieme en vage meldingen als bedreigend en verontrustend kunnen voelen, vooral zonder concrete voorbeelden of details. Dit kan bij de bestuurder een gevoel van kwetsbaarheid oproepen, omdat er geen duidelijke mogelijkheid is om zich te verdedigen.

Lessons learned

De RvC moet zorgen voor goed bestuur en een veilige werk- en meldcultuur. Meldingen, ook anonieme of vage, moeten serieus worden genomen. De RvC moet dan op zoek naar een balans tussen het beschermen van de anonimiteit van de melders en het bieden van duidelijkheid aan de bestuurder.
Bij meldingen moet de RvC nagaan of sprake is van onderliggende patronen, die niet meteen zichtbaar zijn, bijvoorbeeld via extern onderzoek, gesprekken met medewerkers of een tevredenheidsonderzoek.
Heldere communicatie met de bestuurder over de meldingen is essentieel, zodat deze niet het gevoel krijgt zich zonder aanleiding te moeten verantwoorden.
De RvC moet de bestuurder op een empathische manier helpen inzien als er sprake is van problematische gedragspatronen.

Meer informatie

Dit is een verslag van de bespreking van de casus in de VTW-werkgroep werkgeversrol RvC: https://www.vtw.nl/werkgroep-werkgeversrol

Handreiking De smalle en de brede werkgeversrol van de commissaris

Handreiking Het beoordelen van de bestuurder. Met behulp van het model uit het rapport kracht & tegenkracht

Eerdere praktijkvoorbeelden

Terug