‘Voorkom verrassingen over besluiten in RvC’ - Praktijkvoorbeeld werkgeversrol RvC nr. 4: ‘ ‘Zorg voor de individuele bestuurder’De werkgeversrol van de RvC verdient aandacht. In de praktijk lopen bestuur en toezicht tegen dilemma’s aan. Een VTW-werkgroep heeft zich over praktijkvoorbeelden gebogen om meer inzicht te krijgen in die dilemma’s en de geleerde lessen op een rij te zetten. Elke twee weken publiceren we een casus die aansluit op één van de vijf aandachtsgebieden zoals benoemd in de handreiking "De smalle en brede werkgeversrol van de commissaris." Dit keer: ‘Zorg voor de individuele bestuurder’. De bestuurder wil de ondertekening van een samenwerkingsovereenkomst agenderen, terwijl duidelijk is dat de raad niet akkoord zal gaan. De deadline nadert en reputatieschade dreigt. Wat kan de RvC-voorzitter doen? Inhoudelijke context In het vaste agendaoverleg met de RvC-voorzitter geeft de bestuurder aan in de komende raad de ondertekening van een overeenkomst te willen behandelen. Het betreft een samenwerkingsproject tussen corporaties, marktpartijen en de gemeente. De deadline nadert en akkoord is nodig van de RvC. Als de corporatie niet tekent, gaat het project niet door en afhaken na ondertekening kost mogelijk serieus geld. De RvC-voorzitter voelt zich enigszins overvallen en voor het blok gezet. Het project wordt in de kwartaalrapportages wel genoemd, maar is nooit echt inhoudelijk in de RvC besproken. Afgesproken wordt het voorstel aan de Auditcommissie voor te leggen. Deze heeft, op basis van een mail van de bestuurder met algemene informatie, veel vragen waarop zij antwoord wil. De bestuurder blijft aandringen op behandeling van het voorstel in de komende RvC. De RvC-voorzitter stemt uiteindelijk in. De RvC moet er immers tóch een keer inhoudelijk over praten en de huurdersorganisatie is positief over het project. Een paar dagen vóór de raadsvergadering is het vooroverleg buiten aanwezigheid van de bestuurder. Dan blijkt dat de RvC niet akkoord zal gaan; er is onvoldoende informatie voor een goede afweging. De RvC heeft de risico’s doorgesproken, te weten de verhouding met de bestuurder, de reputatie van de bestuurder en de corporatie, en de motivatie van de organisatie. De RvC besluit het voorstel onderaan op de agenda te zetten en te behandelen in bijzijn van alléén de bestuurder. Na de raadsvergadering informeert de bestuurder – die opgeruimd zijn nederlaag neemt – de samenwerkingspartijen dat de RvC (nog) niet akkoord is. De deadline blijkt dan ineens toch niet zó hard. En nadat de bestuurder het voorstel verder heeft uitgewerkt en toegelicht gaat de RvC, twee extra ingelaste raadsvergaderingen verder, alsnog akkoord. Bij de evaluatie van het besluitvormingsproces geeft de RvC de bestuurder te kennen de gang van zaken onbevredigend te vinden voor iedereen; gemeente, corporaties, marktpartijen, huurdersorganisatie, medewerkers, bestuurder en RvC. Vragen en dilemma’s Discussie De werkgroep vraagt zich af of hier misschien toch iets anders speelt. De bestuurder lijkt (de klankbordrol van) de RvC niet serieus te nemen en de raad te zien als degene die alleen belangrijke besluiten bekrachtigt. Terwijl de RvC vindt dat hij in een vroeg stadium betrokken had moeten worden. Iemand vraagt of RvC en bestuurder hun onderlinge rollen wel bespreken. En welke houding en gedrag bij die rollen passen. Een ander stelt dat daarnaast sprake moet zijn van wederzijds vertrouwen. Ook hierover moeten RvC-(voorzitter) en bestuurder open het gesprek met elkaar voeren. De werkgroep vindt het positief dat RvC en bestuurder het besluitvormingsproces hebben geëvalueerd. Iemand merkt op dat een gezamenlijke reflectie na iedere raadvergadering leerzaam is. Een ander stelt dat het negatieve besluit van de RvC vooral de bestuurder is aan te rekenen. Deze had dit kunnen voorkomen. De RvC moet hierover met de bestuurder een stevig gesprek voeren. Tot slot stelt de werkgroep dat de RvC en de bestuurder duidelijke communicatie naar buiten toe over het negatieve raadsbesluit niet uit de weg moeten gaan. Vooral ook omdat het een samenwerkingsproject betreft waarbij meerdere partijen betrokken zijn. Hierbij moeten RvC en bestuurder gezamenlijk optrekken. Conclusie ‘Zorg voor de individuele bestuurder ‘ en lessons learned
Meer informatie Handreiking De smalle en de brede werkgeversrol van de commissaris Eerdere praktijkvoorbeelden |