‘Wat als een interim de vaste bestuurder wil worden?’ Praktijkvoorbeeld werkgeversrol RvC nr.2: ‘Zorgen voor de individuele bestuurder’

De werkgeversrol van de RvC verdient aandacht. In de praktijk lopen bestuur en toezicht tegen dilemma’s aan. Een VTW-werkgroep heeft zich over praktijkvoorbeelden gebogen om meer inzicht te krijgen in die dilemma’s en de geleerde lessen op een rij te zetten. Elke twee weken publiceren we een casus die aansluit op één van de vijf aandachtsgebieden zoals benoemd in de handreiking De smalle en brede werkgeversrol van de commissaris, dit keer: ‘Zorgen voor de individuele bestuurder.’ De werkrelatie tussen de nieuwe bestuurder en ziekgemelde interne manager (tot voor kort interim-bestuurder) is zeer moeizaam. Wat kan de RvC doen?

Inhoudelijke context
Een corporatie moet weer financieel gezond worden, en een cultuuromslag is noodzakelijk. De (langzittende) bestuurder valt uit en keert niet terug. De RvC benoemt de (langzittende) interne manager tot interim die aangeeft bestuurder te willen worden. Sommige RvC-leden twijfelen of de interim de juiste persoon is om leiding te geven aan de noodzakelijk geachte veranderingen. Ze spreken dit niet expliciet uit. De RvC besluit tot een openbare procedure en nodigt de interim uit te solliciteren. Deze ziet echter af van sollicitatie, omdat hij te weinig draagvlak in de RvC ervaart. 

De RvC selecteert een kandidaat. Deze maakt kennis met de interim, waarna de RvC met de laatste bespreekt hoe deze aankijkt tegen terugkeer in de organisatie onder de nieuwe beoogd bestuurder. De interim wil graag terugkeren in de organisatie voor een periode van maximaal 2 jaar en voorziet hierbij geen problemen. 

De nieuwe bestuurder krijgt de opdracht de corporatie zo snel mogelijk financieel gezond te maken en mag hier creatief mee omgaan. De interim keert terug op zijn oude positie. De bestuurder gaat voortvarend te werk en draait een eerder gemaakte keuze voor sloop-nieuwbouw van een woonwijk terug. De interne manager, als voormalig interim verantwoordelijk voor de eerdere keuze, heeft hier veel moeite mee.

Als de RvC-voorzitter en voorzitter van de Remuneratiecommissie in de organisatie rondlopen, signaleren zij onrust op de werkvloer. Medewerkers hebben het gevoel partij te moeten kiezen tussen de bestuurder en de interne manager. Al eerder hoorden zij dat de huurdersorganisatie de nieuwe bestuurder ‘wat afstandelijk’ vindt. Zij delen dit eerste signaal met de bestuurder die hierop een goed gesprek heeft met de interne manager. 

Enkele maanden later is de relatie tussen de bestuurder en de interne manager nog steeds moeizaam en meldt de laatste zich ziek. Ook de onrust op de werkvloer is niet weggenomen. De RvC-voorzitter biedt de bestuurder hulp aan. Deze reageert afhoudend en zegt ermee bezig te zijn. Zo is voor de interne manager een coach ingeschakeld. 

Vragen en dilemma’s
Centrale vraag is: Zou de RvC, gezien de gegeven omstandigheden, een actieve rol moeten vervullen bij het oplossen van het probleem? En zo ja, hoe zou deze rol dan precies moeten worden ingevuld?

Aan de eerste vraag gaat nog een vraag vooraf. Wát is het probleem en waarom moet de RvC daar wat mee?

Discussie in de werkgroep
De leden van de werkgroep zijn het snel eens over het probleem: de onwerkbare werkrelatie tussen de bestuurder en de interne manager leidt tot onrust op de werkvloer. Iedereen vindt dat dit ook de verantwoordelijkheid van de RvC is en niet enkel van de bestuurder. Om de bestuurlijke opdracht goed te kunnen vervullen, is een werkbare relatie met de interne manager onontbeerlijk. Omdat hier geen sprake van is, ziet de RvC een actieve rol voor zichzelf weggelegd. 

Over de precieze rolinvulling is meer discussie nodig. Hoe zou de RvC het probleem moeten aanpakken zodat (verwacht mag worden dat) het leidt tot een oplossing? Welke actoren betrekt de RvC? Welke opties heeft de RvC? Wat zijn hierbij de overwegingen en mogelijke kanttekeningen/ belemmeringen? Hoe zorgt de RvC voor het congruent uitdragen van het genomen besluit? Moet de RvC na het genomen besluit een vinger aan de pols houden en hoe?

Iemand stelt voor de bestuurder te melden dat de RvC in gesprek gaat met de personeelsvereniging/ondernemingsraad, de huurdersorganisatie en met de interne manager om eerst een goed beeld te krijgen, en daarna met de bestuurder. Sommigen vrezen dat het betrekken van zoveel actoren mogelijk onnodig polariserend werkt en door de bestuurder zou kunnen worden ervaren als een vertrouwensbreuk met de RvC. De bestuurder is nog maar kort in functie met een ruim mandaat van de RvC. Anderen wijzen op het risico van verdere escalatie als de RvC het zo groot maakt, waarbij de vuile was wellicht niet meer binnengehouden kan worden. Uiteindelijk is men het eens dat op zijn minst een gesprek met de bestuurder nodig is, waarin de zorgen van de RvC over de verstoorde relatie met de interne manager en de onrust in de organisatie duidelijk worden benoemd. De bestuurder blijft daarbij in de lead, stevig gemonitord door de RvC.

De vervolgdiscussie spitst zich toe op de vraag of dit niet te beperkt is. Moet de RvC niet ook in gesprek met de interne manager om te bekijken of deze weer op één lijn zou kunnen komen met de bestuurder? De interne manager is immers door de RvC zelf in een bepaalde positie gebracht.

De werkgroep besluit uiteindelijk dat de RvC gesprekken voert met én de bestuurder én de interne manager. Over de volgorde is geen eensgezindheid. Doel van de gesprekken is de bestuurder te helpen de interne manager vooruit te helpen, zodat dit leidt tot een oplossing. Een open en betrokken houding richting beide partijen, zonder de aanval te kiezen en met respect voor wat in het recente verleden is gebeurd, vindt iedereen hierbij van groot belang. Sommigen wijzen op hun positieve ervaringen met mediation bij het herstarten van een relatie.

Conclusie ‘Zorgen voor de individuele bestuurder’ en lessons learned
De lessen die de werkgroep trekt: 

• Als iemand uit de organisatie interim bestuurder is, is het raadzaam om – voordat de werving en selectieprocedure voor een vaste bestuurder wordt gestart – een profiel op te stellen en deze binnen de RvC te bespreken. Hierbij moet de vraag aan de orde komen wat de RvC van de interim vindt als vaste bestuurder. Daarna moet de RvC hierover met de interim in gesprek.
• Houd het probleem klein! Wat is de kleine stap die de RvC kan zetten en die bijdraagt aan de oplossing van (een deel van) het probleem?
• Wees hierbij zorgvuldig in verband met het vertrouwen tussen RvC en bestuurder.

Lees hier het eerste praktijkvoorbeeld terug, uit de nieuwsbrief van 11 februari jl.

Dit is een verslag van de bespreking van de casus in de VTW-werkgroep werkgeversrol RvC. Meer informatie in de handreiking 'De smalle en de brede werkgeversrol van de commissaris' en de handreiking 'Het beoordelen van de bestuurder. Met behulp van het model uit het rapport kracht & tegenkracht'.