Toezichthouders om de Tafel: nuttig en aangenaam

Ervaringen van twee deelnemers in een ‘Toezichthouders om de tafel’ groep

Gert Verschoor is sinds anderhalf jaar de trekker van de TodT groep Zuid-Holland & Utrecht. Daarvoor was hij al sinds 2007 lid. Nu onlangs zijn termijn verstreken is als voorzitter van de RvC van Stichting Trifolium Woondiensten Boskoop, vertrekt hij ook bij de TodT groep. Rik Koolma is sinds anderhalf jaar lid van de TodT groep en neemt het trekkerschap over. Koolma is nu vicevoorzitter bij de RvC van Woningbouwvereniging Patrimonium te Barendrecht en wordt binnenkort voorgedragen als voorzitter.

Voorzittersgroep
De TodT groep Zuid-Holland & Utrecht is een voorzittersgroep. Hoewel ook een enkele vicevoorzitter deelneemt en de leden zich ook kunnen laten vervangen als zij niet kunnen. “Het gaat er om dat de kennis overgedragen wordt, dat kan ook best een keer door iemand anders uit de RvC”, zegt Verschoor. Dit is overigens niet bij alle TodT groepen het geval. Andere groepen zijn weer strikter persoonsgebonden. De groep bepaalt de vorm in hoge mate zelf.

TodT groep
De VTW heeft de TodT groep zo’n zes jaar geleden ontwikkeld om leden de gelegenheid te bieden in kleine groepen ervaringen te delen. Tijdens VTW-cursussen blijkt dat deelnemers het uitwisselen van ervaringen met collega-toezichthouders ook zeer waarderen. Deelname in een TodT groep biedt daarvoor een uitgelezen kans. Koolma: “Je bent ieder in je eigen RvC bezig, maar het is soms ook prettig om onbelast met soortgenoten over ervaringen of problemen te praten.” Hij vertelt dat een van de leden een arbeidsconflict heeft gehad met de bestuurder. “In de TodT groep kun je die dingen die je bezig houden op een andere manier kwijt dan in je eigen RvC. Het is wel belangrijk dat er niet twee mensen van dezelfde RvC deelnemen.” Beide commissarissen noemen meerdere malen vertrouwen als een belangrijk punt.

Het geheim
Verschoor: “Het doel van de TodT is om te spiegelen, ruggespraak te hebben en bij te blijven. Zodat commissarissen gemotiveerd verder kunnen.”Verschoor: “Een van de corporaties had een project op het oog dat goed bij hen zou passen, maar met een projectontwikkelaar met een geurtje. We hebben dat besproken en advies gegeven hoe daar mee om te gaan.” Wat is volgens de heren het geheim van deze TodT? Verschoor: “Humor is belangrijk, bijblijven en elkaar uitdagen, en het bespreken van actuele onderwerpen.” Koolma: “Vertrouwen en openheid, en behulpzaam willen zijn. De groep is heel divers, maar wel allemaal van kleine en middelgrote corporaties. Dat helpt ook.”

Inhoud
“De onderwerpen zijn zowel abstract als concreet”, vertelt Koolma. Hij vervolgt: “Klokkenluidersregeling, functionerings- en beoordelingsgesprekken, staatsteundiscussie, verhuurdersheffing, eigenlijk heel breed.” Koolma noemt een concreet voorbeeld: “Bij onze corporatie volgden we de Governance Code, maar niet op alle punten precies. We wilden nog een stel goede documenten hebben. Er was voordat ik in de TodT kwam hierover al een discussie geweest en mijn collega’s konden mij direct aan goede reglementen helpen.” Verschoor: “Toen we begonnen waren er ook nog veel hiaten in de kennis. Nu is er al veel meer informatie. Toch is deze aanpak aan te raden naast de andere informatie of cursussen. Je kunt horen hoe anderen zaken aanpakken. Wij hadden bijvoorbeeld een tijd geleden de aansprakelijkheid opgenomen in de statutenwijziging. Het Ministerie ging echter niet akkoord. Aansprakelijkheid was toen een thema in de TodT. We hebben ook juristen in onze TodT zitten, er is veel kennis in huis. De corporatie heeft er toen wel een professioneel bureau opgezet, maar het was goed de kennis te delen. Daar hebben anderen ook weer wat aan gehad. Ook hele praktische vragen, hoor, bijvoorbeeld wat je er voor betaalt.”

Aanpak
De groep komt vier keer bij jaar bij elkaar. Koolma: “De opzet is om eerst een algemene discussie te hebben over actuele ontwikkelingen en dan een thema. Meestal neemt een van de leden een thema voor zijn of haar rekening, waar diegene affiniteit mee heeft.” Verschoor voegt toe: “De meeste thema’s kunnen we zelf voorbereiden, maar af en toe vragen we ook iemand van buiten om een toelichting te geven. En ik kijk altijd eerst of er actuele discussies spelen.”

Trekker
De TodT groepen hebben een trekker/voorzitter. De trekker bereidt de bijeenkomst voor en leidt de vergaderingen. De VTW kan helpen met praktische ondersteuning. Verschoor: “Hoewel de data voor het hele jaar vast staan, stuur ik altijd een herinnering en ook een week van tevoren de agenda. Achteraf maak ik een kort verslagje, ook voor de mensen die er niet bij konden zijn. Het is belangrijk dat het niet vrijblijvend is. Onze leden zijn heel betrokken, gemiddeld 70% komt en de rest meldt zich netjes af.” Koolma: “Alle lof voor mijn voorganger, hij heeft een heel natuurlijke manier van voorzitterschap. Onze discussies gaan stevig de diepte in, maar zo dat mensen met een goed gevoel weer naar huis gaan.“

Belangstelling?
Op dit moment zijn er TodT groepen actief in: Noord-Holland, Drenthe/Friesland/Groningen, Overijssel, Zwolle (2) en Limburg. Ook zijn er groepen speciaal voor jonge commissarissen en voor voorzitters uit de regio Zuid-Holland en Utrecht.

Wilt u ook deelnemen aan een TodT groep in uw regio of wilt u een groep in uw regio oprichten? Neem dan contact op met Albert Kerssies, directeur VTW (a.kerssies@vtw.nl).