Seminar 'De relatie tussen RvC, Bestuur en Accountant'

Donderdag 12 september organiseerde SOM in samenwerking met de VTW het seminar 'De relatie tussen RvC, Bestuur en Accountant'. Voor een gehoor van ruim 90 commissarissen, bestuurders en accountants werd deze relatie door een aantal sprekers van verschillende kanten belicht.

Verwachtingskloof
Dagvoorzitter Gerard Erents (o.a. accountant en oud interim bestuurder bij probleemcorporaties Vestia en Rochdale) ging in op de verwachtingskloof tussen commissarissen en de accountant. Hij pleitte voor een actief opdrachtgeverschap van de RvC om vervreemding te voorkomen.

Aanbevelingen
Ben Spelbos en Hans van Vark (beiden o.a. werkzaam als accountant in de corporatiesector) schetsten een elftal concrete aanbevelingen voor een betere samenwerking tussen de RvC, het bestuur en de accountant, die in de praktijk nog geen usance zijn en dus nodig zijn.

Management Letter
Zo is het niet bij iedere corporatie gebruikelijk dat de Management Letter in de Auditcommissie met de accountant wordt besproken en ter kennisname van de RvC wordt gebracht en om als Auditcommissie jaarlijks een gesprek met de accountant te voeren buiten aanwezigheid van de bestuurders.

VTW-publicatie

De aanbevelingen zijn opgenomen in de, op verzoek van de VTW, door Spelbos en Van Vark geschreven publicatie "De relatie tussen de raad van commissarissen, het bestuur en de externe accountant; spel met meerwaarde". Deze werd later op de dag door Albert Kerssies (directeur VTW) aangeboden aan Huub Wieleman (voorzitter NBA). Ook alle VTW-leden ontvangen binnenkort een exemplaar.

Nadenken en opletten
Erents vroeg Spelbos of het overdenken en toepassen van de aanbevelingen incidenten en aansprakelijkheid voorkomen. Niet iedereen was het eens met Spelbos die deze vraag met een "ja" beantwoordde. Hij gaf het gehoor nog wel een, niet in de publicatie opgenomen, extra aanbeveling mee om als RvC, bestuurder en accountant ook altijd te blijven "nadenken en opletten".

Tegenspraak
Van Vark ging in op het belang om ook de (zachte) bevindingen van de accountant over bijvoorbeeld de cultuur en het gedrag van de organisatie bespreekbaar te maken. Jan van der Moolen (oud bestuurder CFV), als deelnemer aan de bijeenkomst aanwezig, stelde dat corporaties en bestuurders tegenspraak moeten organiseren en waarborgen.

Kwaliteit accountantscontrole
Marianne van der Zijde (plaatsvervangend Hoofd Toezicht Accountants bij AFM) stelde dat de waarde van de accountant zit in de kwaliteit van de accountantscontrole; het toevoegen van zekerheid aan de verantwoording en zorgen voor een effectieve, efficiënte en onafhankelijke verantwoording. Corporaties en accountants zouden zich volgens haar in de eerste plaats hier om moeten bekommeren.

Cultuur accountantsorganisatie
Van der Zijde ging in op de Verschillende factoren die blijkens onderzoek van AFM van invloed zijn op de kwaliteit van de accountantscontrole. Als belangrijke factor noemde zij de kwaliteit van de externe accountant - zijn professioneel-kritische instelling, kennis en ervaring en betrokkenheid bij de accountantscontrole - en de ervaring en deskundigheid van de overige leden van het controleteam. Hoe de accountant invulling geeft aan zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de controle is mede afhankelijk van de cultuur van de accountantsorganisatie, waarbij het leiderschap met de juiste ‘toon aan de top’ het kwaliteitsgericht werken bevordert en haar verwachtingen ten aanzien van de verantwoordelijkheden binnen de organisatie duidelijk maakt.

Interne beheersing
Jaap Kleijwegt (lid Auditcommissie Rochdale) en Nico Overdevest (lid bestuur Rochdale) gaven aan dat Rochdale de crisis als katalysator heeft gebruikt. Voor het goed functioneren van de nieuwe organisatie Rochdale is volgens hen Interne Beheersing een onmisbaar fundament. Cruciaal hierbij zijn goed functionerende primaire processen en systemen, waarbij de juiste cultuur en attitude als "succesfactor" geldt. Tijdens de opbouwfase na de crisis was de rol van de accountant erg intensief, in opdracht van en in nauwe relatie met de RvC.

Wereld achter de cijfers
VTW-directeur Albert Kerssies wees op het belang om achter de getallen te durven en te blijven kijken, ook als alles helemaal klopt. Commissarissen moeten volgens hem blijven doorvragen als ze iets niet snappen en/of als iets onduidelijk is. Ze zijn immers zelf verantwoordelijk voor het goed toezicht houden op de corporatie en op de informatievoorziening.

Juiste mindset
Huub Wieleman (voorzitter NBA) sloot hier op aan en stelde dat het gaat om de juiste mindset bij commissarissen en accountants; kritisch zijn, risico's onderkennen en kennis delen. Over dit laatste punt vroeg hij zich af hoe ver dit gaat en of de accountant dit ook extern zou mogen of moeten doen. Hij meldde ook dat in 2014 alle accountants de cursus ‘Zeg wat je ziet’ verplicht moeten volgen. Dit sluit mooi aan bij één van de aanbevelingen van de VTW-publicatie.

Geen rituele dans
Aan het eind van de zeer informatieve dag werd aan de hand van een aantal stellingen een paneldiscussie gehouden met vertegenwoordigers van de vijf grote accountantskantoren. Een paar van de besproken stellingen waren:

• Een dominante bestuurder bepaalt de omvang van de werkzaamheden van de accountant;
• De accountant zegt te weinig over slecht opdrachtgeverschap van de RvC; hier werd lang over gesproken en werd als aandachtspunt aan de VTW meegegeven;
• Het gesprek van de RvC met de accountant buiten aanwezigheid van de bestuurder kan een rituele dans worden; het opstellen door de VTW van een 'best practice' voor het jaarlijks gesprek met de accountant zonder de bestuurder zou dit kunnen helpen voorkomen.