Hoe je toezicht organiseert of inricht, het is en blijft mensenwerk! Dat is de essentie van het vak toezichthouder en het boek "Waarderend Toezicht" dat door Carla Dubbelman en Rixt Heegsma is geschreven. Het recept voor (waarderend) toezicht bevat twee belangrijke ingrediënten: de dialoog en het goede gesprek. Naast deze ingrediënten biedt het boek diverse methoden en theorieën, met als rode draad de positieve psychologie en antropologie. Het boek voorziet toezichthouders en bestuurders in reflectievragen en oefeningen om dit te kunnen toepassen. Het geheel is opgebouwd op basis van de principes van het waarderend onderzoek en ‘het goede gesprek’.
Recensie door Reint Scholten, lid van de RvC van Triada en vice-voorzitter Raad van Toezicht Stichting Proo. Carla Dubbelman en Rixt Heegsma zijn beiden deelnemer aan "de Broedplaats" van de beweging Toezicht met Passie.
Vertrouwen
Het waarderend onderzoek in toezicht betekent dat toezichthouders vanuit vertrouwen hun rol vervullen. Vertrouwen en betrouwbaar zijn, vormen daarmee de belangrijkste aspecten. Vertrouwen is iets wat zich tussen mensen afspeelt. Waarderen betekent zien en werken met ‘ dat wat er is’. De waarderende benadering vertrekt altijd vanuit positieve ervaringen en hetgeen wat dat werkt. Dat maakt mensen enthousiast en geeft vitaliteit, dus ook voor toezichthouders.
Hoe ziet de waarderende onderzoeksmethode eruit
In het boek wordt het door Dubbelman en Heegsma in een model met zes fasen beschreven en visueel zichtbaar gemaakt. De zes fasen, ook wel de zes V’s bestaan uit: Verkennen, Vertellen, Verbeelden, Vormgeven, Verwezenlijken en Verantwoorden. In de eerste werkvorm laten de auteurs meteen de aanpak zien: waar wil je met je probleem naar toe en vanuit welk perspectief ga je dat doen.
Wat doet de Raad van Commissarissen nog meer
Naast het toezichthouden zijn toezichthouders ook adviseur, netwerker en niet te vergeten de werkgeversrol voor de bestuurder. Ten aanzien van de teamontwikkeling is het belangrijk dat er een goede balans is in een RvC. Vier aspecten van deze balans worden samengevat in het model van ontwikkelingsruimte. Om ruimte te geven en alles in de boardroom te kunnen zeggen kan de methode van Deep Democracy een ondersteunend hulpmiddel zijn. Op deze wijze komen ook minderheidsstandpunten aan de orde en wordt alles besproken.
Binnen de RvC heeft de voorzitter een cruciale rol. Dat ontslaat overigens de overige commissarissen niet van de plicht om daarin ook een verantwoordelijkheid te nemen. Hoewel de voorzitter normaliter de vergadering coördineert en in goede banen leidt, zal de individuele commissaris ook een belangrijke bijdrage moeten leveren. De werkvorm BOB (beeld-oordeel-besluit) kan daar ondersteunend in werken. De (goede) relatie tussen de RvC en de RvB geeft een vertrouwd beeld naar de organisatie en alle stakeholders. Ook in die samenwerking staat het mensenwerk centraal: we zijn allemaal mens en hebben ook wel eens een mindere dag. Geef elkaar de ruimte en gun elkaar wat. Dat maakt de samenwerking nog inspirerender. Het geven van een compliment lijkt cliché, maar werkt wel!
Talenten
Zowel binnen de RvB als de RvC beschikken we over talenten. Met deze talenten organiseer je een diversiteit binnen je team van commissarissen, waardoor de prestaties toenemen. Hiermee geef je meteen vorm en inhoud kunt aan de profielen die noodzakelijk zijn binnen een RvC. Voor dit onderdeel zijn een aantal onderzoeksvragen beschikbaar, die een RvC weer verder kan helpen bij het opstellen van een vacatureprofiel, aangevuld met een aantal waarderende onderzoeksvragen die je kunnen helpen bij het selecteren van de juiste kandidaat.
Het werkbezoek
Als toezichthouder is het belangrijk om te weten wat er speelt in organisaties. Het is juist de toezichthouder die daar goed de balans in moet zien te vinden en hoe je met deze informatie omgaat. Anderzijds is het meteen een toets om te zien of het gevoerde beleid, de visie en strategie ook tot uiting komt in de organisatie en bij de belanghebbende van die organisatie. De antropologie kan hier in behulpzaam zijn. Een antropoloog houdt zich bezig met de cultuur van een organisatie en de mens. Met name de relaties tussen mensen grijpt een antropoloog aan om een beeld te vormen. Met de werkvorm sociogram kun je deze relaties voor je eigen organisaties in beeld brengen. Door het stellen van open en verdiepende vragen kun je veel informatie ophalen. Uiteraard stem je dat zorgvuldig af met de bestuurder. Daarnaast is het belangrijk om na afloop het werkbezoek te reflecteren en daarna te delen met de volledige RvC en RvB.
Het gesprek
Het goede gesprek wordt met name vormgegeven door voldoende ruimte te creëren. Dat kan met drie bewegingen, zoals ruimte nemen – ruimte geven – ruimte delen. Voor een goed gesprek is het van belang om goed aan te sluiten bij het niveau van je gesprekspartner. Probeer dus goed te achterhalen en te herkennen wat er speelt bij je gesprekspartner. De inspirerende voorbeelden en een variant op het socratisch gesprek geven daar richting aan. Vervolgens wordt ingegaan op situaties waarin het soms fout gaat. Daarmee wordt beschreven dat je dus ook weer kunt leren van je fouten en dat je ook fouten mag maken. Er worden drie niveaus van leren (leerslag) aangereikt en een voorbeeld van interviewvragen voor informeel leren. Tevens wordt het gesprek over waarden en normen beschreven. Waarden gaat over een opvatting en normen zijn in feite de gedragsregels waardoor de waarde vorm krijgt. Het is en blijft nog steeds mensenwerk.
Tot slot
Met bovenstaande handreikingen kun je het gesprek in de dagelijkse praktijk met je stakeholders, collega toezichthouders en RvB aangaan. In plaats van feedback wordt hierin een beweging gemaakt naar feedforward: gewenst en positief gedrag voor de toekomst. Dus niet meer terugkijken, maar toekomstgericht! Feitelijk geldt dat voor alle gesprekken.
Zoals bij de inleiding al beschreven, het boek is een mooie samenvatting en werkboek om het juiste gesprek in organisaties te kunnen voeren. Met de praktijkvoorbeelden en werkvormen kun je er morgen gelijk mee aan de slag!