Wat is 'objectieve besluitvorming' in de boardroom? En bestaat dat eigenlijk wel? Dat was het thema dat Naomi Ellemers en Tessa Coffeng bespraken met leden van de VTW, Aedes en NVBW in vier bijeenkomsten. VTW directeur Albert Kerssies neemt u mee in de verrassende uitkomsten en de prikkelende vragen die dit oproept op voor toezichthouders.
Experiment
Bestuurders en commissarissen gingen bij de bijeenkomsten met elkaar in gesprek over objectieve besluitvorming in de boardroom. Ellemers en Coffeng zijn onderzoekers aan de Universiteit Utrecht en zij gingen met de deelnemers in op het besluitvormingsproces, onder andere door middel van een ‘experiment’. In groepjes van drie moesten de deelnemers gezamenlijk uit drie fictieve kandidaten de objectief gezien beste bestuurder selecteren. De bedoeling was dat de keuze op basis van alle objectieve informatie gemaakt zou worden. De strategie die werd aangeboden, was om elke optie door iemand te laten vertegenwoordigen (ook de impopulaire); de voor- en nadelen van alle opties te bespreken en daarmee een zo objectief mogelijke afweging te maken; en kritisch te zijn op een snelle en soepele besluitvorming waarbij iedereen tevreden is. Namelijk, ook mensen die niet de objectief beste kandidaat kozen waren vaak zeer tevreden over hun eigen besluitvorming.
25% kiest de objectief beste bestuurder
In totaal hebben 120 bestuurders en commissarissen meegedaan. Het toch wel verrassende eindresultaat was dat maar 25% van de groepjes de objectief beste bestuurder hadden geselecteerd. Dit resultaat geeft toch wel een stevige indicatie dat er in de boardroom veel te weinig objectieve besluitvorming plaatsvindt. Een hele opluchting was wel dat volgens Ellemers dit percentage in alle boardrooms ongeveer 25% is. Daaruit blijkt dat geheel 'objectieve besluitvorming' wellicht niet haalbaar is, maar dat juist het bespreken van de subjectiviteit van de beoordelaars kan zorgen voor een zo objectief mogelijk besluitvormingsproces.
Bespreken van het besluitvormingsproces
Wat in de discussie opviel was dat veel deelnemers de aspecten voor objectieve besluitvorming die Naomi Ellemers besprak, als open deuren beschouwen, maar als wordt gevraagd aan de deelnemers of ze het in de boardroom wel eens over hebben over hun besluitvormingsprocessen, dan was het antwoord eigenlijk steevast 'nee'. Het is dus van belang om het in de boardroom meer over het proces te hebben (hoe kom je met elkaar tot een besluit, wat zijn de aannames en belangen, etc.) voordat commissarissen (en bestuurders) gelijk al hun persoonlijke voorkeuren uitspreken en tot een besluit komen. Diversiteit in teams is daarom ook heel belangrijk; door mensen bij elkaar te zetten die een verschillende bril / rol / werkwijze hebben, blijft men hierop scherp.
Volgens Naomi Ellemers zijn voor subjectieve besluitvorming de volgende indicaties:
•Iedereen maakt denkfouten;
•Het komt meer voor bij professionals die veel besluiten nemen in hun werk;
•Professionals die zichzelf als 'objectief' beschouwen vormen een risico.
Mijn conclusie hieruit is dat in de boardroom de voorwaarden voor subjectieve besluitvorming bovenmatig aanwezig zijn, waardoor het risico op subjectieve besluitvorming erg groot is. Het is vooral van belang dat commissarissen en bestuurders zich hiervan terdege bewust zijn.
Vraag aan VTW leden
De belangrijkste vraag aan de VTW leden is of u bewust bent van bovenstaande risico’s en in uw eigen RvC vergaderingen het met elkaar hebt over de risico’s van subjectieve besluitvorming en (proces)afspraken maakt om dit (deels) te voorkomen. Het gaat immers om belangrijke maatschappelijke beslissingen die u als RvC regelmatig moet nemen over o.a. de strategie van de corporatie.
Daarom aan u de vraag of u de besluitvormingsprocessen in uw RvC op de RvC agenda wilt zetten. Ik ben heel benieuwd naar uw ervaringen. Een aantal vragen die u zou kunnen bespreken zijn:
•Hoe zijn onze besluitvormingsprocessen ingericht?
•Vraagt u wel goed door?
•Weet u zeker dat u alle relevante informatie beschikbaar heeft?
•Luistert u wel echt naar uw collega’s?
Voor vragen of opmerkingen naar aanleiding van de 'objectieve besluitvorming' kunt u contact opnemen met Albert Kerssies (a.kerssies@vtw.nl)