Never waste a good crisis

Door: Wibo Pollmann, algemeen directeur NCCW

1 op de 20 woningcorporaties in Nederland verwacht als gevolg van de verhuurdersheffing uit het woonakkoord failliet te gaan. Van de woningcorporaties verwacht 15 procent te moeten fuseren, 10 procent moet op zoek naar financiële ondersteuning. Slecht 62 procent van de woningcorporaties verwacht zelfstandig te kunnen voortbestaan. Dit blijkt uit onderzoek van adviesbureau Stec Groep onder woningcorporaties. In totaal heeft 70 procent grote zorgen over de verhuurdersheffing. De zorgen zijn niet vreemd. Wat moet je als corporatie nu gaan doen? Ordinair snoeien of juist investeren om bijvoorbeeld efficiënter te gaan werken en de bedrijfslasten omlaag te brengen?

Driekwart van de ondervraagde corporaties geeft aan te moeten besparen op bedrijfslasten en onderhoud. Om de bedrijfslasten omlaag te brengen zal er met name ook gekeken moeten worden naar de wijze waarop corporaties met ICT omgaan. Corporaties zien steeds vaker in dat ICT geen doel is, maar een middel. Een middel om organisatiedoelstellingen te halen. Een corporatie heeft gemiddeld 32 hoofdprocessen, zoals o.a. het verhuurmutatieproces, het reparatieverzoekenproces, inkoopproces. Om deze hoofdprocessen met ICT te ondersteunen maken corporaties gebruik van een primair systeem in combinatie met diverse gespecialiseerde systemen. Het primaire systeem, bestaande uit verhuur, onderhoud en financiën, dekt slechts de helft van de hoofdprocessen. De gespecialiseerde systemen als o.a. woonruimteverdeel, HRM/salaris, Strategisch vastgoed en zeker niet onbelangrijk Excel ondersteunen de andere helft. Om de hoofdprocessen te ondersteunen heeft een corporatie dus altijd enerzijds een primair systeem en anderzijds gespecialiseerde systemen nodig. De kunst is om deze diverse systemen met elkaar te laten samenwerken, te integreren. Dusdanig dat alle hoofdprocessen door ICT worden ondersteund.

Om processen efficiënter te maken starten corporaties vaak, veelal ingegeven door adviesbureaus, met de oriëntatie voor een nieuw systeem. Dit vinden we normaal, per slot van rekening zijn we zo met ICT grootgebracht. Al sinds de jaren ’80 handelen we op deze wijze. We kopen een nieuw primair systeem en alle problemen zijn verholpen. Ervaringen laten zien dat het zo niet werkt. Een oriëntatietraject vertraagt de beoogde ontwikkeling en professionalisering van de desbetreffende corporatie. Voordat een keuze wordt gemaakt voor een nieuw primair systeem gaat veel tijd verloren, laat staan de hoeveelheid tijd die gaat zitten in het vervangen van iets wat de corporatie al grotendeels heeft. Het besef dringt langzaam door in de branche dat primaire systemen niet veel van elkaar verschillen, dat de return on investment niet wordt berekend en dat een primair systeem altijd in combinatie met gespecialiseerde systemen moet werken om de hoofdprocessen te ondersteunen. Corporaties zetten dus vaker in op het optimaliseren van de bedrijfsprocessen in plaats van dat een nieuw systeem wordt aangeschaft. Corporaties kunnen hier veel meer uit halen tegen beduidend lagere kosten. Een optimalisatie van enkele hoofdprocessen brengt meer met minder belasting voor de organisatie.

De ICT strategie is niet leidend, wel de doelstellingen van de organisatie. Breng dus de doelen in kaart, optimaliseer het betreffende hoofdproces en kijk dan (pas) welke ICT benodigd is. Door te optimaliseren in plaats van het vervangen van een systeem, welk systeem dit ook is, maak je direct stappen in de ontwikkeling van de corporatie en staat de corporatie niet een paar jaar stil. Mijn boodschap naar de bestuurders van corporaties is dan ook: ga alleen met ICT aan de slag als sprake is van een positieve business case en verlaag daarmee direct de bedrijfslasten. Dat past perfect in de huidige tijd waarin kritisch gekeken wordt naar de beheersing van de bedrijfskosten. Ze zeggen wel eens: ‘Never waste a good crisis’ en de crisis dwingt ons om na te denken. Het herdefiniëren van de huidige processen met daarbij de inzet van ICT is noodzakelijk voor het verlagen van de bedrijfskosten. ICT is geen doel maar een middel om de huurders optimaal te bedienen. Het is tijd voor verandering van onze ICT mindset.