Het digitaal aanvraagformulier voor een zienswijze geschiktheid en betrouwbaarheid (G&B-toets) is efficiënter en gebruiksvriendelijker dan de aanvraag met een PDF-formulier. Dat stelt afdelingshoofd Vergunningverlening José Meppelink van de Aw. Ze roept voorzitters van raden van commissarissen op om het formulier volledig in te vullen en de antwoorden goed te onderbouwen.
Tekst: Lisette Vos
Jaarlijks ontvangt de Aw ongeveer 450 aanvragen voor een zienswijze voor een (her)benoeming van een commissaris of bestuurder van woningcorporaties. Met ingang van afgelopen 16 september geldt een nieuwe manier om de aanvraag in te dienen: via een webformulier. De eerste optie is met een account van eHerkenning. Handmatig invullen kan ook, met de kanttekening dat de indiener de aanvraag tussentijds elke 12 minuten moet opslaan. De aanvraag met het PDF-formulier is vervallen.
Volgens Meppelink van de Aw levert de geautomatiseerde aanvraag voordelen op voor de rvc én voor de Aw. ‘Het webformulier begeleidt de indiener stap voor de stap door de aanvraag. Het bepaalt automatisch om welk type aanvraag het gaat, zoals regulier of verkorte procedure, en welke vragen dan van toepassing zijn. De ingevulde informatie wordt direct op de goede plaats opgeslagen, dit maakt het proces veiliger en efficiënter. Bovendien is er voldoende ruimte om antwoorden in te vullen, dit was een veelgehoord minpunt van het pdf formulier.’
De Aw biedt bewust de mogelijkheid om de antwoorden handmatig in te vullen. Volgens Meppelink heeft (nog) niet elke rvc een account voor eHerkenning. De corporatie hoeft het account voor eHerkenning maar één keer aan te vragen, meerdere gebruikers (zoals de bestuurssecretaris en de rvc-voorzitter) kunnen worden toegevoegd en gebruikmaken van het webformulier.
Via het webformulier kan de rvc ook een zienswijze onder voorwaarden (ZOV) aanvragen. Het gaat om een versnelde procedure, zo is het niet nodig om te wachten op de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) die de gemeente uitgeeft. Die ZOV geldt echter alleen in uitzonderlijke gevallen, zoals het onverwacht wegvallen van een bestuurder of commissaris, en is maar drie maanden geldig. ‘Soms vroeg een rvc ten onrechte een ZOV aan. Dat hopen we nu met de routering van de vragen in het webformulier te ondervangen.’
Van de 450 schriftelijke aanvragen voor een (her)benoeming van een commissaris of bestuurder leidt ongeveer 40% direct na het beoordelen van de schriftelijke aanvraag tot een positieve zienswijze. In de ander gevallen vraagt de Aw eerst schriftelijk om meer toelichting op de antwoorden (een uitvraag), indien nodig gaat een inspecteur met de rvc-voorzitter en/of de kandidaat in gesprek. De Aw wil het aantal uitvragen verminderen. ‘Vaak is in reactie op een uitvraag een korte toelichting van de rvc voldoende, maar dat kost iedereen tijd.’
Meppelink vraagt in de aanvraag vooral aandacht voor de onderdelen betrouwbaarheid en (schijn van) belangenverstrengeling. Haar boodschap: vul álles in, ook als de informatie volgens de kandidaat of de rvc op het eerste gezicht te lang geleden of niet relevant lijkt. En geef een goede onderbouwing. ‘Soms vinden we op het internet een eerder voorval met de kandidaat, waarvan we ons afvragen waarom dat niet is gemeld. Dat roept vragen op, ook waarom iemand ervoor kiest om hierover niet transparant te zijn. Of in het formulier staat: ‘vastgoedbezit, maar geen belangenverstrengeling’. Dan kunnen wij niet beoordelen of er sprake is van verstrengeling van belangen, met een korte toelichting kan dat wel direct duidelijk zijn.’
De Aw gaf de afgelopen paar jaar geen negatieve zienswijze af. Wel trekt ieder jaar 10 tot 15 keer een rvc zelf de aanvraag in. Dat gebeurt in de meeste gevallen na vragen van de Aw. Een goede selectie aan de poort vindt Meppelink van groot belang. ‘We vinden het heel belangrijk dat bestuurders en commissarissen betrouwbaar en deskundig zijn, en geschikt zijn in houding en gedrag. Ik zeg erbij, de rvc is verantwoordelijk voor de keuze van een kandidaat. De raad moet goed onderbouwen waarom een kandidaat aan deze voorwaarden voldoet. Die verantwoordelijkheid is groot. Het gaat in de corporatiesector om maatschappelijk geld.’
De aanvraag voor de G&B-zienswijze volgt aan het einde van het sollicitatietraject. Volgens Meppelink zijn de onderdelen uit de aanvraag prima onderwerpen van gesprek tijdens de sollicitatie. ‘Denk goed na over mogelijke risico’s, ook in deze fase, wees kritisch, wees voorbereid op welke vragen er mogelijk gesteld kunnen worden over een benoeming. Het gaat niet alleen om vragen van de Aw, maar ook om vragen van derden.’
Webformulier G&B-toets en link naar eHerkenning
Vragen aan de Aw over het digitaal aanvraagformulier?
Voor vragen kan de rvc contact opnemen met medewerkers van het algemene klantencentrum van het ILT. Als de aanvraag loopt, krijgt de rvc een inspecteur toegewezen die op vragen antwoord kan gegeven.
