De huidige uitbraak van het coronavirus heeft grote gevolgen voor de samenleving. De maatregelen die zijn genomen om verdere verspreiding van het coronavirus te voorkomen raken ons allemaal. Bepaalde maatregelen hebben ook invloed op het functioneren van de raad van commissarissen (hierna: ‘RvC’). Normaal gesproken worden er fysieke vergaderingen gehouden, maar dat is nu vaak niet meer mogelijk. Hoe moet de RvC besluiten nemen als fysieke vergaderingen niet meer mogelijk zijn?
Alternatief: besluit buiten vergadering
De modelstatuten van Aedes en VTW (die in de praktijk veelal zijn gevolgd door corporaties) bieden de mogelijkheid om een besluit buiten vergadering te nemen. Dit kan alleen als alle commissarissen in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk hun mening te geven. Dit kan bijvoorbeeld doordat alle commissarissen het besluit tekenen. Dat hoeft niet op hetzelfde exemplaar. Elke commissaris kan het besluit printen, tekenen en mailen.
Op grond van de modelstatuten mogen de commissarissen ook per mail hun mening geven over het besluit. In verband met bewijsproblemen is het verstandig om dit alleen te doen als ondertekening echt niet mogelijk is. Om verwarring en eventueel misbruik tegen te gaan dienen de commissarissen een e-mailadres op te geven aan het bestuur. Alleen dat mailadres mag de commissaris gebruiken voor het geven van een mening over het besluit.
Bij het uiten van de mening via e-mail dient een commissaris duidelijk aan te geven over welk besluit hij zijn of haar mening uit. Voeg daarom altijd de tekst van het betreffende besluit toe in de e-mail.
Tot slot gelden alle meerderheidseisen in de statuten ook voor een besluit buiten vergadering. Voor een besluit tot goedkeuring voor een statutenwijziging is bijvoorbeeld een meerderheid van 2/3e van de stemmen vereist.
Elektronische handtekening
De wet kent ook de elektronische handtekening. De wet bepaalt dat elektronische handtekeningen gelijk zijn aan schriftelijke handtekeningen, mits de methoden die daarbij gebruikt worden voor authenticatie voldoende betrouwbaar zijn. Dat is nogal een open norm en lastig in te vullen in deze situatie. Een handtekening gemaakt via een ‘kwastje’ in een PDF volstaat in ieder geval niet. Het gaat hier om handtekeningen die via software op unieke wijze zijn verbonden aan de persoon en dit ook geborgd is (bijvoorbeeld middels een certificaat). Een dergelijke handtekening biedt trouwens nog geen volledige zekerheid nu de rechter in bepaalde kwesties dit niet accepteerde als handtekening. Notarissen mogen (voorlopig) nog niet vertrouwen op een dergelijke handtekening.
Virtuele vergadering?
Regelmatig wordt ook de vraag gesteld of een vergadering geheel virtueel gehouden kan worden. De wet en de modelstatuten van Aedes en VTW zeggen hier niets over. Gelet op de huidige uitzonderlijke omstandigheden kan je verdedigen dat er een virtuele vergadering wordt gehouden. Belangrijk is dat alle betrokkenen instemmen met een virtuele vergadering en de totstandkoming van goede en juiste besluitvorming is gewaarborgd. Om er zeker van te zijn dat de besluiten rechtsgeldig zijn kunnen ze in een latere vergadering worden bekrachtigd. Uiteraard dient aan alle andere eisen te worden voldaan, zoals de oproeping, agenda etc. Ook moeten er notulen gemaakt worden. Die moeten in ieder geval door de voorzitter getekend worden.
Vanwege de lacune in de wetgeving en statuten is niet met zekerheid te zeggen dat de besluiten genomen in een virtuele vergadering volledig rechtsgeldig zijn. We raden u daarom aan naast het nemen van besluiten in een virtuele vergadering, deze besluiten ook schriftelijk door een besluit buiten vergadering, vast te leggen.
Conclusie
Een besluit buiten vergadering nemen is juridisch gezien het meest veilig omdat er nauwelijks fysieke vergaderingen zijn en besluiten in een virtuele vergadering waarschijnlijk niet onaantastbaar zijn. We zijn in dit bericht uitgegaan van de modelstatuten van Aedes en vTW. Controleer daarom altijd eerst uw statuten en reglementen of deze geen afwijkende bepalingen bevatten.
Eelkje van de Kuilen, advocaat en partner AKD
Martijn van de Leemkolk, kandidaat-notaris AKD