In de VTW-nieuwsbrief van 9 april jl. schreven we over de besluitvorming door de RvC in coronatijd. In deze tijd volgen de ontwikkelingen elkaar zeer snel op. Waar we nog schreven dat de wet de virtuele vergadering niet kende, is dat nu wel het geval. De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (hierna: de ‘Wet’) is op 21 april 2020 aangenomen door de Eerste Kamer. Wanneer de wet precies in werking treedt is op het moment van schrijven nog niet bekend, maar de verwachting is dat dit zeer snel zal zijn.
Virtuele vergadering
Op grond van de Wet is het mogelijk om een vergadering geheel virtueel te houden. De artikelen van de Wet zien vooral op algemene vergaderingen van B.V.’s, N.V.’s, verenigingen en coöperaties. Voor de vergadering van de RvC of bestuur van een stichting is geen specifiek artikel opgenomen. We gaan er echter van uit dat de Wet ook op die vergaderingen ziet, je kan dat afleiden uit de toelichting bij de Wet.
Voorwaarden
Om een geldige virtuele vergadering te hebben moet je wel minimumvoorwaarden in acht nemen. Indien alle leden van de RvC daarmee instemmen kan een vergadering virtueel worden gehouden. Dat de vergadering virtueel wordt gehouden en hoe men kan deelnemen dient bij de oproeping te worden vermeld.
De leden van de RvC moeten via een elektronisch communicatiemiddel de vergadering kunnen volgen, bijvoorbeeld via een livestream. Verder moeten zij de mogelijkheid hebben om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die op de agenda staan.
Tijdelijk karakter
De Wet heeft een tijdelijk karakter en zal haar werking verliezen per 1 september 2020 dan wel zoveel later als de coronamaatregelen worden opgeheven.
Conclusie
De Wet maakt het mogelijk dat vergaderingen van verschillende organen van verschillende rechtspersonen virtueel worden gehouden. Dit lijkt ook te gelden voor de RvC van een stichting. Wel blijft het belangrijk dat er ook bij een virtuele vergadering bewijs is dat een besluit is genomen. We raden u nog steeds aan om naast de notulen van elke commissaris een mail te ontvangen waarin hij of zij zijn of haar mening geeft over de besluiten.
Eelkje van de Kuilen, advocaat en partner AKD
Martijn van de Leemkolk, kandidaat-notaris AKD
Lees hier de eerste bijdrage over Besluitvorming RvC in coronatijd van 9 april 2020