Interview Tom Smeulders: "Alleen je inkoopbeleid op de website zetten is onvoldoende"

Tom Smeulders is founding partner van adviesbureau Stadsruim. Daarnaast leidt hij sinds juli van dit jaar Balanshuis, dat gespecialiseerd is in energiebesparing in de woningvoorraad. Smeulders heeft jarenlange ervaring als toezichthouder in onder meer de corporatiesector en geldt daarnaast als expert op het gebied van opdrachtgeverschap. Hij werkt momenteel mee aan een Aedes/VTW-publicatie over dit thema.

Miljoen aan ICT
Smeulders: “Binnen de corporatiesector - zowel bij bestuurders als commissarissen - is er nog een grote mate van ‘onbewuste onbekwaamheid’ waar het gaat om het thema opdrachtgeverschap. Zo ligt het voor de hand om met name aan nieuwbouw en onderhoud te denken, maar gemiddeld geeft een woningcorporatie een miljoen euro uit aan ICT. En wat te denken van het selecteren van een accountant? Het zijn, net als bijvoorbeeld visitatie en woonruimteverdeling, onderdelen die zeer wezenlijk zijn voor de bedrijfsvoering en continuïteit. Het besef dat een corporatie ook op deze onderdelen opdrachtgever is, ontbreekt echter nog vaak. Dat moet veranderen.”

Vier-ogen principe
Smeulders schetst op grote lijnen het gewenste begin van een - iedere - inkoopopgave van een corporatie. “Neem als voorbeeld een nieuwbouwproject. De eerste stappen zijn te bepalen wat je precies wilt hebben door de doelstellingen te definiëren, de exploitatieopzet uit te werken en het budget vast te stellen. Daarna komt aan de orde wie je het wilt laten maken.  Een eerste belangrijke actie daarbij is het vaststellen van het selectieproces en het schetsen van duidelijke kaders, die over meer gaan dan over de kosten alleen. Benoem tot slot een selectiecommissie, waarbij in alle fasen van het proces het vier-ogen principe geldt.” Hij stelt vast dat er nog steeds corporaties zijn die het onderhoud van de voorraad laten uitvoeren door de ‘aannemer om de hoek’. Partijen met wie al sinds jaar en dag wordt samengewerkt, maar waarbij inmiddels niet meer goed kan worden vastgesteld of dat ook de beste keuze is. Smeulders merkt op: “De beste zijn gaat niet alleen over prijs of fysieke nabijheid. Je moet echt strenger zijn in je selectie om de partij te vinden die ervoor zorgt dat je klanten, de huurders, het beste worden bediend. Dat is het einddoel.”

Governance-thema
Smeulders: “Er zijn nog te veel corporaties die denken voldoende inzichtelijk te maken hoe zij omgaan met opdrachtgeverschap door hun inkoopbeleid op de website te zetten. Maar eigenlijk is dat juist een teken dat opdrachtgeverschap geen algemeen doorleefd thema is binnen de organisatie.” Hij constateert met regelmaat dat kennis over het onderwerp ontbreekt. “Ik kreeg tijdens een presentatie van een aantal mensen de vraag waarom zij als commissaris eigenlijk luisterden naar een presentatie over opdrachtgeverschap. Mijn antwoord was simpel: het is een belangrijk governance-thema, of hoort dat in elk geval te zijn. Als je de vraag stelt waar en op welke manier de middelen van de corporatie worden besteed, dan horen commissarissen dat inzichtelijk te hebben. Zij moeten dat willen weten. Dat betekent niet dat de commissaris het werk van de bestuurder of andere betrokkenen over moet gaan doen, maar hoe er door de corporatie invulling wordt gegeven aan opdrachtgeverschap heeft grote invloed op de financiële huishouding en op de maatschappelijke prestaties. Daarmee is het ook voor toezichthouders een wezenlijk thema en mag van bestuurders worden verwacht dat zij zich erover kunnen verantwoorden.”

De VTW en Aedes werken samen in een project opdrachtgeverschap. In het voorjaar van 2017 wordt een publicatie uitgebracht. Hieraan werken mee: Margriet Drijver, Marleen Hermans, Tom Smeulders en Emile Spek onder redactie van Eelco Parie. Maarten Georgius (Aedes) en Hans Geurts (VTW) coördineren het project.