Woningcorporaties behoren met ongeveer acht miljard Euro per jaar tot de grootste opdrachtgevers in Nederland als het gaat om de ontwikkeling en het onderhoud van vastgoed. Dit bedrag stijgt de komende jaren omdat corporaties zich meer en meer concentreren op de kernactiviteiten en niet kerntaken door de markt laten uitvoeren. Veel gehoorde argumenten voor dit fenomeen zijn; goedkoper, kwalitatief beter, flexibeler of een combinatie hiervan. Vanuit bedrijfskundig perspectief is hier ook het een en ander voor te zeggen.
Als toezichthouder in een sector waar ‘inkopen’ of zakelijker geformuleerd ‘opdrachtgeverschap’ een materieel onderdeel binnen de bedrijfsvoering is, kun je jezelf de vraag stellen ‘moet ik iets met dit onderwerp? Scherper geformuleerd: ‘kan ik het me permitteren er niets mee te doen’?
Goed opdrachtgeverschap is opgenomen in de Governancecode 2015, waarmee het antwoord op beide vragen respectievelijk ‘ja’ en ‘nee’ is. De rol van de toezichthouder is belangrijk als het om goed opdrachtgeverschap gaat, al was het maar omdat toezichthouders zelf opdrachtgevers zijn van de visitatiecommissie en accountant. Het onderwerp is inhoudelijk geen hogere wiskunde maar het vraagt wel om een andere blik, waarbij andere vragen horen.
Nieuw paradigma
Goed opdrachtgeverschap is geen exacte wetenschap en kent hierdoor vele definities. Een goed voorbeeld hiervan is:
“Het zorgen voor de juiste randvoorwaarden waardoor de samenwerking met een opdrachtnemer optimaal wordt in termen van kwaliteit, efficiency, kosten en innovatie voor alle stakeholders”.
Mooie woorden waar iedereen het mee eens zal zijn, maar hoe borgt een toezichthouder dit vanuit Governance, Control en Risk, in een context waarbij inkopen vaak een kwestie is van de laagste prijs en lange relaties?
Goed opdrachtgeverschap heeft te maken met het besef dat de dienstverlening aan huurders in termen van kosten en kwaliteit, in belangrijke mate afhankelijk is van leveranciers en dienstverleners. Dat de kwaliteit van de keten net zo belangrijk is als de kwaliteit van de bedrijfsvoering van de corporatie zelf en hierin objectiviteit, gelijkheid en transparantie randvoorwaarden zijn. Hoe worden leveranciers geselecteerd? Hoe wordt er gestuurd op prestaties? Snappen de belangrijkste leveranciers wat de corporatie nu, morgen én overmorgen van ze vraagt? Hebben we de juiste competenties in huis voor deze vraagstukken?
Van toezichthouders vraagt dit om een verdeling van de focus van de ‘voorkant’ van de organisatie, lees maatschappelijke partners, financiers, externe toezichthouders, naar de ‘achterkant’, lees de toeleveringsketen. Een noodzakelijke maar ook uitdagende paradigmaverschuiving.
Boerenverstand of toch niet?
Als het om goed opdrachtgeverschap gaat is gezond boeren verstand een belangrijke raadgever, waarbij een aantal praktische handreikingen inzicht kunnen geven:
- is er een actueel inkoopbeleid, kan een leek het begrijpen en is het intern en extern (leveranciers) bekend?
- kent de bestuurder of het MT de belangrijkste leveranciers in termen van kwaliteiten en ontwikkelpunten?
- zijn er leveranciers die meer als 10 jaar verbonden zijn aan de corporatie of financieel voor meer als 40% afhankelijk zijn?
Net als treasury, assetmanagement en projectontwikkeling is professioneel opdrachtgeverschap een thema wat te belangrijk is om alleen vanuit ‘boeren verstand’ benaderen. De toezichthouder die het onderwerp gestructureerd wil borgen kan de volgende onderwerpen agenderen:
- de aansluiting van de inkoopstrategie en het beleid bij organisatiestrategie
- het auditen van de inkoopprocessen als verlengstuk van het inkoopbeleid opnemen in de controlcyclus
- het betrekken van de belangrijkste leveranciers in de stakeholdergroep betrokken bij het formuleren van het meerjaren ondernemingsplan.
Harco Bouwman is oprichter en partner van Trevian, een inkoopdienstverlener in de corporatie- zorg- en -onderwijssector. Hij begeleidt opdrachtgevers bij het ontwikkelen van goed opdrachtgeverschap door het efficiënt en slagvaardig inrichten van de inkooporganisatie wat betreft strategie, beleid, processen, softwaretools en competenties.