RvC Pré Wonen: "Goed toezicht start bij de essentie."

De VTW geeft in 2015 een nieuwe impuls aan 'De aanspreekbare commissaris' en de campagne 'Wij toetsen ons toezicht'. In dit kader voert Derk Windhausen in opdracht van de VTW een aantal gesprekken met RvC's / RvT's over hoe zij omgaan met hun aanspreekbaarheid. Deze bijdrage gaat over de initiatieven die de RvC van Pré Wonen heeft genomen om haar maatschappelijke aanspreekbaarheid te vergroten.

Inleiding
Vanuit de wens om zich verder te professionaliseren en geïnspireerd door het experiment van de VTW en Platform31, heeft de RvC van Pré Wonen eerst een serie gesprekken gevoerd met belanghebbenden en daarna een netwerkbijeenkomst voor interne toezichthouders georganiseerd.

Voorzitter van de RvC mevrouw Mimi Rietdijk en deelnemer aan de netwerkbijeenkomst de heer Jaap Pop, voorzitter van de Raad van Toezicht van een regionale zorginstelling en RvT-lid van het regionale ziekenhuis, delen hun ervaringen.

Pré Wonen was een van de negen deelnemers aan het experiment ‘de aanspreekbare commissaris’. Voor welke uitwerking heeft Pré Wonen uiteindelijk gekozen?
Mimi Rietdijk: "‘Toen de VTW en Platform31 op zoek gingen naar Raden van Commissarissen die wilden experimenteren met de relatie tussen het intern toezicht en de externe beleidsomgeving, waren wij als RvC van Pré Wonen al intensief met elkaar in gesprek over de vraag wat anno 2012 werd verstaan onder goed toezicht. We beseften dat het antwoord te maken had met onze verantwoordelijkheid naar de samenleving, maar ook dat er geen standaard antwoord was. Dat antwoord moesten we zelf vinden en dat werd onze invulling van het experiment.

Ons vertrekpunt was dat een goede toezichthouder er voor zorgt dat hij goed geïnformeerd is. Dat realiseren we door informatie van het bestuur te vragen en te krijgen, door indrukken uit persoonlijke netwerken te delen en door gebruik te maken van algemene externe bronnen zoals de media en de VTW. In ons experiment hebben we deze beelden uitgebreid met indrukken en opvattingen van diverse belanghouders over wat Pré Wonen te doen staat. Daarvoor zijn we vanuit onze eigen verantwoordelijkheid met hen in gesprek gegaan, zonder de bestuurder voor de voeten te lopen."

Hoe heeft u dat georganiseerd?
"Op ons verzoek heeft de bestuursadviseur een programma opgesteld voor een serie gesprekken met belanghebbenden uit de verschillende kringen. Wij spraken met mensen uit de bewonerskring, zoals de buurtvaders. En ook met mensen uit de lokale kring, zoals de politie, het provinciebestuur en met het bestuur van een grote regionale zorginstelling. En tenslotte ook met mensen uit de landelijke kring, waaronder een Tweede Kamerlid en een hoge ambtenaar van het Ministerie. Van al deze mensen kregen we beelden over, de sector, Pré Wonen en over de verwachtingen bij onze rol als toezichthouder."

Leverde dat een uniform beeld op?
"Nee, we ontvingen verschillende beelden van de diverse stakeholders. Soms voorspelbaar maar soms ook verrassend. Ons viel bijvoorbeeld op dat er bij de organisaties die wat verder van Pré Wonen afstaan vaker sprake was van enig cynisme over de corporatiesector, terwijl we bij direct betrokkenen zoals huurders juist een groot engagement aantroffen."

Wat vonden uw bestuurders ervan dat u als raad het initiatief nam om met ‘hun’ belanghebbenden in gesprek te gaan?
"Zeker in het begin vonden ze dat best spannend, vooral als het een gesprek betrof met een overlegpartner van Pré Wonen, zoals de wethouder. Maar ons bestuur durfde er gelukkig op te vertrouwen dat we de gesprekken met verstand zouden voeren. En dat hebben we ook gedaan."

Met verstand?
"Dat wil zeggen in volledige transparantie naar het bestuur, gericht op leren en rolvast. Een voorbeeld van dat laatste is dat een wethouder na afloop van het gesprek de suggestie deed om het gesprek tussen onze Raad en het college met enige regelmaat te herhalen. Dat hebben we afgehouden, omdat we meenden dat wij dan als Raad in de rol van gesprekspartners dreigde te komen. En die rol is voorbehouden aan het bestuur."

Jaap Pop: "De positie van de Raad van Toezicht ten opzichte van de Raad van Bestuur ligt inderdaad gevoelig. Dat herken ik ook in de zorgsector waar ik actief ben als toezichthouder. Een goede Raad van Toezicht zou ik willen omschrijven als een kritische vriend van het bestuur. Om dat kritische op een professionele wijze in te vullen, is lastig. Want, zeker bij de zorg, het gaat om een ingewikkelde organisatie die je als intern toezichthouder in een beperkte tijd moet doorgronden en dan ook nog op basis van de grote hoeveelheid informatie die je krijgt van degene op wie je toezicht houdt. Hoe krijg je daar nou vat op?"

Op zoek naar de kern?
"Het gaat erom dat je als intern toezichthouder de kern op tafel krijgt. En daarvoor moet je de essentie doorgronden van de organisatie waarop je toezicht houdt, in ons geval het ziekenhuis. Wij hebben daar als Raad van Toezicht uitvoerig aandacht aan besteed en ons vervolgens afgevraagd welke selectie uit de grote hoeveelheid beschikbare informatie kritisch is om tot de kern van het ziekenhuis door te dringen en de bijbehorende prestaties en risico’s te kunnen monitoren? Uit deze exercitie kwamen een aantal kernindicatoren als sterftecijfers, heropnames, wachttijden, veiligheid en medewerkers- en patiënttevredenheid. Deze kernindicatoren vormen nu de basis voor de rapportages die de Raad van Bestuur maakt voor de Raad van Toezicht."

Hebben de gesprekken de RvC geholpen bij het vinden van de kern van Pré Wonen?
Mimi Rietdijk: "Zeer zeker. De gesprekken hebben ons duidelijk gemaakt waar het vanuit de verschillende gezichtspunten van onze gesprekspartners bij Pré Wonen om zou moeten gaan. Samen geven ze een goed overzicht van de maatschappelijke betekenissen van de corporatie. En dit inzicht is voor ons van grote waarde. Niet alleen bij het vervullen van onze toezichthoudende rol, waarbij de inzichten een belangrijke bouwsteen vormen van ons toetsingskader, maar ook bij het vervullen van onze adviserende rol. Als Raad staan we namelijk net wat verder af van de organisatie waardoor we misschien net wat meer kunnen zien en kunnen helpen om hoofd en bijzaken van elkaar te onderscheiden."

Blijft het bij deze serie gesprekken?
"Het is niet zo dat wij alleen in het kader van dit experiment met stakeholders spreken. Bij Pré Wonen hebben wij al jaren de gewoonte om jaarlijks op excursie te gaan met het bestuur en het management. In die excursies komen we ook in gesprek met derden. Dankzij de gesprekken die we in het kader van het experiment hebben gevoerd, hebben we een groter interpretatievermogen gekregen en kunnen we meer uit deze gesprekken halen."

Jaap Pop: "Zover is het bij ons nog niet, maar ook ik zie dat het goed is om vanuit de Raad van Toezicht voortdurend bewust te zijn van wat nodig is om het bestuur een gezonde tegenkracht te kunnen bieden. Die tegenkracht houdt het bestuur scherp en uiteindelijk is dat goed voor de organisatie waarop je toezicht houdt. Dat heeft twee kanten: in de eerste plaats de scherpte die je kunt aanbrengen in de wijze waarop je als Raad van Toezicht het door het bestuur voorgenomen beleid volgt en toetst. Maar wat mij betreft brengt de Raad van Toezicht ook scherpte door de bestuurder uit te dagen om te anticiperen op de ontwikkelingen die van belang zijn voor de organisatie."

Ik begrijp dat het niet is gebleven bij de serie gesprekken. Er is ook een netwerkbijeenkomst georganiseerd?
Mimi Rietdijk: "Ja dat klopt. In oktober 2014 hebben wij een netwerkbijeenkomst over 'aanspreekbaar toezicht’ georganiseerd voor intern toezichthouders van maatschappelijke organisaties in onze regio. De bijeenkomst had een tweeledig doel. In de eerste plaats kennismaken met elkaar en met de ontwikkelingen die in de verschillende sectoren gaande zijn en die ook voor anderen van belang kunnen zijn. En in de tweede plaats het met elkaar te hebben over wat in deze tijd van de intern toezichthouder mag worden verwacht. In totaal waren er circa 30 personen van 22 partijen en iedereen was zeer enthousiast over dit initiatief."
Jaap Pop: "Zeker. Ik was een van de aanwezigen en vind ook dat dit initiatief en vervolg moet krijgen. Wellicht dat ik vanuit mijn organisatie het stokje van de organisatie overneem. Ik denk overigens dat we de waarde van de bijeenkomst nog kunnen vergroten door het belang van de regio toe te voegen aan de agenda. En vervolgens zouden we als intern toezichthouders met elkaar kunnen delen op welke wijze wij ons toezicht invullen vanuit dit externe, regionale belang."

Krijgt de bijeenkomst daarmee het karakter van een horizontale maatschappelijke verantwoording?
"Niet formeel. Door aan elkaar uit te leggen hoe wij onze verantwoordelijkheid als toezichthouder nemen, werken we in eerste instantie aan onderling begrip en vertrouwen tussen de commissarissen van maatschappelijke organisaties. Maar als je intern toezichthouders de rol toedicht om ook het bredere publiek belang te bewaken, dan kan dit inderdaad het democratisch gat achter het interne toezicht misschien een klein beetje kunnen opvullen."

(Gesprek met Derk Windhausen, in opdracht van de VTW)