De VTW geeft in 2015 een nieuwe impuls aan 'De aanspreekbare commissaris' en de campagne 'Wij toetsen ons toezicht'. In dit kader voert Derk Windhausen in opdracht van de VTW een aantal gesprekken met RvC's / RvT's over hoe zij omgaan met hun aanspreekbaarheid. Deze bijdrage gaat over de relatie tussen de RvC en de Raad van Advies van Brabantse Waard.
Inleiding
Om de maatschappij in huis te halen, nam woningcorporatie Brabantse Waard uit Zevenbergen in 2009 het initiatief voor de oprichting van een Raad van Advies. Voorzitter van de RvC Frank Smits, RvC lid Marjolein de Wit en voorzitter van de Raad van Advies Wim van Dalen delen hun ervaringen.
U bent voorzitter van de Raad van Advies. Een dergelijke Raad is geen gemeengoed in de sector. Kunt u kort uitleggen wat een Raad van Advies is?
Van Dalen: "De Raad van Advies is binnen Brabantse Waard een statutair verankerd orgaan dat je zou kunnen omschrijven als de extra ogen en oren van de corporatie in de lokale samenleving. De Raad van advies bestaat uit 15 personen met uiteenlopende achtergronden, maar die gemeen hebben dat ze allemaal verbonden zijn met het werkgebied van Brabantse waard. Zo bevinden zich onder de leden een aantal huurders, mensen uit het maatschappelijk middenveld, maar ook ondernemers en vrijwilligers. We selecteren de leden primair op kwaliteit, maar het lukt tot op heden gelukkig ook om alle 11 kernen van de gemeente in de Raad van Advies te vertegenwoordigen.”
De Wit: “Dat laatste is heel belangrijk. De kernen binnen de gemeente Moerdijk hebben ieder een duidelijk te onderscheiden eigen identiteit. En het past in de traditie om er voor te zorgen dat je als kern wordt gehoord. Bij de gemeente, maar ook bij maatschappelijke organisaties zoals de woningcorporatie. Dat zie je onder andere aan het feit dat iedere kern een eigen en actieve dorpsraad heeft. Een raad van advies met een goede vertegenwoordiging vanuit de kernen past daar ook bij.”
Welke bevoegdheden heeft de Raad van Advies?
Van Dalen: "Wij hebben het recht om gevraagd en ongevraagd adviezen te geven aan het bestuur van Brabantse Waard. Daarnaast hebben we de gelegenheid om ons in het jaarverslag van Brabantse Waard te verantwoorden over de wijze waarop we van dit recht gebruik hebben gemaakt. Dit geeft ons ook de gelegenheid om te reflecteren op hoe het bestuur met onze adviezen is omgegaan. Deze transparantie maakt het geheel over en weer minder vrijblijvend.“
Waar gaan de adviezen van de Raad van Advies over?
“Gemiddeld ontvangen wij per jaar driee formele adviesaanvragen van het bestuur. De onderwerpen van deze adviezen zijn heel divers, maar hebben altijd een relatie met de woonomgeving. Zo hebben we laatst een advies gegeven rond het thema duurzaamheid en eerder ook over de betekenis van de krimp in dit gebied voor de leefbaarheid in de kernen.”
Wat is de relatie met het intern toezicht?
Smits: “De Raad van advies is ontstaan bij een van de rechtsvoorgangers van Brabantse Waard. Na de fusie was het voor ons als nieuwe RvC best even zoeken hoe we die Raad van Advies moesten positioneren. We vonden het absoluut een sympathiek idee, maar hadden ook vragen over hoe de Raad van Advies zich verhoudt tot onze eigen rol? Vertegenwoordigen zij het maatschappelijk belang in de governancestructuur of blijft dat onderdeel van de verantwoordelijkheid van de RvC in haar rol als toezichthouder?”
En?
“Uiteindelijk hebben we als RvC de Raad van Advies vooral herkend als een heel mooi gremium dat kan helpen om de kwaliteit van het beleid te vergroten en de legitimiteit van de corporatie verder vorm te geven. Met dat besef zijn we er open in gegaan en in de vier jaar dat we nu samenwerken is het nooit een issue geweest dat we op elkaars stoel zouden zitten. De leden van de Raad van Advies reflecteren vanuit hun eigen opvattingen en ervaringen in de omgeving op beleidsvraagstukken, en de RvC houdt toezicht op het gevoerde beleid.“
Hoe ziet de samenwerking tussen de beide raden er nu uit?
Smits: “In de eerste plaats vergroot de wetenschap dat de Raad van Advies optreedt als maatschappelijk klankbord van het bestuur, ons vertrouwen dat het bestuur op de hoogte is van wat er speelt en leeft in de kernen en bij de lokale stakeholders. Alleen al vanuit het oogpunt van legitimatie vinden wij dat heel belangrijk. Daarnaast ontvangt de RvC van het bestuur alle adviezen die de Raad van Advies aan het bestuur verstrekt. Dat is waardevol omdat de adviezen ons inhoudelijke inzichten geven, maar ook omdat de adviezen laten zien dat de beoogde wisselwerking tussen de Raad van Advies en het bestuur daadwerkelijk functioneert.”
Heeft u als RvC ook zelf wel eens advies gevraagd aan de Raad van Advies?
Smits: “Nee nog niet, maar dat zou in mijn ogen best kunnen. Wel organiseert Brabantse Waard eenmaal per jaar een themabijeenkomst, waarin de RvC, het management en de Raad van Advies gezamenlijk in gesprek gaan over een bepaald onderwerp. De laatste keer ging het over duurzaamheid. Maar eerlijk gezegd denk ik dat er nog meer uit te halen is?”
Hoe dan bijvoorbeeld?
Smits: “Als RvC krijgen we zoals gezegd inzicht in de adviezen die de Raad van Advies aan het bestuur verstrekt. Deze nemen we tot ons. Wat wij nog niet doen, is dat wij bij de behandeling van een voorgenomen bestuursbesluit zelf aan de bestuurder vragen welke opvattingen daarover binnen de Raad van Advies bestaan? Dat zouden we best kunnen opnemen in ons maatschappelijk toetsingskader, net zoals we bij financiële besluiten ook waarde hechten aan het advies van bijvoorbeeld het WSW of het Centraal fonds.”
En als we de communicatielijn omdraaien: ziet u de in de Raad van Advies een geschikt gremium waaraan u zich als RvC kunt verantwoorden over het door u gehouden toezicht?
De Wit: “Dat doen we in ieder geval niet expliciet. De kwaliteit van het toezicht is nog geen onderwerp van gesprek tussen de Raad van Advies en de RvC. Maar ook daar zou nog wel een kans kunnen liggen. Bijvoorbeeld door ons door de Raad van Advies te laten bevragen over hoe wij het toezicht hebben ingericht op die aspecten die vanuit het perspectief van de lokale samenleving belangrijk worden gevonden. Dat zou passen bij onze aandacht voor legitimatie en het houdt ons scherp.
Dat ervaren we ook in ontmoetingen met andere stakeholders. Zo confronteerde de huurdersvereniging ons met het feit dat wij in onze verantwoording in het jaarverslag het onderwerp betaalbaarheid ongeveer als laatste behandelden. In de ogen van de huurders gaven wij hiermee onvoldoende prioriteit aan dit voor hen zo belangrijke thema. Dat doen we nu anders. Ook het college van B&W nodigen we als RvC ieder jaar uit voor een gesprek.”
Van Dalen: “Dat is toch anders. De huurdersvereniging en het college van B&W hebben een formele vertegenwoordigende positie. Dat is niet zo bij de Raad van Advies, waarin mensen op persoonlijke titel zitten. Wij moeten onze autoriteit verdienen met de kwaliteit van ons werk.”
Hoe doet u dat?
Van Dalen: “Wij borgen de kwaliteit vooral door veel aandacht te geven aan de infrastructuur van de Raad. Dat zie je in de manier waarop we onze leden werven. Heel serieus, met een advertentie in de krant en een professionele sollicitatieprocedure waarin kwaliteit uiteindelijk de doorslag geeft. En anderzijds door de werkwijze bij de adviezen. Wanneer we een adviesaanvraag van het bestuur krijgen, dan nodigen wij altijd eerst externe inleiders uit om onze kennis te vergroten. Vervolgens hebben we vaste werkvormen die ons helpen om uiteindelijk een gedegen schriftelijk advies te kunnen maken. Dat is best veel werk, maar maakt ook dat onze adviezen duidelijk zijn. Dat kan overigens alleen maar met de faciliteiten die de corporatie ons ter beschikking stelt, waaronder een onafhankelijke, in de gemeente woonachtige, secretaris.”
En is het hiermee gelukt om door de RvC te worden erkend als vertegenwoordiger van de lokale samenleving?
Van Dalen: “De toekomst zal het leren, maar dat we door de RvC worden gewaardeerd, blijkt wel uit het feit dat inmiddels twee van onze leden op basis van een open procedure zijn doorgestroomd naar de Raad van Commissarissen;. Dat maakt ons naast adviseur in ieder geval ook een goede kweekvijver.”.