Er is steeds meer behoefte aan reflectie onder toezichthouders - Interview met Karin Doms

Zo’n twee jaar geleden startte de VTW met het organiseren van inspiratiegroepen voor commissarissen bij woningcorporaties. Het doel was om deelnemers een professionele verdiepingsslag te laten maken door in kleine kring te praten over hun ervaringen, dilemma’s en uitdagingen. Inmiddels zijn de bijeenkomsten, waaraan gemiddeld zo’n zeven toezichthouders deelnemen, een begrip in de sector. Albert Kerssies (directeur VTW) en Karin Doms (directeur van WenD Management) namen het initiatief tot de inspiratiegroepen en Karin Doms is gespreksleider.

Persoonlijke de diepte in
“Het was twee jaar geleden nieuw om als individuele commissaris in een intervisieachtige setting te reflecteren op professionele en persoonlijke dilemma’s,” vertelt Doms. “Ik merk nog steeds bij veel deelnemers dat zij aangenaam verrast zijn door de toegevoegde waarde van de bijeenkomsten. Naast het gezamenlijk bespreken van de algemeen-inhoudelijke aspecten van het toezichthouderschap is het echt een manier om door persoonlijk de diepte in te gaan - en door het onderzoeken van je eigen kwetsbaarheid - een betere toezichthouder te worden.” Reflectie en het intensief bespreken van de eigen uitdagingen en dilemma’s zijn voor commissarissen essentiële aanvullingen op kennis van formele toezichtkaders volgens Doms, die zelf als interim-manager, coach, visitator en commissaris actief is in de corporatiesector en daarbuiten.

Boardroom dynamics
Doms: “Het is makkelijk om in de krant te lezen over een incident bij een corporatie en dan te denken ‘wat hebben die commissarissen stom zitten doen’. Maar op het moment dat zo’n proces zich afspeelt is het heel lastig om als individuele commissaris te weten wat juist en wijs is. Je kunt best aanvoelen dat er iets niet lekker zit, bijvoorbeeld een project of een bepaalde aanpak of de manier waarop de bestuurder optreedt, maar is er nou aanleiding genoeg om er echt een punt van te maken? En wanneer weet je dat? En als ik er dan een punt van maak, hoe doe ik dat op zo’n manier dat niet direct de hele relatie op het spel staat en ik als de troublemaker wordt gezien?” Zij merkt op dat ‘comfortabel nietsdoen’ als commissaris menselijk is, maar toch onwenselijk. “Los van het morele aspect, is er tegenwoordig nog een andere realiteit. Het is - soms zelfs juridisch - moeilijk uit te leggen dat iemand er bovenop heeft gezeten, maar toch niet door had dat het goed mis ging.” Zij ziet de inspiratiegroepen dan ook als een manier om disfunctionerende boardroom dynamics niet alleen te bespreken en benoemen, maar ook om die te voorkomen. “Je hoeft natuurlijk niet perse een probleem of dilemma te hebben om deel te nemen aan een inspiratiegroep. De naam zegt het al. Het gaat vooral om elkaar prikkelen en positief uitdagen. Maar het gebeurt soms wel dat iemand een heel concreet en actueel dilemma inbrengt en daar geven we daar ook prioriteit aan. Éen keer is een commissaris direct na bespreking van zijn casus uit de inspiratiegroep weggegaan om nog diezelfde avond in te grijpen in een bestuurlijk proces dat niet goed liep.”

Bruikbare inzichten
Sinds de start hebben meer dan honderd toezichthouders deelgenomen aan de inspiratiegroepen. Er kwam in de afgelopen twee jaar een scala aan onderwerpen voorbij: van de persoonlijke relatie met de bestuurder, het toezichtkader, incidenten bij corporaties tot de aanspreekbaarheid van commissarissen. “Deelnemers delen hun eigen ervaring, dilemma of vraag met de groep”, zegt Doms. “Uit zoveel individuele cases zijn patronen te ontdekken, die interessante inzichten bieden over boardroom dynamics in de sector. Inzichten de je nooit met klassiek onderzoek boven tafel haalt, maar die het gevolg zijn van een intieme en vertrouwelijke setting met een kleine groep van peers. Mede op verzoek van de VTW wil ik die inzichten dit jaar samenbrengen in een publicatie, zodat zij een inspiratie kunnen bieden voor - toekomstige - toezichthouders. Uiteraard in alle anonimiteit, want dat is een belangrijk uitgangspunt van de inspiratiegroepen.”