"We moeten over onze koudwatervrees heen durven stappen"

De VTW geeft in 2015 een nieuwe impuls aan 'De aanspreekbare commissaris' en de campagne 'Wij toetsen ons toezicht'. In dit kader voert Derk Windhausen in opdracht van de VTW een aantal gesprekken met RvC's / RvT's over hoe zij omgaan met hun aanspreekbaarheid. Deze bijdrage gaat over de belanghouders relatie tussen de RvC van Domijn en BNG Bank.
(N.B. de VTW zelf hanteert de term 'belanghouders', maar in het gesprek wordt 'stakeholders' gebruikt)

Inleiding
BNG Bank (voorheen bekend als Bank Nederlandse Gemeenten) is al jaren de huisbankier van Domijn uit Enschede. In 2011 nam de RvC het initiatief voor een stakeholdersgesprek met directeur mw Bieringa en accountmanager mw. Snoeijing van de BNG Bank. Sindsdien heeft de RvC van Domijn nog veel meer stakeholdersgesprekken gevoerd. Accountmanager Ellen Snoeijing en de voorzitter van de RvC van Domijn Albertjan Peters delen hun ervaringen.

Wat dacht u toen u in 2011 van de Raad van Commissarissen van Domijn een uitnodiging kreeg voor een gesprek zonder de aanwezigheid van de directeur-bestuurder?
Snoeijing: "De uitnodiging verraste ons. Als BNG Bank waren wij nog nooit eerder voor een dergelijk gesprek gevraagd. En eigenlijk zijn we dat daarna ook niet meer. Soms vertel ik er wel eens over aan een andere corporatie en hoe waardevol wij dat vinden. Maar ik merk dat mensen toch heel terughoudend zijn om dat zelf ook te gaan doen. Dat is jammer, want op basis van onze ervaring met Domijn kan ik zeggen dat dat niet nodig is. Integendeel, wij hebben het gesprek met Domijn als zeer prettig ervaren en het heeft zeker positief bijgedragen aan ons beeld over Domijn."
Peters: "Wij vinden dat wij als Raad een haalplicht hebben. Dat betekent dat wij als Raad zelf de verantwoordelijkheid voelen om ons zodanig te informeren dat wij echt toezicht kunnen houden op het gevoerde beleid. Die aanvankelijke aarzeling is heel begrijpelijk. Die was er hier ook. Als Raad hebben wij er een aantal gesprekken aan gewijd met onze bestuurder.

Bij de samenstelling van onze Raad is veel aandacht gegeven aan de verbondenheid met het werkgebied van Domijn. Zo ben ik zelf bijvoorbeeld jarenlang voorzitter geweest van de Hogeschool en ook de andere leden hebben zelf een uitgebreid netwerk in de stad en de regio. Hierdoor bestaan er al veel informele contacten met veel belangrijke stakeholders van Domijn. En wij meenden dat het juist goed is om de contacten met stakeholders ook gestructureerd in te vullen. Dat is goed voor ons als Raad, omdat het ons dwingt om bestaande contacten beter te benutten en aan te vullen met andere beelden buiten het eigen netwerk. Maar het is ook goed voor de bestuurder. Omdat hij in een goed geïnformeerde Raad een beter klankbord treft, en omdat de Raad in haar contacten het extern vertrouwen in de bestuurder kan onderhouden en uitdragen."

Ervaart u dat ook zo dat een gesprek tussen Raad van Commissarissen en stakeholders de positie van de bestuurder versterkt? Een vaak gehoorde aarzeling is namelijk dat een gesprek tussen Raad en stakeholders de positie van de bestuurder juist ondermijnt.
Snoeijing: "In ons geval ervaren wij het zeker als positief. Wij hadden ook een goed contact met de organisatie en de wens van de Raad om met ons te spreken heeft daar niets aan veranderd. Integendeel, het initiatief van de Raad hebben wij opgevat als een signaal dat de Raad zijn functie serieus neemt en dat de RvC en bestuurder elkaar vertrouwen. En dat geeft ons weer vertrouwen in Domijn. Het vertrouwen in de bestuurder werd door de RVC in het gesprek overigens ook expliciet bevestigd."
Peters: "Dat is het. Onze ervaring is dat onze gesprekspartners, maar ook onze bestuurder onze gesprekken ervaren als een teken van vertrouwen en kracht. Het moet immers wel goed zitten tussen Raad en bestuurder als er ruimte is voor een gesprek als dit. Bovendien kan het gesprek de bestuurder helpen in de realisatie van zijn eigen beleidsdoelen. De Raad beluistert zaken namelijk anders en kan soms net met een opmerking een duwtje in de goede richting geven om een oplossing dichterbij te brengen. Door observaties vanuit de corporatie toe te voegen richting stakeholders of door observaties mee te nemen en te delen met de bestuurder."

Kunt u daar een voorbeeld van geven?
‘Enige tijd geleden hebben we een gesprek gehad meteen andere, lokale stakeholder. In dit gesprek kwam ook de samenwerking met Domijn rond de bouw van een bepaalde voorziening ter sprake. Onze gesprekspartners bleken daarvan te vinden dat deze niet helemaal soepel verliep. Als Raad hebben we toen goed geluisterd en onze waarnemingen gedeeld met onze bestuurder. Dat leidde op een eenvoudige manier tot het nogmaals bekijken van standpunten en het uiteindelijk weloverwogen vasthouden aan de uitgezette beleidslijn."

Snoeijing: "Ook in ons gesprek gaf de Raad op geen enkele wijze de indruk dat ze zelf zaken met ons wenste te doen. Het was voor ons allemaal heel duidelijk dat dat aan de bestuurder en de werkorganisatie is. Er zijn dan ook geen vervolgafspraken gemaakt naar aanleiding van het gesprek."

Als het niet over lopende zaken ging, waar ging het gesprek dan wel over?
"Het gesprek ging vooral over de ontwikkelingen in de financiële sector en over onze zienswijze op de ontwikkelingen in de corporatiesector. Ook hebben wij als huisbankier onze visie op Domijn toegelicht."

Stakeholdersgesprekken zijn inmiddels een vaste waarde voor de Raad?
Peters: "Als Raad hebben we nu ruim vier jaar ervaring met het voeren van stakeholdersgesprekken. En mijn conclusie is dat het voor alle betrokkenen positief heeft uitgewerkt. Dat de bestuurder het als positief ervaart heb ik hiervoor al uitgelegd. De stakeholders, zoals BNG Bank, ervaren het positief omdat ze de zichtbare betrokkenheid van de Raad waarderen. De gesprekken vergroten de transparantie en daarmee het vertrouwen in Domijn. Dat komt door de inhoud van de gesprekken, maar zeker ook door het signaal dat uitgaat van het initiatief zelf.

En tenslotte ervaren we het als Raad zelf ook als erg positief. De gesprekken zorgen ervoor dat we meer weten, waardoor we zowel onze toezichthoudende rol als onze adviserende rol beter en onafhankelijker kunnen invullen. Bij Domijn hebben we bijvoorbeeld een keer per jaar een heidag waarbij we met de directie bespreken hoe het staat in de wereld en wat dat betekent voor Domijn. De stakeholdersgesprekken dragen er aan bij dat wij als Raad nu beter gefundeerde input kunnen leveren aan het debat."

Er zijn voor de Raad toch ook andere, minder risicovolle manieren om te leren?Natuurlijk zijn er cursussen die helpen bij de benodigde professionalisering van het intern toezicht. Cursussen leveren extra kennis op, maar veranderen houdingen niet. Om houding en gedrag te veranderen is het belangrijk dat commissarissen ervaringen opdoen en beseffen waar het bij Domijn echt om hoort te gaan. De ontmoetingen met stakeholders zijn zo’n ervaring, die gevoel geven bij de maatschappelijke vragen waar Domijn zich op richt."

Zijn er nog randvoorwaarden te benoemen waar moet worden voldaan om de stakeholdersgesprekken succesvol te laten zijn?
"Ja, die zijn er zeker.Wij ervaren dat het belangrijk is om de stakeholdersgesprekken structureel te plannen. Want als we dat alleen incidenteel zouden doen, dan bouwen we te weinig op en voeden we ongewenst het beeld dat er iets aan de hand is bij Domijn. Bij Domijn hebben we de stakeholdersgesprekken van de Raad verankerd in het stakeholdersbeleid van Domijn dat we in 2011hebben vastgesteld. Sindsdien organiseert onze secretaris ieder jaar drie gesprekken met uiteenlopende stakeholders. Dit jaar zijn dat bijvoorbeeld het WSW, een willekeurige selectie van huurders van Domijn, en na 4 jaar opnieuw de BNG Bank.

Als tweede randvoorwaarde wil ik transparantie noemen. Transparantie richting de bestuurder, die wij altijd vooraf informeren en achteraf het gespreksverslag ontvangt. En transparantie richting de stakeholders over het doel van het gesprek. In onze uitnodiging nemen we bijvoorbeeld al de vragen op die wij als leidraad voor ieder gesprek nemen. Dat zijn altijd dezelfde, in het stakeholdersbeleid vastgelegde vragen:

· Hoe zien we wederzijdse belangen, nu en in de toekomst?

· Welke rol, toegevoegde waarde kunnen we voor de organisatie vervullen?

· Doet Domijn de dingen goed, doen we de goede dingen, wat kan beter?

· Hoe verloopt de communicatie op de diverse niveaus?

· Hoe wordt er over Domijn gedacht op de diverse niveaus?

· Hoe wordt de toegankelijkheid en transparantie ervaren?

· Welke inbreng zou men willen hebben in beleid en projecten van Domijn?

De derde en laatste randvoorwaarde is rolzuiverheid. Dat betekent dat wij als Raad geen standpunten innemen richting de stakeholders. Dat behoort tot de verantwoordelijkheid van de bestuurder

Wanneer aan deze drie randvoorwaarden wordt voldaan, dan bieden stakeholdersgesprekken een mooie gelegenheid om het vertrouwen in de corporatie te onderhouden en te vergoten. En in een tijd waarin organisaties steeds meer een onderdeel zijn van een breder netwerk, is vertrouwen van het allergrootste belang."

Een nieuwe rol van de Raad van commissarissen?
"In ieder geval een andere manier van werken om invulling te geven aan de opdracht van de Raad. En als ik naar het huidige stelsel kijk, is het van groot belang dat commissarissen over de koudwatervrees, om zelfstandig naar buiten te treden, heen durven stappen."

(Gesprek met Derk Windhausen, in opdracht van de VTW)