Ingezonden opinie: Over het belang van veiligheid bij een goede invulling van de klankbordrol door de RvC - door Maarten de Booij (bestuurder) & Bart van Rijsbergen (voorzitter RvC) De Leeuw van Putten

In de corporatiesector gaat veel aandacht uit naar het op orde hebben van de governance. De invalshoeken die daarbij gehanteerd worden zijn grofweg in te delen in de structuuraspecten en de cultuuraspecten. In dit artikel schrijven Maarten de Booij (directeur-bestuurder) en Bart van Rijsbergen (voorzitter RvC) van de Leeuw van Putten in Spijkenisse over het belang van de klankbordrol in de boardroom.

Structuur
Met de nieuwe Woningwet en alle daaraan gekoppelde regels is de structuur meer dan geregeld. Niet altijd effectief, soms met diverse overlap tussen verschillende richtlijnen en soms ook nodeloos ingewikkeld. Aan al deze regelgeving en geboden, de structuur, hoeft niets meer te worden toegevoegd. Sterker nog: de reflex moet worden weerstaan om governance risico’s vooral met nog meer regelgeving te willen oplossen. Bovendien moet de RvC en het bestuur zich ervan bewust zijn dat (meer) regelgeving onbedoeld kan leiden tot verzwakking van de eigen morele oordeelsvorming (afvinkgedrag).

Cultuur
Over de cultuur is ook al veel geschreven. Het goede gesprek, de dynamiek in de boardroom, het ongemakkelijke gesprek, de goede vragen: het zijn allemaal relevante onderwerpen waar aandacht aan moet worden besteed. Immers: gedrag en cultuur in de boardroom bepalen in belangrijke mate of het governance systeem - structuur - zal werken.

Veiligheid
Toch is er volgens ons één heel belangrijk cultuursaprect waar erg weinig aandacht naar toe gaat: veiligheid. Het gevoel van veiligheid is voorwaardelijk om een open informatiestroom te hebben en daarmee ook de garantie dat de RvC compleet en tijdig wordt geïnformeerd.   De werkgeversrol en toezichthoudende rol zijn over het algemeen wel goed in te vullen.

Klankbordrol
De onzekerheid en spanning zit met name in de klankbordrol. Wanneer en hoe vraagt de bestuurder aan de RvC om haar denkkracht in te brengen? En op welke manier (wie zit op welke stoel) en met welke intentie (variërend van geheel vrijblijvend advies tot directieve opdracht) wordt de klankbordrol vervolgens vanuit de RvC ingevuld?

Het is volgens ons met name de klankbordrol die binnen een veilige omgeving tot wasdom kan komen. Kortom: een goede invulling van de klankbordrol kan uitsluitend adequaat ingevuld worden binnen een veilige omgeving. Het loont de moeite om hierin te investeren. Een RvC is vooral effectief wanneer het bestuur haar dilemma’s kan delen. Over wat nu exact een veilige omgeving is kan natuurlijk een breed-filosofische discussie gevoerd worden. Hieronder vijf overzichtelijke gedragsregels die ons daarbij een heel eind in de goede richting kunnen helpen.

1) De structuur moet op orde zijn
Bestuur en RvC moeten dit vanzelfsprekend op orde hebben. Een duidelijke rolverdeling die gerespecteerd wordt. Bij rolverdeling is ook rolzuiverheid van belang: niet op elkaars stoel gaan zitten. De open dialoog tussen het bestuur en de RvC wordt ook beter als de onderlinge relatie goed is, respect is voor elkaars opvattingen en een hoger reflectievermogen ontstaat. Dat laatste impliceert wel dat de RvC ook met enige distantie naar onderwerpen kijkt én de buitenwereld naar binnen haalt. Dit alles is noodzakelijk om een goede invulling van de klankbordrol mogelijk te maken. 

2) Bespreek onderwerpen die nog niet helemaal "af" zijn
De RvC inzetten als klankbord heeft een meerwaarde bij kwesties die nog niet helemaal zijn afgerond. De raad kan aanvullen wat in een voorstel ontbreekt en andere invalshoeken belichten - en daarmee de besluitvorming verrijken en een voorstel beter maken. Dit vraagt om rust en vertrouwen bij de RvC. De open klankbordrol houdt in dat de RvC niet gaat sturen op een besluit willen nemen en voorkomt  mogelijke wrevel richting de bestuurder waarom deze een "onaf" voorstel op de agenda heeft gezet.

3) Twijfels horen bij besturen
Een bestuurder kan op weg naar een afgerond voorstel ook zo zijn of haar twijfels hebben. Dat is een natuurlijk proces, dat bovendien minder risico geeft op tunnelvisie, of wellicht “paradigmaverkleving”. De bestuurder moet zich dan voldoende gesteund voelen om zaken, waar hij/zij zelf de oplossing nog niet voor heeft, in te brengen. De RvC moet op zijn beurt niet onrustig worden als de bestuurder zegt iets niet zeker te weten.

4) Goede inbreng hoeft toch niet altijd opgevolgd te worden
Ook ontstaat soms een spanningsveld met betrekking tot de ruimte die de RvC neemt bij voorstellen met meerdere scenario's. De RvC kan een voorkeur hebben voor een bepaald scenario. Dit weegt een goede bestuurder uiteraard mee, maar de bestuurder dient ook ruimte te krijgen om toch een andere keuze te maken. Spreek dit ook uit naar elkaar en ga hier professioneel mee om.

5) Zoek niet te snel naar een oplossing
Een laatste aandachtspunt dat we willen aanstippen, is dat in de boardroom niet te snel naar een oplossing gezocht moet worden. Een proces van klankborden verloopt niet altijd in een rechte lijn van A naar B. Tijdens die route mag er ook gezocht worden. De RvC brengt haar visie in, maar zegt niet: "dat moet je zo en zo doen." 

Weten wat de kaders zijn
Rolvastheid voor de RvC en duidelijk zijn over wat bestuur en RvC van elkaar verwachten bij de invulling van de klankbordrol, zorgt voor een veilige omgeving. Zo kan men elkaar aanspreken, zonder dat dit leidt tot een verscherpte opstelling. Onze ervaring is dat die veiligheid moeilijk benoembaar of meetbaar is. Het ontbreken ervan valt echter snel op. Om die reden moeten signalen die wijzen op een afnemende veiligheid in het onderlinge gesprek direct worden opgepakt. Het is cruciaal dat toezichthouders en bestuurders het belang van een open dialoog inzien en hier continu aandacht voor blijven houden. Dat voorkomt dat de klankbordrol in de verdrukking komt of zelfs buiten beeld verdwijnt. En dat zou pas echt zonde zijn.

Maarten de Booij, Directeur-bestuurder en
Bart van Rijsbergen, voorzitter RvC
De Leeuw van Putten, Spijkenisse

Reageren? Stuur een bericht aan bureau@vtw.nl