Toezicht in de praktijk: de zelfevaluatie van de RvC - casus 10: 'Evaluatie voorzitter levert vaak ongemak op’ - meer aandacht nodig voor rol RvC-voorzitter tijdens zelfevaluatie

De RvC-voorzitter heeft een doorslaggevende invloed op het functioneren van de RvC. In andere woorden: de voorzitter is de smaakmaker van het team. Komt zijn of haar rol voldoende aan bod tijdens de zelfevaluatie? Een gesprek – onder leiding van Willem van Leeuwen - met twee externe begeleiders van intervisies en zelfevaluaties: Ivone Bergsma en Bea Annot.

Tekst: Lisette Vos

Ivone Bergsma en Bea Annot hebben beiden ruime ervaring als externe begeleider van intervisies met voorzitters en/of zelfevaluaties én als RvC-voorzitter. Zij delen tijdens een tweegesprek hun ervaringen, over de rol van de RvC-voorzitter én over de aandacht voor deze rol tijdens een zelfevaluatie. Willem van Leeuwen, die de redactie voert over de artikelenreeks van de VTW over verschillende aspecten van zelfevaluatie, leidt het gesprek.  

Bergsma en Annot hebben zelf als RvC-voorzitter zelfevaluaties door een externe begeleider meegemaakt. Vinden zij dat de rol van de voorzitter voldoende aan bod komt? Volgens Bergsma kwam tijdens de laatste zelfevaluatie de rol van de voorzitter aan de orde, maar kort. ‘Een goede evaluatie van mijn rol ontbrak.’ Annot is vaak kritisch op begeleiders van zelfevaluaties. ‘Lang niet iedereen pakt de dynamiek in de groep, juist de voorzitter speelt daarin een grote rol.’

Doorslaggevende invloed
Volgens Bergsma heeft de voorzitter een doorslaggevende invloed op het functioneren van de RvC, Annot noemt de voorzitter de smaakmaker van het team. Ze vinden beiden dat de rol van de voorzitter tijdens de zelfevaluatie een prominente rol moet krijgen, ongeacht de methode die een begeleider gebruikt. ‘De rol van de voorzitter komt meestal wel ter sprake. Maar is het diepgaand genoeg? Dat is de vraag. Het is voor de externe begeleider vaak lastig: hoe bespreek je bijvoorbeeld de rol van een dominantie voorzitter? Zeker als je dit zelf signaleert, en de andere RvC-leden dit niet benoemen?’

Ongemak
Een evaluatie van de voorzitter levert vaak ongemak op, beaamt Bergsma. ‘Het ongemak zit in de mens zelf. Als je wordt aangesproken op je gedrag, heb je de neiging defensief te reageren. Ieder mens, zeker de voorzitter van de ploeg, moet de wijsheid hebben om open te staan voor feedback. Dat is soms best lastig. Als externe begeleider moet je bewust zijn van hoe mensen in elkaar zitten, de ruimte bieden om elkaars ervaringen eerlijk te delen, waardoor de gesprekken soepeler verlopen. Die bewustwording, dat is de sleutel.’

Als Bergsma een gesprek tussen voorzitters begeleidt, legt ze altijd de kracht van een intervisie uit. ‘Als je zelfreflectie toont, heb je al een belangrijke basis gelegd. Iedereen kijkt met de eigen bril naar de werkelijkheid, je moet je realiseren dat ieder een eigen bril draagt en dat je zelf ook een andere bril op kan zetten.’

Volgens Annot is het gedrag van de RvC-leden een belangrijke factor. De voorzitter moet bij uitstek het goede voorbeeld geven. Annot, lid van de Programmaraad van de VTW Academie, vindt dat de opleidingen en cursussen over groepsdynamiek in de bestuurskamer (lees: gedrag) van toegevoegde waarde zijn. ‘In het totale aanbod is er minder belangstelling voor. Maar ik vind niet dat je die cursussen dan moet schrappen. Juist niet. Het ongemak zit vaak in het gedrag.’

Waarderend toezicht
Annot is – zoals ze zelf zegt – fan van waarderend toezicht (waar Carla Dubbelman & Rixt Heegsma een boek over schreven). ‘Als je uitgaat van waardering van de ander, dan creëer je een veilige omgeving, en kan je makkelijker bespreekbaar maken wat er niet goed gaat. Sommigen noemen dat soft, maar daar ben ik het niet mee eens. Je kan juist stevige kritiek geven, als je waardering voor elkaar hebt. En als het erop aankomt, moet een RvC-voorzitter het initiatief durven nemen om zo nodig een bestuurder te ontslaan. Dat kan je niet soft noemen.’

Lef hebben
Op welke manier kan de externe begeleider de rol van de voorzitter tijdens de zelfevaluatie nadrukkelijker op de agenda krijgen? Volgens Bergsma en Annot is de rol van begeleider niet voor iedereen weggelegd. ‘Als begeleider kan je zelf ongemak voelen om het functioneren van de voorzitter te belichten, je moet hierin kritisch naar je eigen rol kijken,’ stelt Bergsma. ‘Je moet goed luisteren en signaleren wat er gebeurt in de RvC, hoe de voorzitter opereert. Vragen stellen. En dúrven in te grijpen, als dat nodig is. Leg het gesprek maar stil en vraag wat er gebeurt,’ vult Annot aan.  

Willem van Leeuwen oppert om de rol van de voorzitter tijdens de zelfevaluatie duidelijker op te nemen in de Governancecode Woningcorporaties. Juist omdat de voorzitter de smaakmaker van het team is en hij of zij een grote verantwoordelijkheid draagt en een duidelijk referentiekader ontbreekt. Dat kan volgens Bergsma en Annot zeker helpen. Annot: ‘Maar er is meer nodig. We moeten vooral nadenken over hoe we de voorzitter beter laten functioneren, zodat uiteindelijk de bestuurder zijn of haar werk beter kan doen. Dat is de kernvraag.’

Geslaagde zelfevaluatie
Wanneer vinden Bergsma en Annot als begeleider een zelfevaluatie geslaagd? ‘Als je de processen in de groep goed volgt, luistert, en teruggeeft wat je hoort en ziet. Voorwaarde is wel is dat de leden, ook de voorzitter, zelfreflectie tonen. Als je dan iets te pakken hebt, en je komt samen verder, dan is dat mooi,’ aldus Bergsma. Annot: ‘Ik vind het belangrijk dat een zelfevaluatie niet te vrijblijvend is. Dat je een tandje dieper gaat. Hoe je dat bereikt, dat is voor mij elke keer een mooie puzzel.’

In de praktijk
In de praktijk kan een zelfevaluatie steeds anders uitpakken. Dat blijft spannend. Bijvoorbeeld als blijkt dat de voorzitter van de RvC buiten de groep staat. Annot heeft dat een keer meegemaakt. ‘Ik had de tafels verplaatst, de stoelen in een kring gezet. Als snel zag ik het ongemak van de voorzitter in de groep. Ik ben letterlijk met mijn stoel naast hem gaan zitten. Ik maakte de interactie in de groep bespreekbaar. Dat was confronterend. De andere RvC-leden vonden dat de voorzitter te veel een bondje met de bestuurder had. Het was belangrijk dat dat op tafel kwam.’

Continuïteit
Hoe verder na de zelfevaluatie? Vaak ontbreekt in de externe begeleiding van een zelfevaluatie de continuïteit. Dat is een gemiste kans, stelt Annot. ‘Je bespreekt met elkaar hoe het gaat tijdens een zelfevaluatie. En dan kom je er later dat jaar, als je dat afspreekt, op terug. Maar voor de volgende zelfevaluatie wordt meestal een andere begeleider gevraagd. Terwijl het dan vaak echt interessant wordt, hoe gaat het nu verder, wat heeft iedereen, ook de voorzitter, van de vorige zelfevaluatie geleerd. Goed om daar  na te denken over de continuïteit en dezelfde begeleider nog eens terug te vragen .’

Tips voor externe begeleiders en Raden over de zelfevaluatie  en de rol van de RvC-voorzitter:

• Zet de rol van de voorzitter nadrukkelijk op de agenda, neem er de tijd voor, zoek de verdieping
• Wees je als begeleider bewust dat de zelfevaluatie gaat over gedrag van mensen, dat kan ongemak opleveren, ga dat niet uit weg
• Signaleer tijdens een zelfevaluatie wat er gebeurt in de groepsdynamiek: stel vragen en durf in te grijpen als dat nodig is, ook fysiek door bijvoorbeeld een andere plaats in te nemen
• De voorzitter van de RvC moet openstaan voor zelfreflectie, dat geldt ook voor de externe begeleider
• Denk als Raad na over de continuïteit van de zelfevaluatie: door een begeleider de volgende zelfevaluatie van de RvC (inclusief de rol van de voorzitter) ook te laten doen, kun je voortbouwen op de vorige sessie