Een veel gehoorde vraag bij zelfevaluaties gaat over de rol van de bestuurder hierbij. Het beantwoorden vraagt eerst een heldere omschrijving van het doel van een zelfevaluatie. De auteur vindt dat een zelfevaluatie gaat over de governance van de volkshuisvestelijke prestaties (dus over de leefwereld) in plaats van over het interne toezicht op de systeemwereld. Vanuit deze definitie reflecteert auteur Theo Stubbé op de rol van de bestuurder bij de zelfevaluatie en eindigt hij met een aantal overwegingen om die rol situationeel in te vullen.
Wat is het doel van een zelfevaluatie?
De zelfevaluatie is een middel om de kwaliteit van de governance (= bestuur + toezicht) bij organisaties te verbeteren, dan wel te borgen. Terugkijken heeft alleen zin als je ervan wilt leren om de governance in de toekomst te verbeteren. Dit betekent dat je evalueert over het op waarde schatten van het gedane werk om te komen tot conclusies, leerpunten, voornemens en/of afspraken voor de komende periode. Bij het op waarde schatten kan de input van een nieuwe commissaris of van de bestuurder niet gemist worden. Alle leden van de RvC en de bestuurder(s) vormen zo samen het Governanceteam. [noot van de auteur: het gebruik van het woord ‘Governanceteam’ geeft weer dat de insteek van dit artikel komt vanuit het Stewardship paradigma, zoals beschreven door M. Engbers in ‘Onder commissarissen’, 2021. Met de kanttekening dat ik een duidelijk verschil zie in de rollen van de bestuurder en van de RvC en dat rolbewustzijn essentieel is voor goede Governance]
De doelstelling van zelfevaluatie, leren voor de toekomst, wordt bereikt door samen antwoorden te vinden op de volgende twee vragen: “Wat kán je leren?” en “Wat wíl je verbeteren?”
Wat kán je leren?
Vele onderwerpen, op basis van kennis & inhoud, kan je leren en dat geldt ook voor vaardigheden, zoals efficiënt vergaderen. De kwaliteit van kennis en vaardigheden kan je stimuleren met nieuwsgierigheid, door gebruik te maken van je ervaring en/of door te trainen (cursus, opleiding etc.). Met het aspect houding & gedrag gaat dat anders. Houding & gedrag zijn niet eenvoudig met een cursus te verbeteren. Houding & gedrag vragen een veilige en inspirerende omgeving voor feedback op je gedrag. Een zelfevaluatie is bij uitstek een moment om te reflecteren op je eigen gedrag en dat van je collega’s. Hiervoor moeten de omstandigheden van de zelfevaluatie dus goed op orde zijn. Je hebt niet alleen goede (veilige) omstandigheden nodig maar ook deelnemers die feedback kunnen geven op basis van gedeelde ervaringen. De bestuurder, die de RvC vergaderingen bijwoont, heeft hier een prima beeld bij.
Wat wíl je verbeteren?
Als maatschappelijke ondernemingen zijn woningcorporaties verantwoording verschuldigd aan de gemeenschap. Er is veel wet- en regelgeving die, in combinatie met extern toezicht, een mate van zekerheid geven over de kwaliteit van de prestaties. Ik vergelijk de rol van wet- en regelgeving bij de governance met vangrails op de snelweg. De auto’s blijven binnen de vangrails, maar ik betwijfel of vangrails bijdragen aan goed & veilig rijgedrag. Vangrails brengen wel overzicht in de systeemwereld.
Ik denk dat de gevoelde verantwoordelijkheid van bestuur en RvC naar de gemeenschap meer bijdraagt aan de kwaliteit. Over die gevoelde - door grondlegger van de sociologie Max Weber in ‘Wirtschaft und Gesellschaft’ (1921) beschreven als zichzelf toegeëigende - verantwoordelijkheid van de volkshuisvestelijke prestaties moet je ook verantwoording afleggen. Vanuit deze redenering gaat de zelfevaluatie dus over de governance van de prestaties en niet alleen over het interne toezicht. Governance is de symbiose van besturen en toezichthouden. Als de zelfevaluatie dient om de kwaliteit van de volkshuisvestelijke prestaties te verbeteren, dan is het logisch dat de zelfevaluatie gebaat is bij deelname van de bestuurder hieraan.
Het Governance-team wordt sterker als bestuur en RvC samen reflecteren, vanuit het bewustzijn dat elk een eigen rol heeft. De hardere componenten, zoals bijvoorbeeld kennis over financiën of de voorzitterschap vaardigheid, zijn bij de corporaties meestal op orde, maar de zogenaamde ‘boardroom dynamics’ blijven nog vaak onderbelicht. Het vraagt van alle leden van het Governanceteam de intrinsieke wil om te verbeteren en om individuele openheid. En al zijn de zachte componenten moeilijker te verbeteren, zoals Marilieke Engbers terecht constateert, de gezamenlijke zelfevaluatie is een kans om de echte dialoog op tafel te brengen. Het voorkomt ook dat impliciet of expliciet de verbeteracties bij de ander gelegd worden. Het leggen van de oorzaak of schuld bij de ander noemt men externe attributie.
Wat zijn de situationele kenmerken voor wel of geen deelname van de bestuurder aan de zelfevaluatie?
Uit de bovenstaande redenering trek ik de conclusie dat de bestuurder in principe beter kan deelnemen aan de zelfevaluatie, want:
1) Het doel van de zelfevaluatie is het verbeteren van de prestaties (leefwereld) en daar kan je beter samen over reflecteren.
2) De bestuurder zou de ervaring en het niveau kunnen hebben om goed feedback te geven.
3) Het is een valkuil om de zachte, soms ongezegde, aspecten bij de ander te leggen, als de RvC zonder de bestuurder zou evalueren.
Het is echter verstandig situationeel te overwegen of een bestuurder deelneemt of niet. Bijgaand een overzicht van overwegingen, die ik in de praktijk vaak hoor bij een intake voor een zelfevaluatie:
 |
Wat kom ik tegen in de praktijk?
1e: Veruit de meeste zelfevaluaties die ik begeleid zijn een gecombineerde reflectie van de RvC met het bestuur, met daarna een nazit van de RvC, onder elkaar. Soms levert deze nazit een verdiepingsslag op en vaak is het gewoon prettig om na te praten. Ik adviseer om deze insteek, van gecombineerd reflecteren plus een nazit, als een standaard aanpak af te spreken, want het is niet handig - gevoelsmatig - om deze nazit tijdens de zelfevaluatie voor te stellen.
2e: Het is soms goed om te reflecteren zonder de bestuurder, met name als er spanningen zijn, ongeacht of de spanning zit tussen bestuurder en RvC of binnen de RvC.
3e: Soms krijg ik de vraag dat de RvC eerst met elkaar wil spreken en dat de bestuurder daarna (een half uur) aansluit. Ik vind dit een onhandige variant, omdat het twee nadelen met zich meebrengt:
Conclusie
Ik denk dat de zelfevaluatie het best georganiseerd kan worden met het bestuur erbij, om daarna af te sluiten met een nazit van alleen commissarissen, tenzij er spanningen in het geding zijn. Focus de zelfevaluatie vooral op de maatschappelijke prestaties, want daarvoor bent u benoemd.
Theo Stubbé
Blauw BV