‘Online tool is een hulpmiddel voor goed gesprek’ - Ervaringen met online tool zelfevaluatie van de VTW en tips voor RvC’s

Raden van Commissarissen die een zelfevaluatie (zonder externe begeleiding) op de agenda hebben staan, kunnen gebruikmaken van de online tool van de VTW. Alle leden vullen individueel een vragenlijst (gebaseerd op de Governancecode) in. De rapportage vormt de basis voor een goed gesprek. Wat zijn de ervaringen van RvC’s en welke tips hebben zij voor hun collega’s?   

Tekst: Lisette Vos

De online tool van de VTW omvat circa 60 vragen over verschillende thema’s in de governance, op maat gemaakt voor de corporatiesector. De tool levert – op basis van de ingevulde vragen - een online rapportage op. Hierin zijn in één oogopslag bespreek- en verbeterpunten te zien, als basis voor een goed gesprek in de RvC, zo meldt de VTW. De rapportage is inclusief een benchmark: de RvC kan de eigen bevindingen met de resultaten uit meer dan 2000 eerder ingevulde surveys vergelijken.

Goed initiatief
De RvC houdt om het jaar een zelfevaluatie zonder externe begeleiding. De online tool van de VTW is dan een hulpmiddel om het functioneren van de eigen RvC onder de loep te nemen, stelt RvC-voorzitter Albertine van Vliet van Omnia Wonen. ‘We zijn lid van de VTW, we vinden de tool een goed initiatief. Onze RvC is een geoliede machine, we geven elkaar tijdens de vergaderingen steeds feedback. Tijdens de zelfevaluatie komen geen konijnen uit de hoge hoed, ongeacht welke methode of tool we gebruiken.’

Van Vliet en de meeste collega’s van de RvC Omnia Wonen zijn positief over de vragenlijst, inclusief de open vragen. Eén RvC-lid was minder te spreken over de vragen, waarin de leden met cijfers moeten aangeven of ze het meer of minder (on)eens zijn met een bepaalde stelling. ‘Hoe kan je het goede gesprek voeren aan de hand van scores? Dat was voor het RvC-lid eens maar nooit weer. Zelf vind ik de vragenlijst goed opgezet. En het is ons gelukt om uit de rapportage een rode draad te halen, waarin alle leden zich herkenden.’

Vragenlijst biedt goede structuur
De RvC van Wonen Limburg heeft de online tool vorig jaar ook voor het eerst gebruikt. De vragenlijst biedt volgens Vice-voorzitter Annette van Waning een goede structuur om alle aspecten over het functioneren van de eigen RvC aan de orde te laten komen. ‘Het is heel prettig dat alle belangrijke thema’s aan bod komen, zodat we niets over het hoofd zien. Alle leden vullen individueel dezelfde vragen in, dat is meer objectief dan dat een externe begeleider alle leden interviewt. Hij of zij kan het gesprek meer sturen, de uitkomst is dan meer subjectief. Bovendien: als je de tool vaker gebruikt, met steeds dezelfde vragen, kan je de uitkomsten iedere keer goed met elkaar vergelijken. Dat geeft inzicht in de ontwikkeling van de RvC.’

Socratisch gesprek
Volgens Van Waning is het een voorwaarde dat alle leden van de RvC de vragen open en eerlijk beantwoorden. Dat de RvC van de Limburgse corporatie een leergang over het socratisch gesprek heeft gevolgd, helpt daarbij. ‘We hebben elkaar tijdens die leergang beter leren kennen, je leert elkaars verschillen te respecteren en goed naar elkaar te luisteren. Dat is een goede basis om een zelfevaluatie te houden. Als je een vragenlijst niet open en eerlijk beantwoordt, is de hele exercitie in feite een wassen neus. Je moet als professionals op elkaar kunnen vertrouwen dat iedereen de vragenlijst naar waarheid invult.’

Aan het einde van elke hoofdstuk kunnen RvC-leden een open vraag beantwoorden. Dat is een belangrijk onderdeel van de enquête, stelt Van Waning. ‘Die open vraag dwingt je om net iets langer na te denken over de antwoorden die je hebt gegeven. Uit de enquête komen mooie tabellen voort, maar daarin mis je soms de nuancering. Bij de open vraag over het thema beloning bijvoorbeeld, heb ik ingevuld dat we als RvC de brede werkgeversrol eens uitgebreider zouden moeten bespreken. Die antwoorden op de open vragen kunnen we meenemen in het goede gesprek.’   

Stof tot nadenken
Pieter de Jong, RvC-lid van Lek en Waard Wonen, vindt de tool ook een hulpmiddel om het goede gesprek te voeren. De opzet van de vragenlijst vindt hij goed, alle relevante onderwerpen in de governance staan op een rij, en de open vragen bieden de RvC-leden de ruimte om onderwerpen uit te diepen. ‘Je kan in de zelfevaluatie wel 1000 onderwerpen bespreken, de checklist van de VTW helpt je om in kaart te brengen waar het je het over zou moeten hebben. Al moet je uiteraard niet slaafs de uitkomsten volgen. De rapportage is een opmaat voor een goed gesprek. Daarbij geven de antwoorden op de open vragen vaak stof tot nadenken.’

Eigen aanpak voor goed gesprek
De rapportage is voor elke RvC de basis voor een goed gesprek, maar hoe de RvC-leden samen dat gesprek voeren, kan op verschillende manieren. De RvC van Lek en Waard Wonen heeft zelfevaluatie als agendapunt toegevoegd aan de RvC-vergadering. Voorafgaand hebben alle leden de rapportage ontvangen. RvC-lid De Jong (ook voorzitter van de remuneratiecommissie) was de gespreksleider tijdens de bespreking (van een uur). ‘We hebben in een eerste ronde samen punt voor punt de rapportage doorgenomen. Je ziet dan vanzelf wanneer wij verschillende antwoorden geven en waar wij op onderdelen hoger of lager scoren dan de benchmark. Dat nodigt uit om langer bij dat punt stil te staan.’

In de tweede ronde hebben de leden onder meer gesproken over het functioneren van twee commissies (remuneratie en audit). ‘We hebben de waardering uitgesproken voor het werk van de commissies. Ik vind dat je ook stil moet staan bij zaken die goed gaan. Daarnaast hebben we de voorbereiding en de advisering van de commissie in de RvC zelf besproken. We vinden het belangrijk, zo bleek, dat alle RvC-leden de ruimte hebben om over de onderwerpen uit de commissie hun mening te geven. Die ruimte is er ook.’

Mening van de minderheid
Als vier van de vijf leden een positieve score geven op een thema, kan het ook interessant zijn om die ene negatieve score eruit te lichten, stelt De Jong. ‘Juist de mening van de minderheid kan inzicht geven in ons functioneren. Het is goed om daar naar te luisteren.’

Voorbereiding RvC-voorzitter en bestuurssecretaris
RvC-voorzitter Van Vliet en de bestuurssecretaris van Omnia Wonen hebben het goede gesprek voor de zelfevaluatie (van anderhalf uur) voorbereid. Zij hebben de uitkomsten van alle individuele leden van de RvC gedeeld, inclusief de complete rapportage. Samen hebben zij een aantal onderwerpen uitgekozen om nader te bespreken. ‘Ik vind dat we open en transparant moeten zijn, dus we delen alle beschikbare informatie. De bestuurssecretaris en ik hebben een voorstel gedaan, maar we als geheel vast wat we samen willen bespreken. Zo hebben we het gehad over efficiënt vergaderen. We hebben een drukke tijd achter de rug, met een interim-bestuurder, en de werving van een nieuwe bestuurder. We kunnen onder meer tijd winnen door een goede agenda op te stellen.’

Afwijkende antwoorden
De bestuurssecretaris van Omnia Wonen heeft de enquête ook ingevuld. In de rapportage vielen volgens de RvC-voorzitter enkele afwijkende antwoorden op. Bij navraag bleek de bestuurssecretaris daarvoor verantwoordelijk. ‘Die meningen kunnen waardevolle adviezen zijn, maar deze zijn geen onderdeel van de zelfevaluatie. Ik zou vooraf bij de instructie van de tool duidelijk toelichten dat een rapportage geen onderscheid maakt tussen een RvC-lid en een bestuurssecretaris. Eigenlijk zou je de antwoorden, van bijvoorbeeld de bestuurssecretaris die ook meedoet, in de rapportage apart moeten kunnen zetten.’

De voorzitter van de RvC van Wonen Limburg heeft het goede gesprek op basis van de rapportage gefaciliteerd. Alle leden hebben vooraf de samenvatting ontvangen. Tijdens een bijeenkomst van 2 uur hebben de RvC-leden de opvallende punten doorgenomen, bijvoorbeeld als zij van mening verschilden of er een duidelijk verschil was ten opzichte van collega’s in de benchmark. ‘De rapportage is heel overzichtelijk. Je ziet de uitschieters snel genoeg. Daar hebben we uitgebreider bij stil gestaan.’

Lijst met actiepunten
De bestuurssecretaris van Wonen Limburg heeft een verslag van die bijeenkomst gemaakt, samen met een lijst van actiepunten, zoals over opleidingen. ‘We hebben vaker gesproken over de verschillende behoeften van de RvC-leden om een opleiding te volgen. Het is goed om die individuele wensen op elkaar af te stemmen, zodat niet iedereen dezelfde opleiding volgt. Dat hebben we in gang gezet. Een ander punt is dat we de ruimte moeten hebben om actuele ontwikkelingen te bespreken, zoals de gemeenteraadsverkiezingen. We voegen nu standaard het agendapunt actualiteit toe,’ licht Van Waning toe.

De drie RvC-leden die hun ervaringen in dit artikel hebben gedeeld, zijn het erover eens dat zij de aandachtspunten en actiepunten van de zelfevaluatie moeten blijven monitoren.

- - - 

TIPS VOOR GEBRUIK ONLINE TOOL VTW

• Vul de antwoorden in de enquête open en eerlijk in. Neem bij de open vragen de tijd om na te denken over een toelichting op de enquêtevragen. Check wie de enquête invullen. Als de bestuurderssecretaris meedoet, is dat van invloed op de rapportage.
• De rapportage van de tool vormt de opmaat voor een goed gesprek. Volg echter niet slaafs de antwoorden, maar stel samen vast waar de RvC-leden dieper op in willen gaan.
• Sta niet alleen stil bij de zaken die volgens de rapportage niet goed gaan, maar ook bij de zaken die wél goed gaan.
• Maak zoals bij elke zelfevaluatie een verslag en neem hierin actiepunten op. Check op gezette tijden of de actiepunten worden opgevolgd.

Meer informatie over de online tool

De VTW heeft de online tool samen met Hans Bedet ontwikkeld, en is speciaal op maat gemaakt voor de corporatiesector. Ga naar: https://www.vtw.nl/nieuws/zelfevaluatie-online