De eerste aflevering in de nieuwe reeks ‘Toezicht in de praktijk’ over de begeleide zelfevaluatie van de RvC: 'Living Lab'. Auteur Hildegard Pelzer gaat in op de zelfreflectie en zelfevaluatie van de RvC.
Living Lab
Een RvC wordt verrast door een brief, waarin de OR zijn vertrouwen in de bestuurder opzegt. Een andere RvC komt na twee jaar tot de ontdekking, dat een vanuit maatschappelijk oogpunt sympathieke innovatie, zeer verlieslijdend is. Weer een andere RvC heeft, mede naar aanleiding van een signaal van de externe toezichthouder, ontdekt dat in de top van de organisatie al geruime tijd een integriteitsissue speelt, dat nu dreigt te escaleren. Dat zijn allemaal problemen uit de praktijk.
Kans
Dit soort problemen moeten uiteraard door de RvC worden opgelost. Als de RvC het daarbij laat, laat hij de kans aan zich voorbijgaan om te leren van wat niet goed is gegaan en mogelijke ‘trauma’s’ onschadelijk te maken. In de voorbeelden die ik noemde, hebben de RvC’s die kans wel opgepakt. Zij hebben stilgestaan bij vragen als: “Hoe heeft het ons kunnen overkomen?” “Hebben we iets over het hoofd gezien of niet goed beoordeeld en hoe komt dat?” “Hadden we beter kunnen acteren?” De RvC’s hebben gereflecteerd op wat gebeurd is, wat hun aandeel daarbij was en wat daaruit te leren valt.
Meerwaarde
Die reflectie als vorm van zelfevaluatie heeft grote waarde. Je kijkt samen terug op een casus die iedereen heeft meegemaakt – soms vanuit verschillende functie in de raad -, en die iedereen heeft geraakt. Bij het bespreken van een casus uit de eigen praktijk word je concreet en blijf je niet hangen in algemeenheden over rolopvatting en de vertaling naar de praktijk. En je gaat de diepte in wat betreft het gedrag van commissarissen, de interactie tussen commissarissen onderling en met de bestuurder(s) en de achterliggende basishouding. Illustratief is de reactie van de voorzitter van een RvC, die verrast werd door het opzeggen van het vertrouwen in de bestuurder door de OR.
Toen een commissaris zei in het verleden meermalen te hebben gewaarschuwd voor onvrede in de OR, was de spontane reactie van de voorzitter “Waarom heb ik dat niet gehoord?” Dat was de opmaat voor een open explorerend gesprek over de dynamiek in de RvC en het aandeel van eenieder daarin. Bij de casus waarbij de RvC verrast werd door ernstig onoorbaar gedrag van de bestuurder, werden commissarissen zich ervan bewust, dat er al eerder ‘kleinere’ integriteitsissues speelden, die door de RvC niet als zodanig zijn benoemd, en dat de RvC bij de jaarlijkse evaluatie van de bestuurder niet heeft stilgestaan bij karakterkenmerken van de – overigens succesvolle bestuurder – die een risico vormen. Nog een laatste voorbeeld om te illustreren, hoe je met de gezamenlijke analyse van casuïstiek de diepere lagen van het functioneren als toezichthouder naar boven kunt krijgen. Reflecterend op de innovatie die zich als mislukking ontpopte, wist de RvC de vinger te leggen op de hiaten en vertekeningen die in de besluitvorming over goedkeuring van de innovatieve dienstverlening waren geslopen en in het monitoren van het functioneren daarvan. Dat leidde tot spelregels om de kans op bias (irrationaliteit) in de oordeels- en besluitvorming in de toekomst te verkleinen.
De voorbeelden illustreren, dat reflectie op wat niet goed is gegaan helpt om blinde vlekken in het functioneren van de RvC zichtbaar te maken en het inzicht in de dynamiek in de boardroom te verdiepen. Je denkt al gauw dat iedereen goed naar elkaar luistert, dat in de raad alles op tafel komt, dat je kritisch kijkt, dat de frisse blik van nieuwe commissarissen benut wordt ……. Of dat echt voldoende geborgd is, is moeilijk te achterhalen als het goed gaat, maar wordt duidelijk als het minder of niet goed gaat. Zoals een near accident of aanrijding de alertheid van de bestuurder weer kan verhogen.
Tips voor reflectie
Aan het begin van mijn loopbaan wenste iemand mij toe, dat ik eens een flinke uitglijder zou maken. Daar leer je van en daar wordt je sterker van, meende hij. Ik wens u als commissaris niet de uitglijder toe, maar als die er dan toch komt, dat u er door erop te reflecteren nog wijzer en nog sterker van wordt.
Hildegard Pelzer, Governance Support
Meer informatie over de nieuwe reeks 'Toezicht in de praktijk' over de professionele zelfreflectie en de zelfevaluatie van de RvC: 'Oproep : heeft uw raad een ervaring met begeleide zelfevaluatie die u wilt delen?'
VTW handreiking: 'Professionaliseren door zelfreflectie' (2017)