Toezicht in de praktijk: de zelfevaluatie van de RvC - casus 1: Living Lab

De eerste aflevering in de nieuwe reeks ‘Toezicht in de praktijk’ over de begeleide zelfevaluatie van de RvC: 'Living Lab'. Auteur Hildegard Pelzer gaat in op de zelfreflectie en zelfevaluatie van de RvC.

Living Lab
Een RvC wordt verrast door een brief, waarin de OR zijn vertrouwen in de bestuurder opzegt. Een andere RvC komt na twee jaar tot de ontdekking, dat een vanuit maatschappelijk oogpunt sympathieke innovatie, zeer verlieslijdend is. Weer een andere RvC heeft, mede naar aanleiding van een signaal van de externe toezichthouder, ontdekt dat in de top van de organisatie al geruime tijd een integriteitsissue speelt, dat nu dreigt te escaleren. Dat zijn allemaal problemen uit de praktijk.

Kans
Dit soort problemen moeten uiteraard door de RvC worden opgelost. Als de RvC het daarbij laat, laat hij de kans aan zich voorbijgaan om te leren van wat niet goed is gegaan en mogelijke ‘trauma’s’ onschadelijk te maken. In de voorbeelden die ik noemde, hebben de RvC’s die kans wel opgepakt. Zij hebben stilgestaan bij vragen als: “Hoe heeft het ons kunnen overkomen?” “Hebben we iets over het hoofd gezien of niet goed beoordeeld en hoe komt dat?” “Hadden we beter kunnen acteren?” De RvC’s hebben gereflecteerd op wat gebeurd is, wat hun aandeel daarbij was en wat daaruit te leren valt.

Meerwaarde
Die reflectie als vorm van zelfevaluatie heeft grote waarde. Je kijkt samen terug op een casus die iedereen heeft meegemaakt – soms vanuit verschillende functie in de raad -, en die iedereen heeft geraakt. Bij het bespreken van een casus uit de eigen praktijk word je concreet en blijf je niet hangen in algemeenheden over rolopvatting en de vertaling naar de praktijk. En je gaat de diepte in wat betreft het gedrag van commissarissen, de interactie tussen commissarissen onderling en met de bestuurder(s) en de achterliggende basishouding. Illustratief is de reactie van de voorzitter van een RvC, die verrast werd door het opzeggen van het vertrouwen in de bestuurder door de OR.

Toen een commissaris zei in het verleden meermalen te hebben gewaarschuwd voor onvrede in de OR, was de spontane reactie van de voorzitter “Waarom heb ik dat niet gehoord?” Dat was de opmaat voor een open explorerend gesprek over de dynamiek in de RvC en het aandeel van eenieder daarin. Bij de casus waarbij de RvC verrast werd door ernstig onoorbaar gedrag van de bestuurder, werden commissarissen zich ervan bewust, dat er al eerder ‘kleinere’ integriteitsissues speelden, die door de RvC niet als zodanig zijn benoemd, en dat de RvC bij de jaarlijkse evaluatie van de bestuurder niet heeft stilgestaan bij karakterkenmerken van de – overigens succesvolle bestuurder – die een risico vormen. Nog een laatste voorbeeld om te illustreren, hoe je met de gezamenlijke analyse van casuïstiek de diepere lagen van het functioneren als toezichthouder naar boven kunt krijgen. Reflecterend op de innovatie die zich als mislukking ontpopte, wist de RvC de vinger te leggen op de hiaten en vertekeningen die in de besluitvorming over goedkeuring van de innovatieve dienstverlening waren geslopen en in het monitoren van het functioneren daarvan. Dat leidde tot spelregels om de kans op bias (irrationaliteit) in de oordeels- en besluitvorming in de toekomst te verkleinen.

De voorbeelden illustreren, dat reflectie op wat niet goed is gegaan helpt om blinde vlekken in het functioneren van de RvC zichtbaar te maken en het inzicht in de dynamiek in de boardroom te verdiepen. Je denkt al gauw dat iedereen goed naar elkaar luistert, dat in de raad alles op tafel komt, dat je kritisch kijkt, dat de frisse blik van nieuwe commissarissen benut wordt ……. Of dat echt voldoende geborgd is, is moeilijk te achterhalen als het goed gaat, maar wordt duidelijk als het minder of niet goed gaat. Zoals een near accident of aanrijding de alertheid van de bestuurder weer kan verhogen.

Tips voor reflectie

• Feiten. Breng ter voorbereiding de feiten van en rondom de casus zo goed als mogelijk in beeld, door documentanalyse en het bevragen van betrokkenen. De gezamenlijke reflectiesessie begint met het bespreken van dit feitenrelaas. Als blijkt dat niet alle commissarissen hetzelfde beeld hebben, is het goed om na te gaan hoe dit komt. Hier begint de reflectie al. Beschikten niet alle commissarissen over dezelfde informatie en zo ja, hoe komt dat? Werden dezelfde feiten verschillend op waarde geschat en zo ja, hoe komt? Waren commissarissen zich bewust van de werkelijkheid toen men er middenin zat of geldt hier wat Johan Cruijff noemde “Je ziet het pas als je door hebt.”

• Belangrijke issues. Inventariseer ter voorbereiding wat voor de commissarissen (en de bestuurder) belangrijke issues zijn wat betreft het functioneren van de RvC in deze casus en – niet te vergeten – wat dit heeft gedaan met de relaties en emoties in de boardroom. Die zullen in de gezamenlijke reflectiesessie in elk geval aan de orde moeten komen.

• Spanningen en emoties. Heb aandacht voor spanningen en emoties. Die zijn vaak lastig te bespreken. Denk bijvoorbeeld aan ‘schaamte’ voor een gemaakte fout, ‘angst’ voor aansprakelijkheid, ‘eigen onzekerheid’ ten opzichte van zeer ervaren collega’s of ‘gebrek aan vertrouwen’ in de competentie van de voorzitter. Het bespreekbaar maken van dit soort zaken is noodzakelijk om te leren en om samen goed verder te kunnen. Het leiden van het gesprek vereist sensitiviteit en takt. Soms is enige dosering nodig en sommige zaken zijn beter bespreekbaar in een 1 op 1 gesprek.

• Alle facetten. Heb aandacht voor alle mogelijke facetten van het functioneren van de RvC en de leden in de betreffende casus, dus ook voor zaken die niet door betrokkenen als belangrijk zijn ingebracht. Daarbij kan de onbevangen blik van een ervaren buitenstaander helpen. Die kan dingen zien die de RvC niet (meer) ziet, kan helpen om ook eens met een andere bril naar het gebeurde te kijken en kan een veilig klimaat voor een goed gesprek creëren.

• Geen schuldvraag. Maak duidelijk dat het geen schuldvraag is, waar antwoord op moet worden gevonden. Het gaat erom het inzicht in het eigen functioneren te verdiepen en ervan te leren. Fouten kunnen altijd worden gemaakt, zeker bij de vaak lastige en complexe vraagstukken waar commissarissen mee te maken hebben.

Aan het begin van mijn loopbaan wenste iemand mij toe, dat ik eens een flinke uitglijder zou maken. Daar leer je van en daar wordt je sterker van, meende hij. Ik wens u als commissaris niet de uitglijder toe, maar als die er dan toch komt, dat u er door erop te reflecteren nog wijzer en nog sterker van wordt.

Hildegard Pelzer, Governance Support

Meer informatie over de nieuwe reeks 'Toezicht in de praktijk' over de professionele zelfreflectie en de zelfevaluatie van de RvC: 'Oproep : heeft uw raad een ervaring met begeleide zelfevaluatie die u wilt delen?'

VTW handreiking: 'Professionaliseren door zelfreflectie' (2017)