Kleine corporaties zijn kwetsbaar in de digitale transformatie. Onderlinge samenwerking op dit terrein helpt om efficiënter te werken en risico’s in te dammen. Mathieu Belt, lid van de VTW-werkgroep Digitalisering, stelt dat commissarissen dit thema op de agenda moeten zetten. De werkgroep roept Aedes verder op om die samenwerking tussen kleine corporaties in de sector te stimuleren.
Tekst: Lisette Vos
In oktober vorig jaar heeft de VTW een geactualiseerde handreiking Toezicht op IT en digitalisering gepubliceerd. Doel van de werkgroep van de VTW is om de digitale transformatie in de sector naar een hoger plannen te tillen. In een snel veranderende wereld is niets doen geen optie. In de praktijk blijkt het vooral voor kleine corporaties lastig om een digitale strategie te ontwikkelen. Zij hebben niet voldoende capaciteit en kennis in huis.
Mathieu Belt, adviseur digitalisering en onder meer commissaris bij de kleine corporatie WVH Wonen in Hoek van Holland, denkt in de werkgroep Digitalisering mee over de positie van kleine corporaties. ‘Ik vind het een interessant en belangrijk thema. Kleine corporaties zijn kwetsbaar, zij hebben vaak geen aparte IT-afdeling. De risico’s van digitalisering, zoals beveiliging van gegevens en uitvallen van systemen, zijn bij kleine corporaties minstens zo groot.’
 |
Gaten in het systeem
Kleine corporaties blijven achter als ze niet meegaan in de ontwikkelingen, stelt Belt. Zo kunnen corporaties – groot en klein – efficiënter en goedkoper werken als ze digitale systemen optimaal inzetten. In ERP-systemen voor de bedrijfsvoering van corporaties is vaak nog niet alles goed geregeld: zo kan het voorkomen dat een medewerker van een corporatie bij een digitaal reparatieverzoek toch gegevens handmatig moet overtikken in het systeem. ‘Die gaten maken het systeem minder efficiënt.’
Hoewel digitalisering volgens Belt niet een altijd een strategisch onderwerp is, raakt het er wel aan en verdient het gepaste aandacht in de bestuurskamer. ‘Natuurlijk moet je als RvC op de eerste plaats oog hebben voor de risico’s. Maar er speelt meer. Automatisering is duur. Een organisatie die niet efficiënt werkt, kost ook meer geld. Wat betekent dat voor de betaalbaarheid voor de huurder? Huurderstevredenheid speelt ook een belangrijke rol: huurders willen snel en goed worden geholpen. Dat kan online, maar dat moet wel goed georganiseerd zijn. Stel die vragen als RvC.’
Samen investeren
Investeringen in (aanpassingen van) digitale systemen zijn met name voor kleine corporaties kostbaar en complex. Samenwerking tussen corporaties maakt die investering vaak wél mogelijk, zoals in het voorbeeld van WVH Wonen. Deze corporatie in Hoek van Holland – waar Belt RvC-lid is – heeft samen met vijf kleine corporaties uit de regio een nieuw ERP-systeem geselecteerd en is bezig met de implementatie. Een goede stap van het bestuur om de kwetsbaarheid op IT-gebied te verkleinen, aldus Belt. ‘We hebben als RvC wel gewaarschuwd voor de risico’s van deze megaoperatie en mogelijke extra kosten. Het is niet iets wat je even doet. De gevolgen voor de organisaties zijn groot.’
Als sparringpartner heeft commissaris Belt met de bestuurder van WVH Wonen over de invoering van Robotic Process Automation (RPA) gesproken. Hiermee kunnen robots routinetaken (zoals in de administratie) overnemen van medewerkers. Medewerkers besparen uren en kunnen deze anders inzetten. ‘RPA is een hot item. Grote corporaties hebben hier veel baat bij. Maar onze corporatie is een maatje te klein. Als je hieraan begint, zou je dat in samenwerking met andere corporaties moeten doen.’
Vergezichten
Veel innovaties in digitalisering – zoals in de VTW handreiking uitgebreid beschreven – zijn voor de kleine corporaties nog niet weggelegd, stelt Belt. ‘Kunstmatige intelligentie, RPA, er is een scala aan mogelijkheden. Maar dat zijn vergezichten. Het is vooral belangrijk dat kleine corporaties de basis op orde hebben. Innovatieve digitale toepassingen zijn pas relevant als deze laagdrempelig en betaalbaar op de markt komen. Onderlinge samenwerking is de sleutel om dit te bereiken.’
Oproep aan Aedes
Niet alleen kleine corporaties kunnen meer samenwerken, de sector als geheel kan ook stappen zetten, stelt Belt. De VTW-werkgroep roept Aedes op om de samenwerking tussen kleine corporaties te stimuleren. ‘We weten dat Aedes flink inzet op digitalisering, uitwisselen van goede data, en datagedreven werken. Onze vraag is hoe we de kleine corporaties hierbij kunnen betrekken.’
Doe wat wél kan
Dat kleine corporaties niet vooroplopen in de digitale transformatie is volgens Belt prima te verklaren. Dat betekent echter niet dat bestuurders en toezichthouders van die corporaties alleen moeten afwachten. ‘In deze coronatijd bijvoorbeeld ontmoeten medewerkers elkaar digitaal. WVH Wonen kon voor corona niet met Teams werken, zoals zoveel organisaties. Nu werken de medewerkers moeiteloos vanuit huis. Wat wel kan, dóe het.’
---
VTW-werkgroep Digitalisering
De werkgroep bestaat uit: Boban Vukicevic (RvC Staedion en Leystromen), Rob Boekhout (RvC Maasdelta Groep en Woningbedrijf Velsen), Mathieu Belt (RvC Woonkwartier, WVH Wonen), Marco Derksen (RvC de Woonmensen), Ernst-Jan van Driel (RvC Delta Wonen), Elma Groen (RvC Vincio Wonen), Sigrid Helbig (RvC Wonen Zuid), Isa Kahraman (RvC Mijande Wonen), Bert Krikke (RvC Woonbedrijf Ieder1, Wooninvest, Volkshuisvesting Arnhem en bestuurslid VTW), Gea Topper (RvC Groenwest). Daarnaast zijn Ries Bode (auteur van de VTW-handreiking), Michiel van Wezel (Aedes) en Albert Kerssies (VTW-directeur) lid van de werkgroep. Zij hebben drie thema’s benoemd: digitale transformatie, beveiliging/privacy/ethiek en aandacht voor kleine corporaties. De subgroep kleine corporatie bestaat uit: Mathieu Belt, Elma Groen en Ries Bode.
VTW-handreiking Toezicht op IT en digitalisering