Toezicht in de praktijk: de rol van de RvC - casus 9: Zelfevaluatie zonder begeleiding… meer dan een gesprekje dat het zo goed gaat

Woningcorporatie Corpotop heeft alles goed op orde. De directeur is een ervaren rot, zit er al lang en is een charismatische man. Corpotop heeft een ervaren raad van commissarissen. Vier zitten in hun tweede termijn, de vijfde – Selma de Jong - is net nieuw, maar bepaald geen groentje en direct benoemd tot voorzitter van de remuneratiecommissie. In het dagelijks leven is zij consultant en ze heeft veel kijk op de dynamiek in de boardroom. Wel is de volkshuisvesting voor haar nog onbekend terrein. Tijdens de eerste twee voorvergaderingen en vergaderingen vallen een aantal zaken op in het samenspel tussen directeur en raad en ook tussen de commissarissen onderling.

Selma belt de voorzitter en vraagt of zij haar eerste observaties met hem mag delen. De voorzitter vindt dat na twee vergaderingen nog wat vroeg en geeft aan dat de zelfevaluatie daar wellicht een geschikt moment voor was. Hij zegt te begrijpen dat Selma aan veel zaken nog moet wennen. Ze laat zich niet zo maar uit het veld slaan en zegt – vriendelijk doch beslist – dat die opmerking van de voorzitter, dat Selma nog aan veel zaken moet wennen, nu precies past bij de observaties waar zij het over wil hebben. Ze voegt er aan toe dat zij er wat mee wil in de volgende zelfevaluatie die zij als voorzitter van de remuneratiecommissie moet voorbereiden en die dit jaar zonder externe begeleiding is. Dat maakt de voorzitter nieuwsgierig en ze maken een afspraak.

Hoe het verder ging
Het gesprek verliep heel goed. De voorzitter startte met de vraag aan welke opmerking Selma zich gestoord had. Haar reactie is dat de voorzitter haar met de opmerking dat “zij nog aan veel zaken moet wennen” direct in de hoek van de onwetende nieuwkomers plaatst. Een wat minder assertieve nieuwe commissaris wordt daarmee eigenlijk de mond gesnoerd. De voorzitter schrikt en verzekert haar dat hij dat zeker niet zo bedoeld heeft en dat hij steeds benieuwder wordt naar haar observaties.

Selma steekt van wal. Wat haar vooral is opgevallen is dat de bestuurder nauwelijks tegengas krijgt. De voorzitter wijst op zijn enorme kennis, reputatie en overtuigingskracht. Selma herkent dat, maar geeft aan dat het charisma van de bestuurder ook een keerzijde kan hebben als tegengas ontbreekt in situaties dat het hard nodig is. Dat begint meestal in de directe omgeving van de bestuurder, bij de leden van het MT en de beleidsmedewerkers. Maar ook commissarissen zijn soms te snel geïmponeerd door zo’n bestuurder. En daar heeft de raad nu juist een belangrijke rol in! Ze wijst ook op het risico dat de bestuurder, maar ook lang zittende commissarissen last kunnen krijgen van vastgeroeste gewoontes en steeds minder tegenspraak dulden. “Dat hebben we vijf jaar geleden al eens geprobeerd” is dan zo’n dooddoener. Ze raadt de voorzitter aan om een nieuwe online masterclass van de VTW-Academie te bekijken die gaat over Kracht en tegenkracht in de boardroom.

Selma lanceert gelijk haar idee voor de zelfevaluatie. Zij stelt voor dat elk lid van de raad, de bestuurder en de bestuurssecretaris de genoemde online masterclass bekijken. Dat iedereen  voor zichzelf nagaat wat ook speelt bij in de boardroom van Corpotop en de bevindingen opstuurt aan Selma. Zij biedt aan daar dan een korte notitie over te schrijven en deze als basis te gebruiken voor de zelfevaluatie.

Deze gedachte spreek de voorzitter aan. Hij gaat het filmpje bekijken en wil de aanpak van Selma vergelijken met twee andere mogelijkheden die de VTW biedt. De eerste is de VTW Zelfevaluatie Online en de tweede het VTW-Toezichtspel, dat in de vorm van een kaartspel veel aanknopingspunten biedt om een gesprek over het eigen functioneren te voeren. Hij vraagt Selma om de drie mogelijkheden in de remuneratiecommissie te bespreken en de raad over een aanpak te adviseren. Samen komen ze tot de conclusie dat de zelfevaluatie zonder extern adviseur in ieder geval meer moet worden dan een formaliteit.

Koos Parie en Gerard Erents

Dit is de 9e casus in een nieuwe reeks 'Toezicht in de praktijk' over governance in de volkshuisvesting en de rol van de RvC. De VTW heeft reeds drie handreikingen gepubliceerd waarin eerdere casussen zijn besproken. U vindt deze op: https://www.vtw.nl/publicaties/