Zelfevaluatie RvC in Coronatijd: Uitstellen of Digitaal doen? - artikel door mr. Willem D. van Leeuwen

Afgelopen maanden stonden toezichthouders voor de vraag of ze de zelfevaluatie van de raad van commissarissen zouden uitstellen of digitaal moesten doen. Tijdens de lockdown in het voorjaar gaven vrijwel alle raden de voorkeur aan een fysieke bijeenkomst en werd de zelfevaluatie in verband met het risico veelal uitgesteld. Vanaf oktober vorig jaar was fysiek bijeenkomen bijna uitgesloten. En nu zitten we in de tweede lockdown. Een fysieke zelfevaluatie kan daardoor maanden doorschuiven. De zelfevaluatie moet volgens de wet en de statuten jaarlijks plaatsvinden. Uitstel kan gerechtvaardigd zijn als er sprake is van overmacht. Maar is er in coronatijd sprake van overmacht als de zelfevaluatie ook digitaal kan?

Uitstel zelfevaluatie noodzakelijk
De situatie in de raad of in de relatie tussen de raad met het bestuur kan het noodzakelijk maken dat een fysieke bijeenkomst nodig is om met elkaar te reflecteren op de wijze waarop invulling aan de governance wordt gegeven. Dan lijkt corona me een goede reden voor uitstel. Als externe begeleider van zelfevaluaties heb ik met zo’n situatie te maken. Dat wil overigens niet zeggen dat er dan niets gebeurt. In de periode van de lock down zullen de leden in tweetallen wandelingen maken en aan de hand van enkele gerichte vragen een goed gesprek voeren. Zo werken we naar een fysieke zelfevaluatie toe zodra dat weer verantwoord is.

Uitstel zelfevaluatie ongewenst
Omgekeerd kan de situatie zich voordoen dat uitstel van de gezamenlijke zelfevaluatie ongewenst is omdat de onzekerheid van de duur van de beperkingen om fysiek bijeen te komen te groot is. Als de raad het noodzakelijk vindt om te reflecteren op het gehouden toezicht en daarmee niet wil wachten tot een fysieke ontmoeting weer verantwoord is, kan voor de digitale vorm worden gekozen. Mocht de situatie zich voordoen dat de commissarissen de digitale variant niet positief ervaren, dan zal de zelfevaluatie kunnen worden afgerond met een fysieke bijeenkomst zodra dat weer verantwoord is.

Stadgenoot koos voor die optie. De commissarissen hebben de zelfevaluatie als positief ervaren. RvC-voorzitter Ingrid Hissink: “De digitale vorm vroeg extra en zorgvuldige voorbereiding van zowel de externe begeleiding als de commissarissen. Beide partijen zijn het immers anders gewend. Hoewel de interactie ontegenzeggelijk statischer en minder natuurlijk was, droeg de digitale vorm ook bij aan de structuur en rust waarmee de zelfevaluatie in de raad plaatsvond.”. 

Digitaal goed voorbereiden
Bij de meeste organisaties kan de zelfevaluatie prima digitaal georganiseerd worden. Sterker nog, ik heb niet alleen als RvC-lid maar ook in mijn rol als extern begeleider ervaren dat de digitale vorm meerwaarde kan hebben. Uit de eerste ervaringen zijn enkele conclusies te trekken. Daarbij baseer ik mij op eigen ervaringen. Ik ben erg benieuwd naar de ervaringen van anderen. In deze voor ons allemaal nieuwe situatie valt er veel van elkaar te leren. 

Neem bij de voorbereiding ruim te tijd voor bilaterale gesprekken. Doe het digitaal, dat helpt om bij de plenaire sessie de vijf tot acht gezichten op het scherm te ‘lezen’. Structureer de bevindingen uit die gesprekken in een presentatie. Deze kan leidraad in het gesprek zijn. Het is onhandig om de presentatie in het scherm te delen. De beelden van de deelnemers worden dan erg klein. Deel de presentatie tevoren zodat de deelnemers deze in print of op een tweede device kunnen volgen.
Wanneer de ervaring met de gebruikte applicatie gering of afwezig is, ligt het voor de hand om voorafgaand aan de zelfevaluatie een oefensessie te houden. En natuurlijk werkt het alleen als er een goede verbinding is. (Thuiswonende kinderen moeten soms even stoppen met het streamen vanaf dezelfde wifi.)

Digitaal geeft nieuwe mogelijkheden
Natuurlijk missen de deelnemers de ruimte om associatief en direct op collega’s te reageren. Ook de ruimte voor de kwinkslag tussendoor wordt gemist. Naarmate de deelnemers en de begeleider meer ervaren zijn met de digitale werkvormen, ontstaat er meer ruimte voor spontane interrupties zonder dat het een chaos wordt en is de ‘handjes’-discipline minder noodzakelijk.
De digitale vorm heeft ook extra mogelijkheden. Zonder enig tijdverlies door fysieke verplaatsingen kunnen de deelnemers in korte break-out sessies in twee- of drietallen van gedachten wisselen. Dat geeft veel mogelijkheden voor parallelle interactie, estafette-gesprekken en dergelijke. Zowel begeleiders als commissarissen kunnen zich nog verder bekwamen in deze mogelijkheden.

Digitaal heeft ook meerwaarde
Het grootse voordeel is naar mijn mening dat de digitale zelfevaluatie noopt tot structuur en rust.
Uit ervaringen in de GGZ blijkt dat het rendement van een digitaal consult bij depressieve klachten hoger ligt dan bij een fysiek consult. Verondersteld wordt dat mensen bij een beeldscherm contact makkelijker vertellen wat hen dwars zit. Zouden commissarissen zich bij een digitale vorm ook makkelijker uitspreken? Ik denk het wel.

De digitale vorm bij een zelfevaluatie leidt bijna als vanzelfsprekende tot een reflectieve houding. Ik herinner mij een bijeenkomst met een tiental corporatiedirecteuren waarbij we onder externe begeleiding, met een ‘praatstok’ onze drijfveren deelden. De ‘praatstok’ werd gebruikt door indianenstammen in Noord-Amerika bij vergaderingen van stamoudsten. Het was gebruikelijk om de stamoudste die de staf vasthield uit beleefdheid niet te onderbreken. Vervolgens werd de staf doorgegeven aan het volgende lid van de vergadering die iets wilde zeggen.

Mijn ervaring met de digitale zelfevaluaties lijkt erg op het werken met de praatstok. We hebben het er vaak over wat we na de coronacrisis blijven vasthouden van alle nieuwe, vooral digitale, ervaringen. Ik denk dat begeleiders bij de voorbereiding vaker zullen beeldbellen. Maar wat zou het mooi zijn als we in RvC vergaderingen (fysiek of digitaal) de ervaring van structuur en rust kunnen behouden. Dat ieder lid zonder beperking de ruimte ervaart er neemt om bij te dragen aan de bespreking. Dat we de bevindingen van Marilieke Engbers over het ‘ongezegde in de raad’ weten bij te buigen. Misschien wel door in lastige situaties de praatstok te hanteren. 

Willem van Leeuwen

Willem van Leeuwen is voorzitter van de RvC bij Dudok Wonen en was tot november 2020 vicevoorzitter van de RvC van Stadgenoot. Hij begeleidt zelfevaluaties van raden van toezichthouders bij maatschappelijke organisaties en is docent bij verschillende opleidingen voor commissarissen. www.wdvanleeuwen.nl