Resultaten derde corona enquête onder RvC voorzitters van corporaties

De VTW heeft voor de derde keer sinds de eerste lockdown in maart 2020 een enquête uitgezet onder RvC-voorzitters over hoe hun raad omgaat met de corona pandemie. Hieronder vindt u de resultaten van deze enquête, waaraan 60 voorzitters (21%) hebben meegewerkt.

Corona en contacten met de bestuurder
Uit de resultaten blijkt dat voorzitters in deze coronatijd iets frequenter contact hebben met de bestuurders dan voor de coronacrisis. Ongeveer 80% van deze contacten is nu wel op afstand. Het contact met de bestuurder wordt nu door de RvC gekwalificeerd als goed tot zeer goed, maar dat was ook al zo voor de coronacrisis.

De jaarlijkse beoordeling van het functioneren van de bestuurder door de RvC heeft dit jaar voor het grootste deel wel plaatsgevonden. Opvallend veel nog door fysiek bij elkaar te komen (58%), voor een kleiner deel op afstand (27%) en de rest (15%) heeft het jaarlijkse gesprek met de bestuurder uitgesteld.

Betrokkenheid bij de strategie
De RvC wordt nog steeds regelmatig en op tijd betrokken bij de strategie-/beleidsontwikkeling en besluitvorming van de corporaties. En er is in deze coronatijd nog steeds een prima en frequent inhoudelijk debat tussen bestuurder(s) en RvC mogelijk en dat gebeurt ook daadwerkelijk, weliswaar wel meer op afstand. Ook wordt de bestuurder nog evenveel ondersteunt door de RvC als voor de coronacrisis.

Contacten met stakeholders
Wat wel opvallend minder is geworden, in vergelijking met de periode voor de coronacrisis, is het contact van de RvC met de verschillende stakeholders en dat wordt echt wel als een gemis ervaren. Dit komt waarschijnlijk doordat de meeste contacten met stakeholders fysiek zeer wenselijk is.

Contacten in de RvC
Het contact, overleg en de omgang binnen de RvC wordt nog steeds als goed tot heel goed beoordeeld, maar dat was voor de coronacrisis ook al het geval.

De RvC heeft in deze coronatijd meestal maandelijks contact met elkaar (69%), wekelijks heeft 10% van de RvC’s contact en tweewekelijks is dat 18%. Driekwart van de RvC’s vergadert momenteel vooral op afstand en een kwart vooral fysiek met elkaar. De wijze van vergaderen is door de coronacrisis dus wel drastisch gewijzigd van fysiek naar het op afstand vergaderen.

Zelfevaluaties
Driekwart van de RvC’s heeft de jaarlijkse  zelfevaluatie dit jaar door laten gaan. Hiervan heeft 60% dit gedaan door fysiek bij elkaar te komen en 40% heeft op afstand de zelfevaluatie gedaan.

Een kwart van de RvC’s heeft de jaarlijkse zelfevaluatie uitgesteld tot volgend jaar.

Accountant
Het contact, het overleg en de omgang van de RvC met de accountant wordt door de meeste RvC’s nog steeds als goed tot zeer goed beoordeeld(75%). De rest van de RvC’s heeft dit neutraal ingevuld. Dit was voor de coronacrisis ook al het geval.

Het jaarlijks (pre-audit) gesprek van de RvC/RvC-Auditcommissie met de externe accountant is door bijna alle RvC’s wel gedaan (88%). Hiervan heeft 75% dit gedaan door op afstand met elkaar te vergaderen.

Rol voorzitter RvC
De rol van de voorzitter van de RvC is volgens de helft van de  respondenten nu wel wat anders dan vóór de coronacrisis. Dat komt vooral doordat er veel meer online wordt overlegd en vergaderd, met een andere dynamiek. Een voorzitter melde het volgende hierover: ‘ik stel wat meer vragen en let nog meer op dat alle RvC leden "erbij" blijven. Ik heb wel de neiging meer te controleren of afspraken goed worden uitgevoerd’.

Opvallende uitspraken
Enkele opvallende aanvullende en/of begeleidende uitspraken uit de enquête willen we u niet onthouden:

• Nu we ook online overleggen spreken we elkaar vaker, het contact is onverwacht verbeterd.
• Ik ervaar het werk als intensiever omdat besprekingen op afstand meer vragen van de deelnemers en de voorzitter in termen van vergaderdiscipline. Ik vind het vooral lastig om te zorgen dat het een gesprek blijft, i.p.v. een uitwisseling van standpunten.
• Door het veel op afstand vergaderen is er minder oog voor de non-verbale communicatie.
• Als voorzitter zit ik zelf wel meer op het puntje van mijn stoel, juist om te waarborgen dat het goed blijft gaan.
• We missen "live" contact met OR, huurdersvertegenwoordiging en contacten met MT en medewerkers.
• De online sessies van VTW zijn heel plezierig. Een uur, anderhalf uur geconcentreerd bezig zijn met een onderwerp en dan weer andere werkzaamheden oppakken. Zo ben je niet meer een dagdeel kwijt. Ik vind die inspirerende colleges / themasessies echt een verrijking.