Toezicht in de praktijk: governance in de volkshuisvesting - Casus 1: Een commissariaat? Het belang van een goed traject.

Commissaris Gemma de Wit zit nu bijna een jaar in de raad van een kleine corporatie. Van huis uit is zij beleidsmedewerker buurtontwikkeling bij een gemeente. In de krant leest zij een advertentie van De Huurkoepel, een huurdersorganisatie die een kandidaat zoekt voor de RvC van een middelgrote corporatie – Huurcom - in een gemeente die vergelijkbaar is met de gemeente waar Gemma werkt. Enthousiast geworden door haar eerste commissariaat schrijft Gemma een brief waarin zij haar ervaring met maatschappelijke vraagstukken benadrukt.

Gemma wordt uitgenodigd en er volgt een leuk gesprek met drie enthousiaste bestuursleden van De Huurkoepel. Nog diezelfde dag krijgt Gemma een brief dat zij is gekozen uit drie kandidaten en door benoeming zal worden voorgedragen aan de raad van commissarissen van de corporatie.

Een week later volgt een uitnodiging door een gesprek met de remuneratiecommissie van de RvC van Huurcom, die bestaat uit twee leden. Het gesprek is vrij oppervlakkig en de voorzitter van de commissie geeft aan dat het eigenlijk meer een kennismakingsgesprek is en dat het jammer is dat Gemma geen financiële achtergrond heeft. “Maar ja” , zo gaat zij verder “ het is nu een maal een wettelijk verplichte bindende voordracht.” Gemma vraagt of zij ook nog met anderen moet spreken, bijvoorbeeld met de directeur-bestuurder en met de voorzitter – die bij Huurcom geen lid is van de remuneratiecommissie - van de raad. Het antwoord is afwijzend en Gemma krijgt de verzekering dat de remuneratiecommissie het volledige mandaat heeft om Gemma te benoemen. Nog wel wordt op het voorbehoud gewezen dat de benoeming nog moet worden goedgekeurd door de Aw in verband met de wettelijk vereiste fit & propertoets. Enigszins verbaasd over de gang van zaken is Gemma toch blij met de afloop.

Wat zou u in zo’n geval doen?
Dit is natuurlijk een vreemde gang van zaken. Een sollicitatie – en zeker voor een commissariaat - is vanzelfsprekend geen eenzijdige kwestie. Natuurlijk moet de corporatie de kandidaat graag willen hebben, maar andersom ook en Gemma stelt zich in dit traject veel te bescheiden en te afhankelijk – onafhankelijkheid is wellicht de belangrijkste eigenschap voor een commissaris – op.

Als het goed is – en gelukkig komen we zelden meer anders tegen - stelt de corporatie een zorgvuldige profielschets op, waarin beschreven is welke de competenties, kennis en ervaring de raad de komende jaren nodig denkt te hebben. De bedoeling is kandidaten daaraan te toetsen en de valkuil te vermijden om een uitstekende kandidaat te kiezen die maar matig in het profiel past. Maar ook de kandidaat zou op een rij moeten zetten aan welke voorwaarden de corporatie en de raad zouden moeten voldoen. Een gesprek met de voltallige raad is – overigens zowel voor de raad als voor de kandidaat – zonder meer aan te bevelen. Ook de vraag “zou ik het met deze bestuurder kunnen vinden” is bepaald niet onbelangrijk. En in de brief natuurlijk aangeven waarom het commissariaat wordt geambieerd en laten weten dat je begrijpt dat het een “vak apart” is. Te vaak komen we nog brieven tegen waarin alleen de wapenfeiten van de eigen huidige en vroegere werksituatie worden genoemd.

In deze casus kan de kandidaat zich geen beeld vormen van haar toekomstige collega’s. De vraag: “pas ik daarbij?” en “zijn de kwaliteiten en deskundigheden aanwezig om goed toezicht te kunnen houden?” blijven voorlopig onbeantwoord. Neem als voorbeeld het ontbreken van financiële expertise. Als u die kennis zelf slechts globaal of iets meer heeft en de anderen idem, kunt u maar beter afhaken. Onverantwoord voor de corporatie, maar ook voor u zelf. En hoe schat u in of de voorzitter de nodige ruimte geeft aan collega’s die nog niet helemaal ingewerkt zijn. U weet het pas echt als u begonnen bent, maar een gesprek erover tijdens de sollicitatie kan geen kwaad. Het is ook volstrekt logisch om de directeur te spreken. Voor de kandidaat, maar ook voor de directeur zelf. De directeur is in zo’n benoemingskwestie “slechts” adviseur, maar als hij of zij het niet ziet zitten, zal de raad dat negatieve oordeel toch zeker mee moeten wegen.

En dan de kwestie van de voordracht. Bindende voordracht is niet hetzelfde als benoeming. Na het weigeren van een voordracht moet een nieuwe voordracht worden gevraagd aan De Huurkoepel en mag geen “eigen” kandidaat worden voorgedragen. Natuurlijk is er bij afwijzing wel een probleem, maar dat kan toch geen reden zijn om een kandidaat te aanvaarden die in de ogen van de raad onbenoembaar is.

Het ging hier natuurlijk al mis dat niet met de huurdersorganisatie was besproken aan welke profieleisen hun nieuwe kandidaat zou moeten voldoen. De weinig functionele opstelling “u hoort wel wie onze kandidaat wordt” wordt gelukkig zelden meer gehoord. Logisch: voor iedereen is het belangrijk dat er een sterke en goed samengestelde raad is.

Veel corporaties en huurdersorganisaties trekken tegenwoordig gezamenlijk op met gemengde commissies bij elke vacature in de raad. Dat begint al bij overleg over de profielschets. De ervaring leert dat er meestal in consensus wordt besloten, waarbij de huurdersorganisatie een doorslaggevende stem heeft bij een vacature voor “hun” kandidaat en de andere commissieleden bij de andere vacatures.

In deze casus laat de remuneratiecommissie nogal wat steken vallen en is het een aanbeveling  om de volgende keer een search bureau in de hand te nemen. Werving en selectie is immers een tijdrovend en vaak ook inhoudelijk lastig traject waarmee lang niet alle raden van commissarissen bekend zijn. Maar ook de kandidaat is veel te happig op een nieuw commissariaat en weet niet waarmee zij te maken krijgt. Voor beide partijen geldt: bezint eer gij begint. Daarvoor is het commissariaat belangrijk genoeg.

Koos Parie & Gerard Erents

Dit is de 1e casus in een nieuwe reeks 'Toezicht in de praktijk' over governance in de volkshuivesting. U kunt de eerder verschenen handreiking waarin de eerste 15 casussen besproken zijn vinden op:  https://www.vtw-publicaties.nl/toezicht-in-de-praktijk-15-cases/. Begin 2020 verschijnt de tweede handreiking met de 12 casussen over volkshuisvestelijke vraagstukken.