‘We kunnen niet achterblijven’ - Interview met Paul Rullmann (vz RvC DUWO) over toezicht op digitalisering

Studentenhuisvester DUWO heeft grote ambities op het gebied van digitalisering, onder meer met de portal Room.nl voor studentenhuisvesting. De RvC, onder voorzitterschap van Paul Rullmann, ondersteunt die ambitie volledig. ‘We kunnen niet achterblijven.’

Tekst: Lisette Vos

RvC-voorzitter Rullmann heeft als bestuurder in het hoger onderwijs en de universiteit lange tijd aan de andere kant van de tafel gezeten. Hij had toen ook al oog voor het belang van goede huisvesting voor studenten op en nabij de campus. Als commissaris, en sinds 2,5 jaar als RvC-voorzitter, houdt Rullmann ruim vier jaar toezicht bij DUWO dat ruim 33.000 studentenwoningen verhuurt.

Huurcontracten digitaal
Digitalisering heeft ook bij de RvC hoge prioriteit en staat nadrukkelijk op de agenda. Dat kan ook bijna niet anders bij een studentenhuisvester, stelt Rullmann. Studenten – de doelgroep van DUWO – zijn digital natives en zij verwachten dat zij zaken digitaal kunnen regelen. Aan het begin van elke studiejaar betrekken veel nieuwe huurders hun studentenwoning. Dat proces kan met behulp van digitalisering veel efficiënter verlopen. In 2017 is al 88 procent van alle huurcontracten digitaal afgehandeld.

Funda voor studentenhuisvesting
Eén van de recente initiatieven van DUWO is de portal Room.nl die moet uitgroeien tot een Funda voor woningen en kamers voor studenten, en waar het liefst zoveel mogelijk studentenhuisvesters en corporaties met woningen voor studenten zich bij aansluiten. Het aanbod beperkt zich nu nog tot de Stadsregio Amsterdam, Delft, Den Haag, Deventer, Leiden, Haarlem en Wageningen, maar de portal staat nadrukkelijk open voor andere partners. De RvC juicht dit initiatief van het bestuur toe, stelt Rullmann. ‘We moeten, zeker als studentenhuisvester, forse stappen zetten in digitalisering.’

Tegen het licht houden
Of het nu om de digitale afhandeling van contracten of de lancering van de portal Room gaat: de visie van DUWO op digitalisering is altijd het vertrekpunt, ook voor de RvC. Vorige week heeft de RvC die visie nog uitgebreid tegen het licht gehouden. Volgens RvC-voorzitter Rullmann gaat digitalisering over veel meer dan de aanschaf van IT-systemen. ‘Het is een complex thema. Pakt de visie goed uit in de praktijk? Gaan we niet te hard? Kunnen de medewerkers meekomen? Zijn de risico’s voldoende afgedekt. Die vragen moeten we als RvC – met de visie als kader - blijven stellen.’

Gevolgen voor alle medewerkers
Digitalisering heeft voor iedereen - van hoog tot laag in de organisatie - gevolgen. Ook hierbij moet de RvC vinger aan de pols houden, stelt Rullmann. ‘Neem de beheerder van de studentencomplexen. Die was gewend met zijn eigen sleutels in en uit te lopen. Nu zijn er elektronische sleutels. Dat lijkt misschien een kleinigheid. Maar hij moet wel zijn dagelijkse routine aanpassen. Dat geldt voor alle medewerkers. En als zij niet meegaan in de digitalisering, loop je het gevaar dat het misgaat.’

Samenwerking leveranciers
Een ander belangrijk aandachtspunt is de samenwerking met de leveranciers van IT-systemen. Niet altijd loopt alles zoals gepland, zo weet Rullmann uit ervaring. ‘De organisatie had een contract voor IT-systemen afgesloten bij een leverancier die werd overgenomen door een grote partij. Dan sta je als DUWO opeens op grotere afstand, terwijl je met dat bedrijf wél verder moet, omdat het onder meer de updates van de systemen levert. Je zit dan aan die grote partij vast.’

Aan de voorkant duidelijke afspraken
Volgens Rullmann is het belangrijk dat de corporatie duidelijke afspraken met IT-leveranciers maakt. Aan de voorkant – dus voordat de offerte wordt opgesteld - moeten medewerkers uit de organisatie betrokken worden bij het plan van aanpak: wat is er nodig en wat werkt voor de organisatie? ‘Als je dat niet goed vastlegt, kan je later voor onaangename verrassingen komen te staan. En als je gaat schuiven met wat je in een contract hebt afgesproken, raak je steeds verder van huis.’

Expertise in de RvC
Binnen de RvC van DUWO hebben alle leden affiniteit met digitalisering. Bij de recente aanstelling van twee nieuwe leden is gezocht naar één kandidaat die expert is op dit gebied. Toch verschilt digitalisering niet veel van andere thema’s die in de RvC aan de orde komen, zoals huisvesting en duurzaamheid, stelt Rullmann. ‘Digitalisering maakt onderdeel uit van de strategische visie, en wordt steeds belangrijker. Maar net als bij andere thema’s komt het erop neer dat de corporatie een visie heeft, een helder plan van aanpak, en dat we als RvC controleren of we op de goede weg blijven.’

Meer informatie over de portal Room voor studentenwoningen: https://www.room.nl/

VTW-handreiking over digitalisering en informatietechnologie: http://www.vtw-publicaties.nl/toezicht-op-digitalisering-en-informatietechnologie/