Hildegard Pelzer heeft 25 jaar ervaring als consultant en is al ruim 15 jaar expert op het gebied van governancevraagstukken. In haar werk met toezichthouders en bestuurders combineert Hildegard haar brede strategische en organisatiekundige ervaring met haar achtergrond als psychologe. In 2019 schrijft zij elke maand een artikel voor de VTW e-NIEUWS over governancevraagstukken. In deze editie een bijdrage over digitalisering en IT.
'We hebben kennis van digitalisering en IT in de RvC nodig.' Doorpratend op wat commissarissen en bestuurder daarbij voor ogen hebben, leven er vaak uiteenlopende beelden: een financieel onderlegde commissaris met gedegen IT-kennis, een creatieve denker met kennis van innovaties op digitaal gebied of een "digital native", een jonge commissaris die met digitalisering is opgegroeid.
Ik doe een poging om de verschillende facetten van digitalisering en IT voor woningcorporaties te ontrafelen en implicaties voor het profiel van de RvC aan te geven, met als doel voeding te leveren voor uw meningsvorming over het wensprofiel van uw RvC.
Gebieden van digitalisering en IT bij corporaties
Interne bedrijfsprocessen. Voorbeelden zijn de automatisering van administratie, financiën en logistiek. Het zijn bekende terreinen van IT, die zich blijven ontwikkelen. Adequate IT-ondersteuning is onontbeerlijk voor een eigentijdse gezonde bedrijfsvoering en om te voldoen aan de externe rapportageverplichtingen.
Dienstverlening. Het gaat vooral om dienstverlening aan huurders en woningzoekenden, zoals het online of via een app reparatieverzoeken doen en klachten indienen. Naast kennis van digitalisering en IT zijn ook kennis van en gevoel voor je "klanten" en communicatie nodig.
Communicatie. Inzicht in hoe social media werken, is cruciaal voor de communicatie-strategie van de corporatie, zowel met het oog op risico's voor imagoschade, alsook proactief om relaties te managen. Denk bijvoorbeeld aan corporatie/buurtplatforms.
Besluitvorming. Er is een enorme hoeveelheid data beschikbaar ter ondersteuning van het nemen van beslissingen. De kunst is om de "big data" slim en kritisch te gebruiken, bijvoorbeeld data van klanten en bredere marktinformatie voor strategische beleidsvorming.
Innovaties van morgen en overmorgen. De mogelijkheden van digitalisering nemen in rap tempo toe, met implicaties voor interne bedrijfsprocessen, voor businessmodellen en voor de vereiste competenties van medewerkers. Voorbeelden zijn robotisering van woningen, 3D-printing in de bouw en Internet of Things. De toekomst is dichtbij; proeven met drones die de staat van het onderhoud opnemen, worden al genomen.
Kennis van digitalisering en IT
Enige kennis van IT en de huidige IT-wereld is nodig om complexe IT-projecten te kunnen beoordelen, om te weten wat bewaakt moet worden en om gevoel te hebben van de kwaliteit van IT-kennis in de organisatie. Maar dat hoeven geen IT-specialisten te zijn en mogen het zelfs niet zijn. Nodig zijn mensen die op managerial of bestuurlijk niveau ervaring hebben met IT, voorstellen en de praktijk kunnen beoordelen en weten dat het om meer gaat dan de harde techniek.
En meer...
Het is niet meer van deze tijd om digitalisering en IT geheel op te hangen aan de financiële functie en de auditcommissie. De wereld om ons heen verandert continu en ingrijpend. Mogelijkheden van digitalisering en maatschappelijke ontwikkelingen lijken elkaar te versterken. Dat stelt hogere eisen aan de strategische denkkracht in de RvC: openheid voor en kennis van ontwikkelingen - ook op het gebied van digitalisering - en die weten te vertalen naar mogelijke implicaties voor de corporatie. Dat hoeft geen parate kennis te zijn. Kennis van toekomstige ontwikkelingen kan ook worden ingehuurd. Wel moeten in de RvC de competenties aanwezig zijn om mogelijke strategische implicaties van ontwikkelingen voor de corporatie te duiden.
Verdergaande digitalisering en IT hebben tot gevolg dat bedrijfsprocessen en bedrijfsmodellen veranderen en daarmee ook de noodzakelijke competenties van medewerkers. Organisatiesensitiviteit en gevoel voor verandermanagement worden dan ook belangrijker wordende kwaliteiten in de RvC van corporaties. Daar is - zo meen ik te kunnen stellen - tot nu toe vrij weinig aandacht aan besteed. De corporatie is een kapitaalintensief "bedrijf" met een relatief beperkt aantal medewerkers en een vrij laag verloop.
Met online dienstverlening heeft de corporatie de deuren voor de klant verder geopend en sociaal media maken het mogelijk om ervaringen met en opvattingen over de corporatie snel en breed publiek te maken, zowel de positieve en als de negatieve. Emoties gaan vaak ongefilterd en zonder nog eens een nachtje erover te slapen, viraal. Gevoel voor deze nieuwe communicatiedynamiek moet er in eerste instantie in de organisatie zijn, maar zou ook in de RvC niet misstaan.
Bij verdergaande digitalisering en IT komt dus meer kijken dan technische kennis. Bij de vertaling van deze ontwikkelingen naar het wensprofiel van de RvC is het dus goed om breder te kijken.
Hildegard Pelzer
Governance Support
www.governancesupport.nl