‘We nemen zelf het initiatief om in te grijpen’ - interview met Elma Groen over de VTW commissarissenpool

Elma Groen, veranderkundige en interim-manager, is één van de leden van de commissarissenpool die de VTW eind 2017 heeft opgericht. Bij twee corporaties is Groen vanuit de pool tijdelijk aangesteld om mede orde op zaken te stellen. Wat zijn haar ervaringen en welke lessen heeft zij geleerd die relevant zijn voor het werk van alle commissarissen?

Tekst: Lisette Vos 

De commissarissenpool, een initiatief van de VTW, kan voor twee doelen worden ingezet. Als één of meerdere leden van de RvC hun functie niet (meer) kunnen uitoefenen, tijdelijk (belet) of permanent (ontstentenis), kan een beroep worden gedaan op de pool. Dat kan ook als een tijdelijke vacature snel moet worden vervuld, bijvoorbeeld in een crisissituatie. Tot eind 2018 zijn dertien commissarissen uit deze pool tijdelijk ingezet bij acht corporaties. De VTW is in overleg met het ministerie van BZK en de Autoriteit Woningcorporaties over de vergoeding van commissarissen die vanuit de pool in een RvC zitting nemen.

Orde op zaken
Elma Groen is bij De Voorzorg uit Heerlen nu 1,5 jaar RvC-voorzitter. Deze corporatie uit Heerlen, met ca. 3000 woningen, discrimineerde onder meer jarenlang bij de toewijzing van woningen en er was veel mis met de aanbestedingen. Een interim-bestuurder is aangesteld en de RvC is vervangen. Daarnaast is Groen sinds begin dit jaar RvC-voorzitter bij de Elisabeth van Beuningen Stichting, met ca. 180 woningen in Vught. De RvC van de stichting had de zittingstermijnen niet in acht genomen. Groen is benoemd door de rechtbank, omdat de RvC niet meer in functie was.

Verantwoordelijkheid nemen
Volgens Groen laat de sector met de commissarissenpool zien dat bij misstanden direct wordt ingegrepen. ‘Het gaat soms nog fout in de sector, maar we nemen zelf het initiatief om tijdig bij te sturen en waar mogelijk preventief te werk te gaan. Dat we als sector onze verantwoordelijkheid nemen vind ik belangrijk en zinvol. Daarom steek ik mijn tijd en energie in dit werk.’

Verbeterplan
Voor de twee corporaties is een verbeterplan opgesteld. Groen heeft als tijdelijk toezichthouder intensief contact met de Autoriteit Woningcorporatie (Aw). Bij De Voorzorg gaat het om een maandelijkse afspraak. Bij de stichting in Vught heeft ze twee keer per maand contact met de Aw, omdat ze daar net begonnen is. ‘We bespreken hoe we samen zaken kunnen oppakken, maar ieder vanuit zijn eigen rol en verantwoordelijkheid. Om snel te kunnen schakelen, is het bijvoorbeeld nodig dat een nieuwe directeur-bestuurder versneld de fit & proper-toets kan doorlopen.’

Ervaringen delen
De VTW deelt de ervaringen van de commissarissen uit de pool met de VTW-leden, zodat zij eerder zaken kunnen waarnemen of aan de orde kunnen stellen. Groen stelt, op basis van haar werk als tijdelijk toezichthouder, dat de RvC kritisch naar de uitkomsten van een visitatie moet kijken, ook als deze positief zijn. Is er bijvoorbeeld voldoende doorgevraagd bij de belanghouders? Kan het zijn dat zij niet uit de school willen klappen om de relatie goed te houden? Daarnaast moet de RvC altijd goed inzicht krijgen in de vastgoedportefeuille en de meerjarenbegroting voor onderhoud, zo leert de ervaring.

Wakker blijven
Groen vindt het een goede zaak dat de VTW de ervaringen van de leden van de commissarissenpool deelt. ‘We brengen patronen in kaart waar we andere commissarissen op kunnen wijzen. Zoals bij een visitatierapport of een vastgoedportefeuille. Zorg dat je wakker blijft, ook als het in orde lijkt te zijn. Daarmee voorkom je eerder dat het misgaat.’

Niet zonder risico
Volgens Groen die als veranderkundige veel ervaring heeft met crisissituaties is het een zware taak om vanuit de commissarissenpool tijdelijk bij een corporatie in te springen, en niet zonder risico. ‘Je bent als commissaris persoonlijk aansprakelijk, en je weet vooraf nooit helemaal waar je aan begint. Je moet lef hebben om daadkrachtig op te kunnen treden en tegelijkertijd de relaties met de corporatie en de belanghouders goed houden. Daarnaast moet je de regie over de externe communicatie oppakken. Ook daar is risico op imago-schade.’

Betaling
De betaling – die op één lijn ligt met het werk van een reguliere commissaris - blijft echter nog achter, stelt Groen. ‘De hoeveelheid werk is enorm, als je alleen kijkt naar het aantal overleggen met de Aw. Als reguliere commissaris heb je één keer per jaar of één keer per twee jaar contact met de Aw. En de risico’s zijn groter. De betaling is niet in verhouding, dat moet anders, daarover zijn we met de Aw in gesprek.’

Ook meedoen?
Wilt u ook meedoen aan de commissarissenpool en wilt u weten aan welke voorwaarden u moet voldoen? Bekijk het filmpje over de VTW-commissarissenpool: https://www.youtube.com/watch?time_continue=74&v=3AJvlFZk8XQ

VTW-publicatie over commissarissenpool: lessen geleerd 

De VTW werkt aan een publicatie over de commissarissenpool, met interviews met VTW-leden uit deze pool over hun ervaringen. Centrale vraag: welke lessen hebben zij geleerd en hoe kunnen andere commissarissen deze lessen toepassen in hun werk? We houden u op de hoogte.

Meer informatie op de website van de corporaties:
De Voorzorg Heerlen: https://www.wsdevoorzorg.nl/over-ons/organisatie/even-voorstellen.html

Stichting Elisabeth van Beuningen Vught:
https://www.vanbeuningenstichting.nl/index.php/de-stichting/nieuws