Hoe een dilemmatraining de kracht van toezicht versterkt

Goed toezicht is teamwerk. Hoe verbind je nu jouw individuele kwaliteiten effectief aan die van het team? Wat is het belang van het kennen van de drijfveren van jouw "medespelers"? Hoe reageer jij eigenlijk als toezichthouder in een onbekende en stressvolle situatie? En weet je eigenlijk wel hoe jouw medetoezichthouders er dan inzitten?

Een dilemmatraining met RvC en bestuur bleek voor Intermaris een sterk instrument om de kracht van het team van toezicht te versterken. Intermaris heeft onlangs onder leiding van TwijnstraGudde dit aan den lijve ervaren.

Auteurs: Peter Ruigrok, geassocieerd adviseur TwynstraGudde & Mark de Vries, bestuurssecretaris Intermaris

Integriteitsmanagement
Intermaris werkt actief en organisatiebreed aan integriteitsmanagement. Zij hanteert daarbij het Stimuleringskader voor Integere Organisaties (het SIO normenkader). Op die wijze weet Intermaris waar op het terrein van integriteit nog verder aan gewerkt moet worden. Een dilemmatraining voor de eigen RvC bleek hierin een schot in de roos. En voor herhaling vatbaar!

Integriteit hoog op de agenda
Integriteit staat hoog op de agenda. Met een dilemmatraining geef je daar als toezichthouder ook daadwerkelijk invulling aan. Intermaris is de grootste woningcorporatie buiten Amsterdam in Noord-Holland. Zij telt ruim 17.000 woningen in Purmerend en Hoorn. Intermaris kent een stevige en goed functionerende RvC. Op zoek naar synergie en kansen voor doorontwikkeling - ook op het niveau van toezicht zelf - blijkt het werken aan teamontwikkeling steeds meer een must.

Rampen moet je oefenen
Interessant is om te kijken hoe je in een complex krachtenspel, tijdens de wedstrijd, de juiste wissels kiest. Hoe kom je met elkaar tot een verstandig besluit? Naar welke argumenten luister je? Wat zegt jouw onderbuikgevoel? En wat doe je daarmee? Tijdens de dilemmatraining kwamen al deze aspecten langs. Je hikt er misschien vooraf wat tegenaan, maar het resultaat - het verkregen nieuwe collectieve inzicht - was groot. Rampen moet je oefenen!

De opzet: gewoon jezelf zijn?!
TwijstraGudde, de partij die de dilemmatraining voor Intermaris organiseerde, was drieman sterk aanwezig: Peter Ruigrok, Dorine Wesel en een trainingsacteur, die de hier discutabele rol speelde van bestuurder. Bij Intermaris waren alle zes de commissarissen aanwezig. Daarnaast de bestuurder, de beide directeuren en de bestuurssecretaris. Dit zijn ook alle spelers die normaliter aan een RvC vergadering meedoen. De groep werd ad random in tweeën verdeeld. Terwijl één deel observeerde, voerde de andere groep de opdracht uit. Iedere speler had vooraf een duidelijke opdracht meegekregen. Het blijkt in een oefensituatie onmogelijk jouw persoonlijke opvattingen en jouw "tone" los te koppelen van de uitvoering van de simulatieopdracht. Je bent onlosmakelijk verbonden aan hoe je het in de praktijk doet.

Een alledaags voorbeeld?
Met een tweetal casussen was de vrijdagmiddag en avond gevuld. De briefing vooraf aan de spelers was duidelijk. Iedereen kon zich een goed beeld vormen bij het dilemma. De individuele belangen waren vooraf ook duidelijk -  maar niet expliciet met elkaar gedeeld. De belangen van de lokale politiek, een vastgoedontwikkelaar en de (dubieuze?) rol van de bestuurder stond in één van de casussen centraal. En ja: als commissaris kan je best met je bestuurder door één deur. En ook snap je de lokale belangen en de voordelen van de woningcorporatie om met het voorstel mee te gaan heel erg goed. Maar wat betekent hierin meebewegen met de bestuurder voor jouw rol als toezichthouder?

De opbrengst: het herkennen van gevaarlijke situaties
Kennelijk is langs de zijlijn zitten en observeren de beste positie. Degene aan tafel lijken ingezogen in "het spel" en "hun rol". Maar wat betekent dit voor de dagelijkse praktijk? De belangrijkste les is het met elkaar zien en ervaren dat het kennelijk zo werkt. De dilemmatraining helpt daarbij met "het herkennen van gevaarlijke situaties". Hoe ziet een gevaarlijke situatie er bij jouw woningcorporatie uit? Wat zijn de collectieve reflexen binnen de raad? Wat zijn individuele drijfveren en wijze van kijken van mede commissarissen. Welke afspraken kan je nu maken om niet "ingezogen" te worden? De kunst is laagdrempelig te komen tot dagelijkse werkafspraken: een set van afspraken die ook straks nog werken.

De praktijk bij Intermaris

Het nut van eigen vooroverleg
Bij Intermaris voeren commissarissen standaard kort vooroverleg - buiten aanwezigheid van de bestuurder. Dit overleg is met de nieuwe inzichten vanuit de dilemmatraining verrijkt. Waar zitten mogelijke risico's in besluitvorming? Welke belangen worden er met de voorgenomen besluiten gediend? Welke informatie ligt er vandaag niet op tafel? Wie observeert?

Reguliere overleg ook verrijkt!
Halverwege een reguliere vergadering: 'Zitten we er allemaal nog goed in?' Even de tijd nemen voor deze vraag. Een gedragsinterventie. Niet doorstormen op de voorliggende agenda. We sluiten nu ook standaard af met een "rondvraag nieuwe stijl" : 'Heb je ook daadwerkelijk alles kunnen zeggen?' En pas daarna volgt de sluiting. Kleine, maar in de praktijk nuttige gedragsinterventies ná de training.

Nieuwe eisen aan inwerken
Nieuwe eisen aan het "on boarden" van nieuwe commissarissen. On boarden gaat - om straks niet in valkuilen te stappen - stappen verder. Hoe bouw je in dat de nieuwe commissaris de individuele drijfveren van de - al veel langer zittende - collega toezichthouders kent? Hoe maak je het belang daarvan duidelijk?

Trainen is hard werken. En trainen blijkt uiterst zinvol. Ook voor de ervaren toezichthouders van Intermaris. De commissarissen zijn uitermate positief over deze training en de opbrengst daarvan.

Wat vonden de commissarissen?

'Het rollenspel haalt veel boven en dwingt de leden scherp de discussie te voeren. Heel leerzaam!'
[Paul Trip, voorzitter RvC Intermaris]

'Tijdens de dilemmatraining wordt duidelijk dat elke commissaris een eigen wijze heeft van hanteren van het dilemma en eigen waarden hanteert. Het is belangrijk je hiervan als Raad bewust te worden en je te realiseren dat niet één benadering de beste is. Luisteren naar elkaar en dialoog zijn dus van belang om tot een goede afweging te komen. Zeker ook in situaties waarin het spannend wordt.'
[Lucy Schmitz, vicevoorzitter RvC Intermaris]

 'De dilemmatraining bracht meer dan aanvankelijk voorspelt en bedacht. Het bewust zichtbaar doorleven van dilemma's waar je als commissaris mee te maken kan krijgen, gaf nieuwe betekenis aan onderdelen van rolinvulling die eerder niet aanwezig waren. En om dit als groep Bestuur/RvC samen te doen bracht nieuwe discussies en inzichten. Geweldig!'
[Annelinda van Dijck- van Eck, commissaris bij Intermaris]