Elke Raad van Commissarissen is gehouden aan een jaarlijkse zelfevaluatie waarbij om het jaar een extern deskundige wordt uitgenodigd. Het valt niet altijd mee om jaarlijks zo’n zelfevaluatie bijeenkomst zinvol in te vullen. Na een aantal malen gebruik te hebben gemaakt van de wel bekende vragenlijsten van de diverse consultancy bureaus, vonden wij dat er een zekere mate van sleet intreedt. De uitkomsten worden dan redelijk voorspelbaar en daarmee neemt ook het leereffect af. Dat gold in elk geval voor de RVC van Tablis Wonen.
Wij besloten met Marilieke Engbers in zee te gaan die we kenden van haar promotieonderzoek naar de invloed van het ongezegde op de besluitvorming in de bestuurskamer. Haar aanbod vereiste de nodige voorbereiding: het invullen van een drietal persoonlijkheidstesten van Belbin en het beantwoorden van een schriftelijke lijst met reflectievragen.
De voorbereiding
De reflectievragen hadden betrekking op de toezichtvisie van de RVC-leden en op de samenhang tussen de prestaties van RVC, bestuurder en organisatie. De drie persoonlijkheidstesten maakten het mogelijk op een wetenschappelijk verantwoorde wijze te komen tot uitspraken over de wijze waarop bij de RvC van Tablis wonen de teamrollen worden ingevuld. De uitkomsten van de testen werden individueel besproken en gevalideerd door Marilieke. Ook sprak zij met de OR en met het Bestuur over het functioneren van de RvC. De uitkomsten werden doorgeleid naar alle leden. Daarna vond de gezamenlijke reflectie en evaluatie plaats in het RvC-team. Bij de zelfevaluatievergadering was de bestuurder het laatste deel van de sessie aanwezig om met elkaar over de boarddynamiek van gedachten te wisselen.
Wat zijn wij er als RvC wijzer van geworden?
Als toezichthouder heb je zowel vernieuwers, verbinders, aanpakkers, bij-de-les houders, planners, sfeerbewakers, uitvoerders als alarmeerders nodig. De teamrollen geven naast inzicht ook een ‘taal’ om als RvC gezamenlijk te bespreken en te onderzoeken hoe we omgaan met toezichtdilemma’s. In hoeverre bestaat de RvC uit doeners, denkers, voelers of wilsgerichte mensen? Is er een behoorlijke spreiding en balans aan karakterrollen zoals introvert en extrovert, taakgericht en procesgericht. Omdat de bestuurder ook de tests heeft gedaan, is er niet alleen een beeld ontstaan van de sterke en minder sterke teamrollen van de RvC maar ook van de onderlinge verhoudingen tussen RvC en het bestuur. Hoe (goed) vullen de rollen elkaar aan? Ontbreken bepaalde teamrollen en zo ja, wat zijn daarvan de risico’s? Ook de relatie met de omgeving werd vanuit de teamrollen verklaard, er werd duidelijk waarom bepaalde zaken goed gaan en andere zaken stroef lopen. Het bleek mogelijk om zonder test globale rollen te benoemen van de organisatie en daarmee de relatie tussen de organisatie en de RvC te verklaren. Daarbij leverde informatie van de ondernemingsraad over de RvC input voor het verbeteren van de relatie met de medewerkers. We leerden dat zij vinden dat de RVC wel erg ver van hen weg staat.
Wat hebben we veranderd?
Met al deze inzichten is nog niet altijd de oplossing gegeven voor de dilemma’s waar wij voor staan, maar verandering begint wat ons betreft bij bewustzijn. Als RvC en Bestuur bleken wij bijv. een vrij hoog gehalte vernieuwers te hebben. Dan weet je dat je waakzaam moet zijn om niet te ver voor de troepen uit te lopen. Ook hebben we een kort rollenspel gedaan zodat met een ‘crisis’ situatie kon worden geoefend. Daarbij werd duidelijk hoe ieder zijn teamrol inzet en vooral ook hoe de spreekcultuur van de RvC is. Is er veel sociale cohesie en hoeveel blijft er ongezegd? Deze spreekcultuur heeft in crisissituaties vermoedelijk meer effect op de uitkomst dan bijvoorbeeld de mate van kennis in de RvC.
De testuitslag in combinatie met de mensenkennis van Marilieke maakte dat er een helder beeld ontstond over ieders kwaliteiten en inbreng en de onderlinge werking ervan. Door haar kennis over het functioneren van mensen in een groep kon zij ons haarfijn uitleggen waar in óns team de specifieke valkuilen zitten. Juist ook met het oog op onze taken als RvC. Als een van de leden vertrekt, is het de uitdaging een kandidaat te vinden, die qua teamrol een verrijking vormt voor onze Raad. Dat alles met het oog op een zo effectief mogelijk functionerende Raad.
Tot op heden vonden onze reguliere vergaderingen meestal plaats zonder voorvergadering. Op instigatie van Marilieke gaan we op regelmatige basis een RvC-only korte voorvergadering houden. Daarnaast hebben we dit jaar het RvC-gesprek in verband met het evaluatiegesprek met de bestuurder over de prestatieafspraken anders aangepakt. Voorheen werd dit voorgesprek grotendeels telefonisch afgehandeld. Dat doet ons inziens echter geen recht aan de ons opgedragen taak als werkgever. Daarom hebben we dit jaar een RvC-only vergadering gehouden om dit te bespreken en gelijk ook te reflecteren op de samenhang van alle zaken. Marilieke wees er herhaaldelijk op dat de corporatie één geheel is. Alle lagen - medewerkers, bestuur en RvC – zijn met elkaar verbonden en hebben over en weer effect op elkaar. Als het dus met 1 laag niet zo goed zou gaan dan mogen de andere lagen zich realiseren dat ze serieus iets laten liggen.
Conclusie
Voor ons was het een van de meest leerzame zelfevaluaties tot nu toe. In de eerste plaats word je met jezelf geconfronteerd; waar ben ik als toezichthouder qua teamrol goed in en waar valt nog wat te verbeteren? In de tweede plaats ontstaat er inzicht in hoe effectief onze Raad als team functioneert en wat daar nog te verbeteren valt. In de derde plaats heeft deze zelfevaluatie verder bijgedragen aan onderlinge openheid, vertrouwen en het verkleinen van het ongezegde. We hebben sedert deelname aan het promotieonderzoek van Marilieke al de gewoonte om na afloop van vergaderingen gezamenlijk met de bestuurder kort op het ongezegde te reflecteren. Soms lastig om je op dat moment kwetsbaar op te stellen maar het resultaat is altijd waardevol.
Al met al was het een zeer leerzame sessie die het evaluatieproces naar een hoger niveau heeft gebracht. De VTW is echter niet voornemens deze inspanningen, onder leiding van een promovenda, te honoreren met PE punten. (Noot redactie: De ALV van de VTW heeft het advies van de PE-commissie overgenomen om geen PE punten toe te kennen voor zelfevaluatie).