U bent voorzitter van de RvC en dineert in het weekend in een restaurant. Tot uw verrassing ziet u de directeur bestuurder en de controller binnen komen. U steekt u hand op, maar kennelijk zien zij u niet. Zij gaan dineren en u constateert dat de verhoudingen tijdens het diner zeer vriendschappelijk c.q. amoureus zijn. De bestuurder is al zo’n acht jaar in dienst en onlangs is zijn nieuwe benoeming voor vier jaar overeengekomen. De controller is zo’n twee jaar in dienst.
Op maandag belt u de directeur-bestuurder en maakt een afspraak op korte termijn. Tijdens deze afspraak confronteert u de directeur-bestuurder met wat u heeft waargenomen in het weekend. De directeur bestuurder schrikt hiervan en geeft toe een liefdesrelatie te hebben met de controller. Hij geeft aan dat dit pas sinds enkele maanden is en dat hij het u had willen vertellen als dit nog wat langer zou duren. U geeft aan not-amused te zijn en niet te begrijpen waarom u niet geïnformeerd bent. De directeur bestuurder geeft aan dat zij beiden volwassen genoeg zijn om tijdens het werk objectief en zuiver met elkaar om te gaan en dat hij dit graag zelf aan de voltallige raad wil vertellen.
Wat gaat u doen?
Al voorafgaand aan het gesprek was u er van overtuigd dat u snel over deze kwestie met de voltallige Raad moet overleggen, tenzij de directeur bestuurder een heel plausibele verklaring zou hebben. Echter, u vindt dat hij de zaak zelfs bagatelliseert. Op zijn wens om de Raad als eerste zelf te informeren gaat u niet in. U wilt in deze precaire situatie met uw collega’s op één lijn zitten en kiest er daarom voor zelf met de Raad de zaak te bespreken. Dat deelt u de directeur heel nadrukkelijk mee.
U roept de RvC bijeen en bespreekt de situatie. Daarbij komt de Raad tot een aantal bevindingen, die een delegatie bespreekt met zowel de directeur bestuurder als de controller.
• Het is de bestuurder aan te rekenen dat hij niet veel eerder de Raad heeft geïnformeerd;
• Het is zowel de bestuurder als de controller aan te rekenen dat zij zich niet gerealiseerd hebben, dat dit ook qua Governance niet kan;
• Het is de bestuurder aan te rekenen, dat hij dit ook niet gemeld heeft voor zijn her-benoeming;
• Sowieso heeft de Raad moeite met de positie van de controller in deze situatie. Hoe kan de Raad na deze kwestie nog uitgaan van objectiviteit, onafhankelijkheid en neutraliteit in het werk en de bevindingen?
De gesprekken met betrokkenen komen niet verder dan een excuus voor het achterwege laten van de melding en tevens benadrukken beiden dat de relatie geen invloed heeft op de werkzaamheden.
Hoe verder?
Bij het besluit van de Raad speelt uiteraard ook mee of er zaken in het verleden hebben gespeeld. De Raad heeft nog niet zolang geleden, terwijl de relatie al speelde, de bestuurder voor een nieuwe periode benoemd.
Duidelijk is dat beide personen handhaven geen optie is. Ten minste één van hen zal moeten opstappen. Hierbij speelt vaak het maatschappelijk verwijt, dat veelal wordt gekozen voor het vertrek van de laagste in rang. In dit geval zou dat de controller zijn. In die overweging speelt mee wat voor de continuiteit van de organisatie de beste keuze is.
Gezien het feit dat beide personen eigenlijk vinden dat zij kunnen blijven functioneren en dat hen hoogstens verweten kan worden dat zij niets gemeld hebben, is een vertrek van alle twee hier de meest voor de hand liggende oplossing.
De bestuurder is te verwijten dat hij een relatie met een medewerker is aangegaan en niet de juiste maatregelen heeft genomen, zeker nu het de controller betreft. Er had een melding moeten plaatsvinden en van de bestuurder mag worden verwacht dat hij een voorstel had gegeven voor de verdere gang van zaken, los van het feit of de Raad daar mee had ingestemd.
De controller snapt blijkbaar niet dat de relatie met de bestuurder de onafhankelijke positie aantast en begrijpt niet, dat indien de bestuurder dit niet gemeld had, dat dan de melding vanuit de controller had moeten plaatsvinden, inclusief een mogelijke oplossing.
Tot slot zijn beiden er aan voorbij gegaan dat zij een voorbeeldfunctie hebben en hun handelswijze als niet integer is aan te merken.
Noot: dit is de 15e en laatste editie van 'Toezicht in de praktijk'. De VTW dankt Koos Parie en Gerard Erents hartelijk voor hun bijdragen. In 2019 zal er een digitale publicatie volgen met een bundeling van de casussen uit 'Toezicht in de praktijk'.