Toezicht in de praktijk casus 11: Helaas, alweer verhinderd!

U bent voorzitter van de RvC en constateert dat de RvC regelmatig niet voltallig aanwezig is bij vergaderingen. Als redenen hiervoor worden opgegeven plotselinge andere afspraken, vakantie etc. U heeft dit al een paar maal besproken en aangegeven dat, met uitzondering van ziekte of calamiteiten, aanwezigheid vereist is.

De overige leden vinden u daar te star in en geven aan dat zij bij afwezigheid meestal hun commentaar schriftelijk vooraf per mail doen toekomen, zodat hun bevindingen bekend zijn. Ook geven zij aan dat vaak in de commissies al het nodige voorwerk is gedaan en dat de verslagen van de commissies beschikbaar zijn. Nogmaals wordt benadrukt dat betreffende leden een drukke baan hebben en dat deze hoofdjob voorgaat. Ook willen zij liever 's avonds vergaderen.

U heeft ook al meerdere malen toegestaan om in te bellen tijdens de vergaderingen. Echt goed voelt dat niet. Met name het missen van het persoonlijke contact tijdens de vergaderingen en vooral de interactie onderling en met bestuur en werkapparaat, weegt voor u zwaar. Overigens heeft de bestuurder u er ook al op aangesproken met de terechte opmerking dat het bepaald geen goed voorbeeldgedrag naar de organisatie is.

Hoe zwaar weegt dit?
Belangrijk is dat bij de werving wordt benadrukt dat aanwezigheid op de vergaderingen uitgangspunt is. Dit is wezenlijk om de onderlinge band te versterken en de kwaliteit van de samenspraak en besluitvorming te borgen. Om die reden wordt ook voor het eind van het jaar het vergaderschema voor het daarop volgende jaar in onderling overleg vastgesteld.

Bij deze corporatie participeren leden van het MT veelvuldig in de vergadering. Bewust is gekozen voor een vergadertijd van einde van de middag tot begin van de avond. Als voorzitter is het van belang de leden regelmatig op die afspraak te wijzen en te benadrukken dat een vergadering niet alleen het afwerken van de agenda is, maar ook het moment voor discussie, weerwoord en meningsvorming.

Indien leden, om welke reden dan ook, regelmatig afwezig zijn, dan is de jaarlijkse evaluatie het moment om, naast de persoonlijke interventies van de voorzitter, dit te bespreken en er harde afspraken over te maken.

Uiteraard kunnen er calamiteiten zijn, maar als er structureel te veel afwezigheid is, dan is betreffende commissaris wellicht wel bekwaam, maar niet geschikt en kan aftreden de uiterste consequentie zijn. Nog los van het feit dat een RvC lid naar behoren wordt betaald, kan het niet zo zijn dat aanwezigheid vrijblijvend is. 

Beoordeelt u dit anders? Laat het weten. Heeft u een dilemma over een vergelijkbare situatie? Leg het aan ons voor. Mail naar: Bureau@vtw.nl.