Toezicht in de praktijk casus 7: Netwerk van de Raad van Commissarissen, wel of niet gebruiken?

De bestuurder geeft in de Raad van Commissaris aan dat hij een groot conflict heeft met een belangrijke leverancier. Hij heeft al enige gesprekken met die leverancier gevoerd en hem ook juridisch aansprakelijk gesteld voor het niet leveren van de afgesproken dienstverlening. Dit feit is al enige malen besproken binnen zowel de voltallige Raad als in het voorzitter-overleg.

Na het juridisch aansprakelijk stellen is de leverancier met een aanbod gekomen om de dienstverlening op termijn te beëindigen en biedt voor het niet volwaardig zijn hiervan een schadevergoeding aan. De bestuurder geeft aan dat ook hij de dienstverlening wenst te beëindigen, maar dat hij de schadevergoeding veel te laag vindt. Wat het laatste betreft komt hij niet veel verder.

Aangezien een lid van de Raad van Commissarissen vanuit zakelijke contacten in het verre verleden een relatie met deze leverancier heeft, vraagt de bestuurder hem om nog eens met deze leverancier te praten. Het RvC-lid is hiermee akkoord en gaat het gesprek aan met de leverancier. Dit leidt tot een aanmerkelijk beter aanbod. De bestuurder is met dit aanbod tevreden en legt dit, gezien de importantie, voor aan de Raad van Commissarissen. De Raad van Commissarissen gaat hiermee akkoord en de bestuurder wikkelt de verdere overeenkomst af. 

Attentiepunten bij deze casus
Op zich is het van belang dat leden van de Raad van Commissarissen hun netwerk kunnen inzetten ten dienste van de corporatie. Van belang hierbij is dat de RvC-leden dit alléén doen als dit met instemming en op verzoek van de bestuurder gebeurt.

Ook is het belangrijk dat de bestuurder uiteindelijk de beslissing neemt. Het lid van de Raad van Commissarissen zal dan ook altijd moeten stellen dat niet hij of zij de beslissing neemt, maar dat dit bij het bestuur blijft.
Ook blijft het van belang dat de leverancier in het vervolg de normale relatie met de bestuurder blijft houden en de communicatie niet via het RvC-lid loopt. Het spreekt voor zich dat de overige leden van de Raad van Commissarissen op de hoogte moeten zijn van de te nemen stappen en dat zij hier ook vóóraf mee akkoord moeten zijn. Op zich pleit het er ook voor dat bij het besluit dat de bestuurder voorlegt aan de Raad van Commissarissen, het lid dat hierbij betrokken is, zich terughoudend opstelt in de discussie en zich van stemming onthoudt.

Gebruik van het netwerk van de leden van de Raad van Commissarissen is van belang, echter voorkomen moet worden dat dit de positie van de bestuurder zowel in- als extern zwakker maakt. Terughoudendheid is dus op zijn plaats en essentieel is dat dit in goed overleg en samenwerking met de bestuurder gebeurt.

Beoordeelt u dit anders? Laat het weten. Heeft u een dilemma over een vergelijkbare situatie? Leg hem aan ons voor. mail naar: Bureau@vtw.nl