Toezicht in de praktijk casus 5: Een signaal vanuit de OR

Over de rubriek Toezicht in de praktijk
In deze rubriek wordt elke maand een casus gepresenteerd en in de behandeling een aantal oplossingsrichtingen aangegeven. Het is natuurlijk maar een beperkt beeld van de werkelijkheid en altijd ontbreken min of meer belangrijke aspecten. Maar dat is altijd zo en het is nu juist aan de commissarissen om daar op door te vragen. De behandelaars van deze casus hebben niet de pretentie de enige oplossing te hebben gegeven.

Een signaal vanuit de OR
U bent kort geleden benoemd tot commissaris bij een middelgrote corporatie met ongeveer 80 medewerkers. Dit is uw eerste vergadering - die start met een vooroverleg van een half uur zonder de bestuurder. Daaraan voorafgaand heeft een delegatie van de RvC het jaarlijks overleg gevoerd met de ondernemingsraad. De bestuurder was daar voor de eerste keer niet bij.

De delegatie brengt direct verslag uit over de ontmoeting met de OR: Het gesprek begon over koetjes en kalfjes, maar al vrij snel maar al vrij snel zei een lid van de OR - nogal geëmotioneerd trouwens - dat eigenlijk het belangrijkste nu maar op eens tafel moet komen. Na enige aarzeling vertelde de voorzitter van de ondernemingsraad dat er met de directeur niet te werken valt en dat sprake is van een enorme angstcultuur onder de medewerkers.

Na een stilte vraagt u hoe de delegatie er op heeft gereageerd. Uw collega antwoordt dat zij (de delegatie van de RvC) de ondernemingsraad er op heeft gewezen dit eerst maar eens zelf met de bestuurder te bespreken voordat de RvC in actie kan komen.

En verder?
Natuurlijk vraagt u eerst door om uw beeld van de situatie completer te krijgen. Zijn er in het recente verleden heftige kwesties geweest? Hoe lang zit de directeur er al? Herkennen de overige leden van de RvC dit beeld over de samenwerking met de directeur wellicht, of juist helemaal niet? En natuurlijk is het niet dapper van de ondernemingsraad om dit wel bij de RvC te melden, maar niet met de directeur zelf in gesprek te gaan. Daar gaat u uiteraard niet over.

Niets doen is geen optie. Uw RvC krijgt immers een stevig signaal dat er iets mis is in de organisatie. De kans dat de ondernemingsraad uit rancune zo acteert, is klein en als dat wel zo zou zijn, is er ook een probleem. De eerste stap die de delegatie had moeten zetten - al tijdens het gesprek - is er blijk van geven de ondernemingsraad serieus te nemen. Als dat niet zo is, kan dat op heel korte termijn worden hersteld middels een gesprek met de voorzitter van de ondernemingsraad, waarin de volgende boodschap alsnog wordt meegegeven: een bedankje voor de openhartigheid, geen oordeel uitspreken en toezeggen er op terug te komen.

Tijdens het vooroverleg moet de kwestie worden besproken in de voltallige raad en worden vervolgstappen afgesproken. Dat op korte termijn het "lastige gesprek" met de bestuurder gevoerd moet worden, staat buiten kijf. Hoe hij de relatie met de ondernemingsraad ervaart, lijkt me een zinvolle openingsvraag. Afhankelijk van de reactie van de bestuurder zal er iets moeten gebeuren. Wellicht is er voldoende aanleiding op pal achter de directeur te blijven staan en hem te adviseren hoe hij de verhouding met de ondernemingsraad herstelt. Als de RvC oordeelt dat de cultuur nader in beeld gebracht moet worden, laat dat dan door een onafhankelijke buitenstaander doen en ga niet zelf (bijvoorbeeld met een delegatie van de RvC) interviews in de organisatie afnemen. Houd de handen vrij om een ordeel over de uitkomst van zo'n onderzoek te geven. Hooguit een gesprek met de controller gezien de specifieke relatie met de RvC. En vergeet niet de ondenemingsraad aangehaakt te houden.

Er zijn praktijkvoorbeelden bekend dat een zaak escaleerde doordat de ondernemingsraad zich in de kou gezet voelde. In die voorbeelden leidde de passiviteit van de RvC tot een handtekeningenactie die unaniem werd onderschreven en het inschakelen van de regionale pers. De reputatie van de organisatie, maar ook van de commissarissen zelf, liep ernstige schade op. 

De redactie van "Toezicht in de praktijk" is benieuwd naar de reactie van lezers. U kunt deze sturen naar bureau@vtw.nl.