Masterthesis Tim Janssen - Tilburg University

Productieve balans tussen vertrouwen en frictie

Evalueer ook frictie, maak niet-geagendeerde ambities bespreekbaar en organiseer externe oriëntatie structureel. Dat zijn de uitkomsten van de masterthesis van Tim Janssen, Organisatie- en Managementstudies, Tilburg University. De vraag die hij in zijn onderzoek centraal stelde was: hoe beïnvloedt de relatie tussen de bestuurder en de raad van commissarissen (rvc) de externe gerichtheid van woningcorporaties? 

Janssen onderzocht hoe vertrouwen tussen bestuurder en rvc samenhangt met de interne governance-relatie én hoe dit doorwerkt in de manier waarop corporaties zich bestuurlijk oriënteren op maatschappelijke netwerken in het sociale domein.

De conclusie: goed bestuur en toezicht vragen niet om maximale harmonie, maar om een productieve balans tussen vertrouwen en frictie. Voldoende vertrouwen is nodig om openheid en bestuurlijke ruimte mogelijk te maken. Tegelijkertijd blijft voldoende frictie essentieel om kritische reflectie, bestuurlijke scherpte en ontvankelijkheid voor de buitenwereld te behouden.

Met ondersteuning van de VTW kreeg Janssen de gelegenheid om bestuurders en commissarissen te interviewen, wat een belangrijke basis vormde voor het onderzoek. Janssen komt tot een aantal bevindingen en aanknopingspunten voor de praktijk. Daarnaast heeft hij een aantal suggesties voor de VTW.

Bevindingen

Goede interne governance-afstemming zit niet alleen in afspraken 
Het wordt vooral opgebouwd in de dagelijkse interactie tussen bestuurder en rvc. Niet alles is vooraf vastgelegd, maar bestuurder en rvc kennen elkaar goed genoeg om te weten wat ze van elkaar kunnen verwachten, ook wanneer zich iets onverwachts voordoet. Een indicator van goede afstemming is dat verrassingen worden voorkomen. 

Vertrouwen maakt kritische afstemming mogelijk 
Het vormt een noodzakelijke basis voor goede interne governance-afstemming. Het maakt kritisch dialoog mogelijk zonder dat de relatie onder druk komt te staan, mits voldoende kritische afstand behouden blijft om blind vertrouwen te voorkomen.

Goede interne governance- afstemming creëert ruimte voor bestuurlijke externe oriëntatie
Cruciaal daarbij is een gedeeld beeld tussen bestuurder en RvC van de maatschappelijke rol van de corporatie en de ruimte waarbinnen de organisatie kan handelen. Dit geeft bestuurder en RvC voldoende gezamenlijk houvast om naar buiten toe ruimte te pakken, samenwerkingen aan te gaan en vanuit een geloofwaardige en consistente lijn te handelen.

Interne governance-afstemming kan de externe ambitie van een corporatie ook beperken
Het geeft houvast, maar kan tegelijkertijd een filter worden. Wanneer bestuurder en rvc te goed denken te weten wat de ander zal vinden, kunnen externe ambities al worden aangepast of uitgesloten voordat ze überhaupt gezamenlijk worden besproken.

Aanknopingspunten voor de praktijk

Evalueer niet alleen de kwaliteit van de samenwerking, maar ook de kwaliteit van de tegenspraak
Dat is de uitdaging voor rvc's! Een goede relatie tussen bestuurder en rvc leidt namelijk niet automatisch tot beter toezicht. Integendeel: wanneer er veel vertrouwen is en de samenwerking soepel verloopt, bestaat ook het risico dat bepaalde aannames niet meer expliciet worden bevraagd. Er ontstaat dan consensus, maar het is niet altijd duidelijk of die consensus voortkomt uit een goed afgewogen discussie of uit routine.

Janssen stelt voor dat de VTW haar evaluatie-instrumenten uitbreidt met een aparte dimensie rondom productieve frictie en doet hiervoor suggesties. In opleidingen voor nieuwe commissarissen zou deze thematiek een plek moeten krijgen. Ook in intervisiebijeenkomsten is dit een waardevolle invalshoek. Daar kunnen commissarissen praktijkcasussen bespreken waarin de vraag niet alleen is “hebben we het juiste besluit genomen?”, maar juist ook: "hebben we elkaar voldoende uitgedaagd voordat we tot dat besluit kwamen?"

Maak niet-geagendeerde ambities bespreekbaar
Als externe ambities al worden gefilterd voordat ze de rvc bereiken, is het belangrijk om een werkvorm te creëren waarin juist die pre-formele ruimte bespreekbaar wordt. Bijvoorbeeld door één of twee keer per jaar een agendapunt op te nemen met de vraag:
"Welke externe kansen, samenwerkingen of maatschappelijke ambities hebben we overwogen, maar niet verder gebracht? En waarom niet?" De rvc beoordeelt dan niet alleen uitgewerkte voorstellen, maar helpt ook om het speelveld van bestuurlijke mogelijkheden zichtbaar te maken. Dit hoeft niet te betekenen dat de rvc op de stoel van de bestuurder gaat zitten. Het gaat juist om het creëren van ruimte waarin de bestuurder onzekerheden en vroege ideeën kan delen, zonder dat deze direct als formeel voorstel worden behandeld. 

Janssen stelt voor dat de VTW een methodiek ontwikkelt waarmee rvc’s periodiek samen met de bestuurder reflecteren op de ‘pre-agendafase’ van besluitvorming en doet hiervoor suggesties. Het gaat er hierbij om niet om ieder idee alsnog formeel te behandelen, maar om inzicht te krijgen in de afwegingen die eraan voorafgaan. De inzichten die dat oplevert kunnen verwerkt worden in opleidingen voor commissarissen

Organiseer externe oriëntatie structureel
Een goed begrip van de externe context belangrijk is om strategische voorstellen goed te kunnen beoordelen. Dit betekent niet dat commissarissen zelf onderdeel moeten worden van het netwerk of actief moeten onderhandelen met externe partijen. Wel zou de rvc zich bewuster kunnen oriënteren op de omgeving waarin de corporatie opereert. Juist die bredere oriëntatie kan ervoor zorgen dat commissarissen tijdens de besluitvorming andere vragen stellen. Niet alleen: “Is dit bestuurlijk verantwoord?”, maar ook: “Sluit dit aan bij wat er in de omgeving speelt?” of “Welke maatschappelijke kansen laten we misschien liggen?” Daarmee kan de kwaliteit van het toezicht worden versterkt zonder dat de rolverdeling tussen bestuurder en rvc vervaagt.

Janssen ziet voor de VTW een belangrijke rol in het verder ontwikkelen van de externe blik van commissarissen door leerlijnen of intervisiebijeenkomsten te ontwikkelen waarin externe netwerkoriëntatie centraal staat. Daarbij hoeft het niet te gaan over hoe commissarissen zelf netwerken moeten onderhouden, maar juist over hoe zij maatschappelijke ontwikkelingen leren interpreteren en vertalen naar hun toezichthoudende rol.

Lees de uitgebreide samenvatting van het onderzoek (in het Nederlands) van Tim Janssen.