Verslag dialoogsessie ‘Hoeder van de dialoog’ - 4 juni 2024

Op dinsdag 4 juni 2024 vond het webinar ‘Hoeder van de dialoog’ plaats, een dialoogsessie in samenwerking met de VTW en de NVTZ onder andere ter verdieping op het langjarig onderzoek. Als sprekers kwamen Marius Buiting (mededirecteur NVTZ) en Karin Runia (eigenaar van Multipel en expert op het gebied van dialoog in de organisatie) aan het woord.

Veranderende context
Marius leidde de sessie in en trapte af met uitleg over de veranderende context, waarin de toezichthouders/commissarissen en organisaties tegenwoordig opereren. Waar voorheen het organisatiebelang voorop stond, verschuift dit steeds meer naar maatschappelijke opgaven. Als toezichthouder/commissaris verandert daardoor je rol en treed je meer op als partner van de bestuurder. Daardoor zit je mee aan de tekentafel en stuur je samen. Dat vereist dat je weet wat er in de organisatie speelt, maar ook dat je het gesprek breder voert met cliënten, huurders, gemeenten, overheid en andere belanghebbenden. Je kijkt met wie de organisatie in gesprek is en met wie niet. Ook kijk je naar de kwaliteit van de gesprekken, de reden waarom je met elkaar aan tafel zit en wat je uit de relatie wilt halen. Die netwerkrol van de toezichthouder/commissaris noemen we de ‘hoeder van de dialoog’.

Passend handelen
Als we het hebben over de kwaliteit van gesprekken, gaat het vaak om maatwerk en kijk je naar de behoefte van mensen, wat is passend om te handelen. Daarbij is een belangrijk aspect aandacht voor professionals. Als toezichthouder/commissaris moet je begrijpen wat er speelt in de organisatie, waar professionals tegenaan lopen, waar het schuurt en kunnen beoordelen of er wordt gedaan wat er is beloofd. Waardegericht toezichthouden leidt tot leren van fouten. Om te kunnen bepalen of er ruimte is om te veranderen of te bewegen moet je afwegingen vanuit verschillende perspectieven kunnen maken. Om de perspectieven te leren kennen, is dialoog met verschillende belanghouders nodig.

Praktijkvoorbeelden en profielen
Karin vulde aan met een praktijkvoorbeeld over veiligheid in een instelling, waarbij de dialoogvorm hielp bij het voeren van het goede gesprek en om de nieuwe werkwijze in de die organisatie te borgen. Wat daaraan bijdraagt is het persoonlijke profiel van toezichthouder/commissaris: wie ben je, hoe sta je in de organisatie, wat mis je, wat triggert je? Heb je oog voor jezelf en hoe je in de wedstrijd zit? Karin geeft aan dat het belangrijk is dit ook als onderwerp met de bestuurder op de agenda te zetten. Zij ervaart dat bestuurders daar doorgaans positief over zijn, je moet elkaar immers blijven verstaan om goede inhoudelijke keuzes te kunnen maken. Toezichthouders/commissarissen hebben tegelijkertijd behoefte aan kaders van bestuurders. Door de juiste vragen te stellen kun je als Rvt/RvC richting geven aan de juiste koers en die richting toetsen. En verandert de klassieke rol van RvT/RvC door niet alleen achteraf, maar ook vooraf het goede gesprek te helpen voeren. Het gesprek met de OR wordt dan bijvoorbeeld  meer een ‘benen op tafel gesprek’ of het met elkaar thematische bijeenkomsten bijwonen, dan 1 of 2 keer per jaar met elkaar vergaderen. Het is belangrijk dat professionals zich ook gehoord en gewaardeerd voelen, dus locatiebezoeken zijn een goede manier om meer connectie en vertrouwen te krijgen.

De deelnemers gingen vervolgens in subgroepen uiteen en bespraken met elkaar hoe je de rol van hoeder van de dialoog (netwerkrol) in je eigen RvT/RvC kunt toepassen en wat je daarvoor nodig hebt. Tip van Marius is om daarbij niet vanuit de organisatie te denken, maar met elkaar te bepalen naar wat voor samenleving zijn we op weg.