2.1. Beschrijven vacature
Als de profielschets is opgesteld, zoals benoemd onder hoofdstuk 1, paragraaf 6, dan is het raadzaam een vacaturebeschrijving op te stellen. Het is van belang dat hierin alle voor kandidaten relevante informatie is opgenomen. De ingevulde matrices kunnen helpen als check. Komen alle criteria die in de matrices zijn geïdentificeerd terug in de vacaturebeschrijving?
Het is het overwegen waard in de vacaturebeschrijving te verwijzen naar relevante documenten (zoals een jaarverslag of een persbericht met relevante, actuele ontwikkelingen). Ook kan een koppeling worden gemaakt naar het algemeen profiel van de corporatie, het reglement van de RvC, de staturen en het rooster van aftreden. In de vacaturebeschrijving is het handig om naast criteria ook zaken op te nemen als een indicatie van de honorering door een verwijzing naar de VTW-beroepsregel Bezoldiging commissarissen https://www.vtw.nl/honorering en het verloop van de verdere procedure.
De vacaturebeschrijving kan vervolgens worden gebruikt voor externe communicatie en op de site van de corporatie worden geplaatst.
Voor de vacaturebeschrijving kan gebruik worden gemaakt van het volgende voorbeeld: Voorbeeld vacaturebeschrijving (download) https://www.vtw.nl/data/media/files/VTW_Toolkit_PopUp6.pdf.
2.2. Openbaar maken vacature
De vacature wordt via een advertentie in digitale en/of in gedrukte media openbaar gemaakt, naar de verplichting vanuit de Governance code voor woningcorporaties bepaling 3.17 die voorschrijft dat de vacature openbaar gesteld wordt.
Selecteer een medium dat past bij het profiel van de vacature, met bereik in de doelgroep. Geef voldoende zichtbaarheid aan de vacature en maak de vijver zo groot mogelijk.
Voorbeelden van media zijn:
- Landelijk dagblad met algemene signatuur
- Landelijk dagblad met eigen signatuur
- Regionaal dagblad(en) met dekking in werkgebied corporatie; (of ander verschijningsgebied bij voorkeur kandidaat buiten gebied corporatie)
- Huis-aan-aan-huisblad(en) met dekking in werkgebied corporatie
- Bewonersblad corporatie bij het aantrekken van huurderscommissaris
- Branchetijdschrift met bereik in specifieke sector (bijvoorbeeld welzijn, corporaties)*
- Beroepstijdschrift met bereik in specifiek vakgebied (bijvoorbeeld vastgoed, accountancy)*
- De website van de VTW
- De vacaturebank op de Aedes site
- Social media
* NB: branche- en vakbladen kennen een relatief lange aanlevertijd.
Daarnaast is het vanzelfsprekend gangbaar dat leden van de RvC connecties attenderen op de vacature. In alle gevallen zullen kandidaten zich volgens de vastgestelde procedure moeten melden. Om deze reden kan de inzet van een searchbureau nuttig zijn, op deze manier volgt een ieder dezelfde procedure.
Een aantal tips voor de W&S-commissie zijn:
De mogelijkheid bestaat om desgewenst het communicatie-adviesbureau in te schakelen waar de corporatie contacten mee heeft. Het is aan te raden zo mogelijk gebruik van lopende advertentiecontracten van de corporatie en te overleggen over de meest effectieve weekdag voor plaatsing. Bij het inschakelen van een reclamebureau en het adverteren met de vacature is het van belang om rekening te houden met de uitstraling van de corporatie. De grootte van de advertentie geeft bijvoorbeeld een indicatie over het kostenbewustzijn van de corporatie. Een openbare advertentie genereert acquisitie van andere media. Dus eventueel is er de mogelijkheid om in de advertentie de regel toe te voegen: ‘acquisitie wordt niet op prijs gesteld’.
Er zijn twee mogelijkheden met betrekking tot advertenties:
- Een advertentie met compacte tekst (alleen de specifieke competenties die kandidaten moeten hebben) die verwijst naar het volledige profiel op de website (voorkeur). Dankzij het kleine formaat zijn de kosten laag. Het doel van de advertentie is om geïnteresseerde en interessante kandidaten ertoe te bewegen naar de site van de corporatie te gaan en de vacaturebeschrijving te lezen. Voorbeeld wervingsadvertentietekst https://www.vtw.nl/data/media/files/VTW_Toolkit_PopUp7.pdf
- Een advertentie met de volledige vacaturebeschrijving. Vanwege het grote formaat zijn de kosten hoog (geldt met name in landelijke dagbladen). Het is raadzaam om de advertentie, ondanks dat deze simpel en duidelijk is, netjes op te maken in de huisstijl en met het logo van de corporatie.
Bij het uitzetten van de vacature, los van het medium en de grootte van de advertentie is het van belang om een aantal zaken te melden, zoals dat:
- alle reacties uiteraard vertrouwelijk worden behandeld;
- verificatie, na toestemming van de kandidaten, van het arbeids- en opleidingsverleden, deel uitmaakt van de selectieprocedure;
- een voorgenomen benoeming moet worden gemeld bij de Autoriteit Woningcorporaties (fit en proper toets).