2

Lessen en ervaringen
(samenvatting interviews)

In deze publicatie komen leden van de VTW-commissarissenpool aan het woord over hun ervaringen als tijdelijk commissaris. Welke lessen hebben zij geleerd die relevant zijn voor andere toezichthouders? En wat zijn hun ervaringen met de VTW-commissarissenpool?

In deze publicatie komen leden van de VTW-commissarissenpool aan het woord over hun ervaringen als tijdelijk commissaris. Welke lessen hebben zij geleerd die relevant zijn voor andere toezichthouders? En wat zijn hun ervaringen met de VTW-commissarissenpool?

Als een commissaris vanuit de VTW-commissarissenpool tijdelijk inspringt bij een corporatie, dan is er sprake van bijzondere omstandigheden. De leden van de VTW-commissarissenpool krijgen – vaak in een crisissituatie – de opdracht om orde op zaken stellen. Op de eerste plaats moet de continuïteit van intern toezicht worden hersteld. In de praktijk blijkt dat tijdelijke commissarissen hun taak breder opvatten. Zij doen ervaringen op die relevant zijn voor (reguliere) toezichthouders, juist omdat ze (vaak) in complexe situaties moeten handelen.

Wat zijn de ervaringen/lessen tijdens het werk als tijdelijk commissaris bij de corporatie?

Hieronder volgt een korte opsomming van de opmerkingen die geïnterviewde leden hebben gemaakt.

RvC als team

Tijdelijke commissarissen stappen altijd in een nieuw team: of ze vormen samen met de andere tijdelijke commissarissen de gehele (tijdelijke) RvC of ze sluiten zich aan bij de huidige RvC-leden. In alle gevallen geldt: check vooraf of je als team vertrouwen hebt in elkaar.

Geen vertrouwen in elkaar hebben of ergernissen laten doormodderen, komen het functioneren van de RvC niet ten goede. RvC-leden moeten elkaar durven aanspreken (en daarmee niet wachten op de zelfevaluatie van de RvC).

Stel je als (tijdelijk) RvC-voorzitter open voor de andere RvC-leden: opereer als team, dan kom je tot betere afwegingen.

Rollen bestuur en toezicht

Juist in crisistijd is de kans groter dat rollen van bestuur en toezicht vervagen. Houd de rollen zuiver: de bestuurder bestuurt, de toezichthouder houdt toezicht.

Maar ook: in een crisissituatie werken de bestuurder en de RvC-voorzitter vaak nauwer samen: houd niet krampachtig vast aan de eigen rol. Als de zaak op de rit staat, ontstaat dat onderscheid in rollen vanzelf weer.

Als een bestuurder te lang aanblijft, is dat bijna vragen om problemen. Hij of zij drukt dan een te grote persoonlijke stempel op de organisatie. Genoemd werd een termijn van acht jaar, met een goede onderbouwing maximaal twaalf jaar.

Relatie met belanghouders

Luister naar de belanghouders (ook de huurders) en vraag door naar wat hun visie is. Dat is essentieel voor de legitimatie. Een corporatie heeft geen aandeelhouders of een gemeenteraad die besluiten neemt. Belanghouders moeten vertrouwen hebben in de corporatie. Zonder hen is er niets.

Door (onder meer) als tijdelijke commissaris in en buiten de organisatie je gezicht te laten zien, kan je (weer) het vertrouwen winnen. Ook al ben je er tijdelijk, voor de medewerkers en de belanghouders ben je onderdeel van de RvC, niet meer en niet minder.

Als in crisistijd de relatie met (bijvoorbeeld) de huurders is verstoord, bedenk dan dat het tijd kost om het vertrouwen te herstellen: neem de huurders serieus en houd rekening met hun agenda.

Buitenwereld

Laat de buitenwereld zien waar de corporatie voor staat: het toetsingskader en de visie van de corporatie moet goed zijn vastgelegd. Corporaties moeten een goed verhaal hebben: waar staan we voor, voor wie zijn we er? Dat verwacht de buitenwereld van ons.

Richt de blik naar buiten, ook tijdens een herstelperiode. De valkuil is dat je als RvC alleen intern bezig bent, terwijl je juist je blik naar buiten moeten richten. De volkshuisvestelijke opgave, daarvoor zit je er.

Kies koers én houd koers in crisistijd: ‘we zeggen wat we doen, we doen wat we zeggen’. Juist in tijden van grote onzekerheid moet de corporatie koers kiezen. Houd die lijn vast, hoe moeilijk dat soms is. Als je toch afwijkt, moet je daarover op tijd in gesprek gaan en daar goede argumenten voor kunnen geven.

Werving

Bij de werving van nieuwe RvC-leden of een interim-bestuurder: weet wat de organisatie nodig heeft.

Fusie

Voorbereiding bij voorgenomen fusie is alles: formuleer klip en klaar het belang van de fusie, zet zaken goed op papier.

Betrek tijdig de huurdersorganisaties bij een fusietraject: als huurders het gevoel hebben dat ze worden gepasseerd of als het te complex wordt, kan dat later voor enorme vertraging zorgen.

Persoonlijke belangen moeten bij een fusie geen rol spelen: schep direct duidelijkheid over de toekomstige posities.

Ook in een kleine corporatie is een goede huurdersorganisatie van belang: een fusie is niet alleen een juridisch verhaal. Weeg als toezichthouder/huurderscommissaris de belangen van de huurders mee en leg verantwoording af in duidelijke taal.

Een cultuurverandering in een fusie-organisatie kost tijd en aandacht: ook de RvC moet zich in de situatie van de medewerkers kunnen verplaatsen.

Wat zijn de ervaringen van de leden met de VTW-commissarissenpool?

Hieronder volgt een korte opsomming van de opmerkingen die geïnterviewde leden hebben gemaakt. De VTW gaat zorgvuldig naar deze opmerkingen kijken, in overleg met de Autoriteit woningcorporaties.

Maximale periode van drie maanden

De benoeming voor een tijdelijke periode van drie maanden door de bestaande RvC is (vaak) te kort. Verlenging is alleen mogelijk door snel na de benoeming bij de Autoriteit woningcorporatie een zienswijze aan te vragen voor de herbenoeming. Verlenging is maar één keer mogelijk. Dat zou anders georganiseerd moeten worden.

Verlenging via de proef verkorte procedure geschiktheid en betrouwbaarheid van de Aw is in deze situatie een aanwinst.

Voor je begint

Check of het team (de RvC) vertrouwen heeft in elkaar.

Bewaak een zorgvuldig selectieproces na het aanbod vanuit de VTW-commissarissenpool: ga ook in gesprek met huurdersorganisaties en Ondernemingsraad (zoals gebruikelijk tijdens een normale selectieprocedure).

Stap niet naïef als tijdelijk commissaris aan boord: weet wat er speelt en zorg ervoor dat de aansprakelijkheidsverzekering goed is geregeld.

Van tijdelijk naar vast

Maak een bewuste keuze om na de tijdelijke functie wel of niet als vaste commissaris door te gaan. De opdracht verandert: wat is er nodig?

Vergoeding

De vergoeding staat ter discussie: deze is niet altijd in verhouding tot het aantal gemaakte uren. Vergoeding is in principe die van de reguliere commissaris (VTW-beroepsegel). Bij een hoger tarief: wees transparant en controleerbaar. Maar ook: wees bereid om extra uren te maken, buiten de vergoeding om.

Selectie VTW-commissarissenpool

Strenge selectie aan de poort van de VTW-commissarissenpool: leden moeten – los van de vier criteria – aantoonbare ervaring hebben met crisissituaties, in discussie durven gaan en stressbestendig zijn (en niet bang zijn voor risico van aansprakelijkheid.)

Rol VTW

De coördinatie en aansturing van de commissarissenpool moet in handen komen van een onafhankelijk coördinator (en niet meer in handen van de VTW).