3

Verslag vanuit
toezichthoudende rol

3.1. Toezicht op strategie

Beschrijf hoe u toezicht hebt gehouden op de strategie.

Heeft u het strategisch ondernemingsplan van het bestuur behandeld en goedgekeurd? Wat vindt u belangrijk om hierover te melden? Zijn er nieuwe speerpunten benoemd of is er in het verslagjaar anders geprioriteerd? Verantwoord uw toezicht met betrekking tot de inhoud van de strategie. Heeft u toegezien op het proces dat het bestuur heeft doorlopen en op het betrekken van belanghebbende partijen hierin? Heeft u als rvc zelf discussies over strategie gevoerd of over het aan te vliegen of aangevlogen proces? Verantwoord uw toezicht met betrekking tot het proces van strategievorming en beschrijf uw eigen rol hierin.

Van wie is de strategie?

Het opstellen (en ter toetsing voorleggen) van de strategie is een taak van het bestuur. Toch is de strategie net zo zeer ‘eigendom’ van de rvc. Het houden van toezicht, dienen van maatschappelijke belangen en borgen van de langetermijncontinuïteit van de organisatie kan immers alleen verantwoord geschieden als de koers wordt onderschreven.

Besluiten

Beschrijf in deze paragraaf wanneer welke relevante onderwerpen in de rvc zijn besproken en welke besluiten zijn genomen. Heeft u niet over de strategie gesproken in het verslagjaar omdat u bijvoorbeeld het vorig jaar een tweejaarlijks strategisch plan heeft goedgekeurd? Beschrijf dan dat de strategie niet is geactualiseerd en van wanneer tot wanneer de planperiode loopt. Geef aan hoe u de voortgang van het (in uitvoering zijnde) plan hebt geevalueerd en wat de speerpunten van het plan zijn.

Heeft u deelgenomen aan strategiedagen of –themasessies? Doe hierover verslag en geef aan hoe deze sessies zich hebben verhouden tot goedkeuring (cq. ter besluitvorming of ter informatie).

Toezicht op de implementatie

Geef aan hoe u toezicht hebt gehouden op de implementatie van wet- en regelgeving. Hoe heeft u zich als rvc laten informeren en adviseren?

 

Gezien in jaarverslagen

Dudok Wonen (jv 2017)

Voor 2017 is een focus gelegd op:

het onderhouden van de strategische koers (actualiseren strategienota);

monitoring van implementatie van de herzieningswet binnen dit strategische kader;

het opstellen van het scheidingsvoorstel DAEB/niet-DAEB.

Dat hield voor 2017 onder andere in het toezicht houden op:

strategie- en scenarioplanning;

duurzaam bedrijfsmodel;

legitimatievraagstuk corporatie;

governancehuis op orde;

financiële continuïteit;

procesoptimalisatie;

verbindend leiderschap;

businesscontrol / risicosturing (rapporteren);

communiceren over investeringen én maatschappelijke prestaties.

Tablis Wonen (jv 2017)

Werkwijze

De RvC toetst jaarlijks of de strategische doelen nog actueel zijn en passen bij de maatschappelijke ontwikkelingen. In 2015 is een nieuw beleidsplan opgesteld voor de periode 2016 - 2019. Met goedkeuring van de RvC heeft de bestuurder dit beleidsplan vastgesteld. In dit beleidsplan zijn de financiële, volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties van Tablis Wonen opgenomen. Het beleidsplan wordt jaarlijks vertaald naar een jaarplan, een jaarbegroting en een meerjarenraming. Ook deze worden met de goedkeuring van de RvC door de bestuurder vastgesteld.

Uitvoering 2017

Op 15 november zijn het jaarplan en de begroting voor 2018 beoordeeld op de actualiteit van de doelen en de maatschappelijke relevantie en zijn deze goedgekeurd. Ook de meerjarenraming is goedgekeurd door de RvC. Van belang voor de meerjarenraming is de afronding van de conditiemeting begin 2018, waardoor de betrouwbaarheid van de onderhoudsbegroting toeneemt.

Beschrijf in ieder geval hoe de volgende onderwerpen –indien van toepassing- in de uitvoering van uw toezicht aan bod zijn gekomen.

3.1.1. Stakeholderdialoog

Beantwoord in deze paragraaf de volgende vragen over de bespreking in de rvc: heeft het bestuur minimaal één maal per jaar met u over de omgang met, en de participatie en invloed van belanghebbenden gesproken? Wanneer was dit? Wat waren uw bevindingen?

3.1.2. Samenwerkingsverbanden & verbindingen

Hoe houdt u toezicht op verbindingen? Wat is er in de structuur van verbindingen of het toezicht hierop gewijzigd?

Gezien in jaarverslagen

Ymere (jv 2017)

In het belang van risicospreiding en de overzichtelijkheid van de organisatie vindt een deel van de activiteiten van Ymere niet plaats in de Stichting Ymere, maar in andere rechtspersonen of samenwerkingsverbanden. Het verbindingenstatuut is in lijn gebracht met de Woningwet. Het statuut is in de vergadering van 28 juni 2017 goedgekeurd door de raad. In het verbindingenstatuut is opgenomen dat het tevens van toepassing is op de dochters van stichting Ymere. Bovendien is er sprake van een eenheid van bestuur in de stichtingen en verbindingen. Zo zijn de statuten van de stichting Ymere en haar dochters zo ingericht dat het bestuur van de stichting en de raad betrokken zijn bij belangrijke besluitvorming over projecten, ongeacht in welke entiteit het project gerealiseerd wordt.

Woonstede (jv 2017)

Toezicht op verbindingen

Woonstede heeft besloten om te kiezen voor een administratieve scheiding. Dit betekent onder meer dat alle niet-DAEB activiteiten in Woonstede plaats zullen blijven vinden. Tweemaal heeft de RvC de directeur-bestuurder goedkeuring verleend voor het uitoefenen van stemrecht in de dochteronderneming Energie BV: Bestemming resultaat (27 juni 2017) en statutenwijziging (9 november 2017).

3.2. Toezicht op financiële en operationele prestaties

Geef aan hoe u toezicht hebt gehouden op de financiële en operationele prestaties. Beschrijf ook hier weer wanneer welke relevante onderwerpen in de rvc zijn besproken en welke besluiten zijn genomen.

Commissies

Beschrijf hoe vaak de commissies bij elkaar zijn gekomen, wie aanwezig was, welke onderwerpen zijn besproken en welke besluiten zijn genomen.

3.2.1. Waardering op marktwaarde, op weg naar beleidswaarde

 

Gezien in jaarverslagen

SWZ Zwolle (jv 2017)

De auditcommissie heeft zich laten informeren over de door de regering verplicht gestelde waardering op ´marktwaarde´ van het onroerend goed die dienstbaar is aan de doelgroep van SWZ. De auditcommissie stelt vast dat de waarde van het vastgoed conform wet- en regelgeving in de jaarrekening is opgenomen, maar wil daarbij benadrukken deze verplicht gestelde waardering op marktwaarde te betreuren omdat deze in de ogen van de auditcommissie onvoldoende weergeeft dat een deel van deze waarde niet wordt gerealiseerd. Dit kan leiden tot veel te hoge verwachtingen.

Patrimonium Barendrecht (jv 2017)

De auditcommissie heeft gesproken met de accountant over de jaarrekening en het jaarverslag 2017 en het controleplan voor de jaarrekening 2017. Samen met de organisatie is het traject van de jaarrekening 2017 geëvalueerd vanwege de overgang van bedrijfswaarde naar marktwaarde.

3.2.2. Jaarverslag, jaarrekening, accountantsverslag

Voorbeeldtekst

Op .. en .. maart heeft de auditcommissie de jaarrekening 2018 en het accountantsverslag besproken met de financieel bestuurder, de internal auditor en de controller van [corporatie] en de extern accountant.

Op .. april is de jaarrekening 2018 en het accountantsverslag in de rvc-vergadering besproken met het bestuur, in aanwezigheid van de de internal auditor van [corporatie].

Op .. zijn in de rvc-vergadering, in aanwezigheid van de extern accountant en zonder aanwezigheid van het bestuur, de uitkomsten van de interim-controle, de managementletter en de controleopdracht besproken.

3.2.3. Managementletter

Wat stond er in de managementletter van de extern accountant? Wanneer heeft u deze besproken? Heeft u activiteiten verricht of maatregelen getroffen naar aanleiding van de door de accountant gerapporteerde bevindingen?

Gezien in jaarverslagen

Heemwonen (jv 2017)

Uit de managementletter blijkt dat [naam accountant] diverse risicogebieden heeft gedefinieerd, waarbij een eventueel frauderisico aan de orde kán zijn. Bijvoorbeeld bij de aanbesteding van onderhoud en projecten, vastgoedtransacties, het afsluiten van financieringsovereenkomsten, transacties met huurders en het doorbreken van interne controlemaatregelen door het management. Voor een aantal van deze risicogebieden zijn c.q. worden door HEEMwonen beheersmaatregelen getroffen. In haar managementletter vraagt de accountant verder aandacht voor fraude en integriteitsvraagstukken betreffende de interne toezichthouders. Het management werkt aan een risico-inventarisatie, inclusief getroffen beheersingsmaatregelen. Deze worden gedeeld met de interne toezichthouders. De controller is vanwege verplichtingen in de Woningwet in een onafhankelijke rol gepositioneerd en kan rechtstreeks rapporteren aan de auditcommissie en de RvC.

3.3. Toezicht op volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties

Geef aan hoe u toezicht hebt gehouden op de volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties. Wat is uw opvatting over de efficiency en continuïteit van uw corporatie? Rapporteert het bestuur hier voldoende over? Deelt u de opvatting van het bestuur? Beschrijf in deze paragraaf wanneer welke relevante onderwerpen in de rvc zijn besproken en welke besluiten zijn genomen. Beschrijf ook hoe vaak de vastgoedcommissie / huurderszakencommissie bij elkaar is gekomen, wie aanwezig was, welke onderwerpen zijn besproken en welke besluiten zijn genomen.

Beantwoord de volgende vragen mbt tot het volkshuisvestingsverslag:

Voldoet het naar uw beeld voldoende aan de vereisten met betrekking tot het gebied van de volkshuisvesting;

• Staat de uitvoering van de prestatieafspraken ook in relatie tot de van rijkswege benoemde prioriteiten;
• Hoe verliep uw toezicht op het bod / de prestatieafspraken en en op de rol van de huurdersorganisatie hierin;
• Vindt de toewijzing van woongelegenheden verantwoord plaats.

Houd onder andere rekening met:

• Het bod / de prestatieafspraken en rol van de huurdersorganisatie hierin.

3.3.1. Volkshuisvestelijk verslag

Heeft uw corporatie een goed volkshuisvestelijk verslag opgesteld, waaruit blijkt dat zij zich houden aan de wettelijke begrenzing van hun taken en laten zien op welke manier zij uitvoering geven aan afspraken die ze hebben gemaakt met gemeenten en huurders/huurdersorganisaties? Geeft uw corporatie inzicht in de wijze hoe overleg wordt gevoerd met de stakeholders? Legt de corporatie verantwoording af over de toewijzing van woningen?

Gezien in jaarverslagen

Mitros (JV 2017)

In de vergadering van april verleende de Raad het bestuur formeel decharge voor het financiële beleid en beheer over 2016 Ook keurde de Raad de Jaarrekening 2016 goed, evenals het Jaarverslag/Volkshuisvestingsverslag 2016.

Nader bekeken

In de rvc-verslagen 2017 wordt relatief weinig vermeld over het volkshuisvestelijk verslag. Heeft u het verslag besproken? Welke thema’s speelden een rol? Wat vind u als rvc van deze verantwoording?

3.3.2. Klachtenbehandeling

Beantwoord de volgende vragen mbt klachtenrapportage:

• Is de klachtenrapportage behandeld in de rvc?
• Vindt de rvc het klachtenniveau acceptabel?
• Is er volgens de rvc voldoende zicht op de achterliggende oorzaken?
• Is de rvc tevreden over de mate waarin het bestuur verbetering wenst aan te brengen?
• Heeft de rvc vertrouwen in de realisatie van de beoogde verbeteringen?
• Hoe denkt de rvc over de weging van belangen die gerelateerd zijn aan het (al dan niet gedeeltelijk) oplossingen van de meest voorkomende klachten?
• De klachtenrapportage zelf is onderdeel van het bestuursverslag. De bespreking van de klachtenrapportage in de rvc dient wel terug te komen in het verslag van de rvc, als behandeld onderwerp.

 

Gezien in jaarverslagen

Ymere (jv 2017)

12.10 Toezicht op klachtenafhandeling

De raad van commissarissen vindt de wijze waarop Ymere klachten afhandelt een belangrijk onderwerp. Tijdens de behandeling van de tertiaalrapportages krijgt het onderwerp altijd expliciet de

aandacht, ook op basis van vragen van leden van de raad. De commissie Klant en Wonen heeft kennisgenomen van de jaarrapportage Klachten en Procesverbetering 2016. De commissieleden complimenteren de organisatie met de resultaten. Het is mooi om te zien dat de klachten van huurders over communicatie teruglopen.

3.3.3 Visitatie

 

Gezien in jaarverslagen

Tablis Wonen (jv 2017))

Werkwijze

Tablis Wonen laat zich eens in de vier jaar visiteren. De laatste keer was in 2014 en de eerstvolgende visitatie is in 2018 voorzien.

Uitvoering 2017

De bestuurder heeft, op verzoek van de Stichting Visitaties Woningcorporaties Nederland (SVWN) om deel te nemen aan een experiment om de visitatiemethodiek te verbeteren, samen met Woonstichting Valburg, Beter Wonen IJsselmuiden en Pentascoop een gezamenlijk experimentvoorstel voorgelegd aan de SVWN. Dit voorstel is goedgekeurd, waarmee het experiment voldoet aan de wet. In oktober 2017 heeft de RvC de bereidheid uitgesproken om deel te nemen aan dit visitatie-experiment in 2018. Begin 2018 start een stuurgroep met de voorbereidingen. Vanuit de RvC neemt de heer Boxman zitting in de stuurgroep. Ook een bestuurslid van SliM Wonen zal deelnemen aan de stuurgroep.

Vivare (jv 2017)

Visitatie

In 2017 heeft de raad samen met de bestuurder opdracht gegeven aan [bureau] voor de vierjaarlijkse maatschappelijke visitatie. In dat kader heeft de voltallige raad een startgesprek, een inhoudelijk gesprek en een afrondings-/evaluatiegesprek gevoerd met de visitatiecommissie. Ook nam een vertegenwoordiging van de raad deel aan de dialoogrondes die voor de visitatie waren georganiseerd met vertegenwoordigers van de samenwerkingspartners van Vivare en met een groep huurders van Vivare. In de bestuurlijke reactie geven raad en bestuurder gezamenlijk een reflectie op de uitkomsten van Vivare. Begin 2018 worden het visitatierapport en de bestuurlijke reactie gepubliceerd.

3.4 Toezicht op risicobeheersing

Besteed een paragraaf aan uw toezicht op  risicobeheersing. Ga hierbij in op het proces en op de uitkomsten.

Beantwoord in deze paragraaf de volgende vragen: Heeft het bestuur het risicomanagement besproken met de rvc? Is overeenstemming over de belangrijkste risico’s en hun beheersmaatregelen? Wat vindt de rvc van het risicobesef in de organisatie? Is het bestuur transparant over risico’s en risicomanagement? Zijn de risico’s verantwoord, gezien het maatschappelijk doel van de organisatie? Besteden bestuur en rvc, ieder vanuit hun eigen rol, aandacht aan soft controls?

 

Gezien in jaarverslagen

Staedion (jv 2017)

Binnen de Auditcommissie is aandacht besteed aan de fiscale positie van Staedion, waarbij in het bijzonder is stilgestaan bij de fiscale onderhoudsvoorziening die door Staedion is getroffen. De belastingdienst heeft het treffen van een dergelijke onderhoudsvoorziening, evenals bij andere woningcorporaties, ter discussie gesteld. Binnen de Auditcommissie en met de externe accountant is gesproken over mogelijke risico’s die hiermee samenhangen en de wijze waarop dit risico in de jaarrekening dient te worden verwerkt.

Wooninc (jv 2017)

Risico’s en het effect daarvan op Wooninc., waren ook in 2017 weer een belangrijk onderwerp voor de RvC. In de ACF is dit een wederkerend onderwerp van bespreking, net als in de ACVW waar risico-beoordeling een vast onderwerp is. De RvC heeft vastgesteld dat risicobewustzijn en risicobereidheid goed in de organisatie en bedrijfsprocessen zijn verankerd. Zo blijkt uit de investeringsvoorstellen, de tertiaalrapportages over de projecten en ontwikkellocaties, het monitoren van de financial en business risks en de interne audits. De algehele indruk van EY op dit vlak is, evenals voorgaande jaren, positief.

In het kader van risicobeheersing heeft Wooninc. haar risicomanagementsysteem verder geoptimaliseerd door op een gestructureerde en uniforme wijze verbinding te leggen tussen strategie en risico’s op elk niveau in de organisatie, waarbij ook het DrieKamerModel is betrokken. Bovendien zijn organisatiebreed en met de raad de strategische, financiële en operationele risico’s geactualiseerd en geprioriteerd. Uit de risicoinventarisatie zijn geen noemenswaardige compliancerisico’s geïdentificeerd en uit de (interim) controle van de accountant blijkt dat de administratieve organisatie en controlesystemen op orde zijn. Daarnaast blijft Wooninc. in 2017, alsmede de begroting 2018-2022, binnen de streefwaarden van het WSW, waarmee de financiële continuïteit en structurele financiering zijn gewaarborgd.

In april heeft het WSW de business en financial risks van Wooninc. getoetst door de beoordeling van diverse beleidsstukken en gesprekken met bestuur, management en concerncontroller. Het WSW heeft een positieve terugkoppeling gegeven. Er wordt aan alle financiële ratio’s voldaan. Op het gebied van de business risks identificeert het WSW een drietal risicogebieden, waaronder de doorrekening van duur-zaamheid, betaalbaarheid en wensportefeuille, de Loan to Value en de inrichting van de organisatie met betrekking tot specialistische werkzaamheden. De genoemde aandachtspunten leiden tot een aange-paste portefeuillestrategie. In de gesprekken met het WSW is ook gesproken over de totstandkoming en strategie van de hybride scheiding DAEB/niet-DAEB, de governance na het vertrek van [naam] als directeur-bestuurder en de rol en werkwijze van het WSW.

3.5 Opdrachtgeverschap accountant

Heeft u een nieuwe accountant benoemd of hier voorbereidingen voor getroffen? Beschrijft dit in uw verslag.

Woningcorporaties met meer dan 5.000 verhuureenheden worden als een Organisatie van Openbaar Belang (‘OOB’ ) aangemerkt en kunnen in de toekomst alleen terecht bij accountants die een OOB-vergunning hebben. De invoeringsdatum van deze status is nog onbekend.

Gezien in jaarverslagen

Heemwonen (jv 2017)

De RvC is verantwoordelijk voor de benoeming van de externe accountant, PwC. HEEMwonen zette [naam accountant] in 2017 in voor de controle van de jaarrekening, adviesdiensten op fiscaal terrein en andere controleopdrachten. De RvC had in 2017 eenmaal overleg met de externe accountant, de auditcommissie meerdere keren. Naast de gesprekken met de accountant over het accountantsverslag, de managementletter en het controleplan heeft de auditcommissie haar jaarlijkse gesprek met de accountant gevoerd, zowel met als zonder de directeur-bestuurder. Hierin is vrij gesproken over de ontwikkelingen binnen HEEMwonen. Daarnaast is ook de relatie met de accountant geëvalueerd. Er is verslag gedaan aan de RvC. De aanbevelingen naar aanleiding van de interim-controle zijn in november aan de RvC gerapporteerd middels de managementletter. De belangrijkste bevindingen van de accountant:

§ Er zijn geen significante tekortkomingen gesignaleerd bij de interne beheersing.

§ De evaluatie van de interne beheersing is van voldoende niveau, maar bevat op punten verbeterpotentieel (onder andere kwaliteit en beheer vastgoeddata, herijken procedures als gevolg van implementatie van het nieuwe primair systeem, logische toegangsbeveiliging en het inkoopproces in Dynamics Empire).

§ Aanbevelingen voor dataprivacy en cybersecurity mede in relatie tot het in werking treden van de AVG in mei 2018.

§ Aandachtspunten voor de administratieve inbedding van het splitsingsplan DAEB/niet-DAEB.

Dudok Wonen (jv 2017)

Halverwege het jaar besprak de RvC de aandachtspunten voor het Controleplan met de accountant. In 2017 waren dit geen expliciete aandachtspunten specifiek voor Dudok Wonen. Wel spraken we met elkaar over toenemende externe regelgeving en de invloed op de werkorganisatie. Ook spraken we over efficiency-mogelijkheden om de controle in 2017 binnen vier maanden gereed te hebben. [naam accountant] heeft in 2017 voor het eerst gerapporteerd over 2016.

Patrimonium (jv 2017)

De RvC ervaart de samenwerking met [naam accountant] als goed. De managementletter is concreet en kwalitatief goed. Het controleteam kent weinig wijzigingen en is kundig. Punt van aandacht vanuit de RvC zijn de stijgende kosten als gevolg van strengere en meer uitgebreide wettelijk vereiste controles. Daarom heeft Patrimonium meegedaan aan een onderzoek van de Vereniging Toezichthouders Woningcorporaties naar de stijging van de accountantskosten binnen de sector met als doel de kosten binnen de perken te houden.

Mozaïek Wonen (jv 2017)

Eind 2016 is het selectietraject gestart voor een nieuwe externe accountant. Dit wegens het bereiken van de maximale benoemingstermijn van 8 jaar voor [naam accountant 1]. Een selectiecommissie, bestaande uit twee leden van de auditcommissie en drie leden van de werkorganisatie, selecteerde vier partijen voor het uitbrengen van een aanbieding. Op basis van de ontvangen aanbiedingen, presentaties en toelichting door de vier partijen, is de selectiecommissie tot de keuze voor [naam accountant 2] gekomen. De RvC heeft deze keuze bekrachtigd en [naam accountant 2] benoemd tot de externe accountant van Mozaïek Wonen voor de komende vier jaar.