9.1 Vooruitblik
Hoe ziet het komend verslagjaar eruit? Staan er belangrijke gebeurtenissen op stapel? Neem een korte vooruitblik op in het afsluitend hoofdstuk van uw rvc-verslag.
Gezien in jaarverslagen
Ymere (jv 2017)
Vooruitblik op 2018
De Metropoolregio Amsterdam heeft en grote aantrekkingskracht voor mensen die op zoek zijn naar een woning. De druk op de woningmarkt blijft toenemen, de doorstroming stagneert en de wachttijden voor woningzoekenden nemen toe. Ymere zorgt ervoor dat er ook voor huishoudens die op een sociale huurwoning zijn aangewezen een plek is en blijft in de Metropoolregio Amsterdam. Zij doet dit door goede en betaalbare woningen aan te bieden aan mensen met een bescheiden inkomen, nu en in de toekomst. Ook in 2018 dragen we daar als raad van commissarissen graag aan bij.
Nader bekeken
In dit voorbeeld neemt Ymere een vooruitblik op met een algemene beschouwing en verklaring. zo’n verklaring zou u kunnen aanvullen met een jaarthema of zelfs concrete agendapunten: staat de strategie weer op de agenda, of is juist stakeholderdialoog, duurzaamheid of efficiencyverbetering het centrale thema in de rvc? Komt er een mutatie in de raad aan? Wat wil uw raad bereiken in 2019, naast de reguliere processen?
9.2 Dankwoord
Bedank het bestuur en/of de medewerkers voor hun inspanningen. Maak het dankwoord specifiek, indien mogelijk.
Gezien in jaarverslagen
Nijestee (jv 2017)
Namens de raad van commissarissen wil ik mijn grote dank uitspreken voor iedereen die dit alles in het afgelopen jaar mogelijk heeft gemaakt. Ik wil de Participatieraad bedanken voor hun constructieve en kritische bijdrage aan de koers van Nijestee. Jullie houden ons scherp. Ik wil de bestuurder en de leden van het directieteam danken voor hun grote inzet in het afgelopen jaar, ook om als team de continuïteit in een lastige periode te waarborgen. Ik wil de gemeente bedanken voor hun medewerking en enthousiasme bij het realiseren van onze plannen. En als laatste, maar niet de minste, wil ik alle medewerkers van Nijestee bedanken voor hun betrokkenheid en motivatie om het steeds weer zo goed mogelijk te maken voor de huidige en toekomstige huurders. Jullie zijn stuk voor stuk onze visitekaartjes die in de dagelijkse praktijk al onze ambities waar maken. Het was weer een mooi jaar!
9.3 Slotverklaring
Neem een slotverklaring op. Let op het gebruik van de juiste termen (‘vaststellen’ / ‘goedkeuren’ / ‘opstellen’). Indien u décharge verleent, vermeld dat dan hier.
Wie stelt de jaarrekening vast?
De jaarrekening wordt volgens artikel 35 lid 3 van de Woningwet bij een stichting vastgesteld door de raad van commissarissen. Bij een vereniging gebeurt de vaststelling door de ledenraad, tenzij de statuten die bevoegdheid aan de raad van commissarissen geven. Let dus op de formulering met betrekking tot de jaarstukken: het bestuur stelt op, de rvc stelt vast. Niet te verwarren met goedkeuring van een investeringsbesluit boven € 3 mln, etc.
Décharge
Verleent u décharge aan het bestuur? Vermeld dit in de slotverklaring. Verwijs waar nodig naar de statuten.
Middelen in algemeen belang besteed
Verklaart u dat alle middelen in het algemene belang zijn besteed? Vermeld dit ook in de slotverklaring.
Gezien in jaarverslagen
Mitros (jv 2017)
Verklaring
Aan de stakeholders van de Stichting Mitros, De Raad van Commissarissen heeft kennisgenomen van het verslag van de (statutaire) directie over het boekjaar 2017 en heeft de jaarrekening over 2017 goedgekeurd. De door het bestuur opgemaakte jaarrekening over 2017 omvat de balans, de resultatenrekening en de daarbij behorende toelichting. De jaarrekening is door BDO Audit en Assurance B.V. gecontroleerd en van een goedkeurende accountantsverklaring voorzien. De Raad van Commissarissen kan zich met deze stukken verenigen en heeft de jaarrekening 2017 overeenkomstig goedgekeurd. Met deze goedkeuring verleent de RvC volledige décharge aan de (statutaire) directie voor het gevoerde beleid en beheer, en aan de Raad van Commissarissen voor het gehouden toezicht. Met de goedkeuring van de jaarrekening van de stichting Mitros en de in de jaarrekening voorgestelde resultaatbestemming bedraagt het jaarresultaat over het verslagjaar 2017 € 521.222 miljoen positief.
Utrecht, 18 april 2018
De Raad van Commissarissen van Mitros,
....
Stadgenoot (jv 2017)
Tot slot
Op 24 april 2018 hebben de RvC van Stadgenoot en de bestuurder dit bestuursverslag en de bijbehorende jaarrekening besproken in bijzijn van de externe accountant en de directeur Financi.n & Bedrijfsvoering. Tevens heeft de RvC met instemming kennisgenomen van de over de jaarrekening en het bestuursverslag uitgebrachte verklaring van KPMG Accountants. De middelen van Stadgenoot zijn uitsluitend in het belang van de volkshuisvesting besteed. Activiteiten hebben uitsluitend plaatsgevonden ten behoeve van de volkshuisvesting en de leefbaarheid, in overeenstemming met de statuten van de stichting. De woongelegenheden liggen binnen het statutaire werkgebied. Op het gebied van beleggen en verbintenissen zijn geen risicovolle posities ingenomen. Conform artikel 35 lid 1 van de Woningwet stelt de bestuurder, met inachtneming van afdelingen 2 tot en met 6, 8, 10, 11, 13 en 16 van titel 9 van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, de jaarrekening op. De raad van commissarissen van Stadgenoot stelt vast dat de bestuurder deze verantwoordelijkheid heeft genomen en stelt, conform artikel 35 lid 3 van de Woningwet, de jaarrekening en het bestuursverslag 2017 vast.
Nader bekeken
Wel of geen decharge verlenen*?
Op 18 maart 2015 heeft het ministerie de beleidslijn vrijtekening/vrijwaring van bestuursaansprakelijkheid aan VTW en Aedes verstuurd. Op grond van deze beleidslijn mag een corporatie bestuurders en/of commissarissen niet vrijtekenen of vrijwaren van de wettelijk geregelde aansprakelijkheid. De strekking van deze beleidslijn was niet geheel duidelijk. Zo was het niet helder of finale kwijting bij een einde van een dienstverband nog mogelijk was.
Op 1 juni is deze onzekerheid weggenomen. Op die datum heeft de overheid de ‘Q&A’s Woningwet 2015’ gepubliceerd. In dit document staat onder meer de vraag: ‘Is het mogelijk om finale kwijting te geven bij vertrek van een lid van de raad van toezicht van een toegelaten instelling?’ De overheid geeft daarop aan dat finale kwijting aan een commissaris of een bestuurder van een toegelaten instelling is toegestaan. Op deze wijze kan volgens de overheid worden voorkomen dat een geschil alleen via (kostbare) juridische procedures kan worden opgelost. Het is dus duidelijk: finale kwijting/decharge aan een vertrekkende bestuurder of commissaris bij een toegelaten instelling blijft mogelijk. Dat het is toegestaan, betekent niet dat het wijs is om altijd bij vertrek finale kwijting ook te verlenen. Na het verlenen van de finale kwijting kunnen kwalijke zaken aan het licht komen die op het moment van verlening niet bekend waren. Finale kwijting blokkeert in beginsel alle mogelijke vorderingen op de oud-bestuurder(s) en commissaris(sen). In de Q&A’s wordt gesuggereerd dat de woningcorporatie zich in die situaties dan kan beroepen op dwaling of onvoorziene omstandigheden. Dat is juist, maar dit is over het algemeen geen eenvoudige route. Alleen in uitzonderingssituaties kan de finale kwijting worden aangetast. Ook hier geldt dat voorkomen beter is dan genezen. Verleen dus niet automatisch een finale kwijting aan een vertrekkende bestuurder of commissaris. Doe bij twijfel een grondig onderzoek naar het functioneren van de desbetreffende persoon. Als er enige aarzeling is, verleen dan geen finale kwijting.
* Eelkje van de Kuilen en Dennis van Tilborg, advocaten en partners bij AKD. Tevens gepubliceerd in Cobouw op 15 juni 2015
9.4 Ondertekening
De gehele raad van commissarissen, zoals deze actief is op de datum van dagtekening van het verslag, ondertekent het verslag van de rvc.
Was u tijdens het verslagjaar geen commissaris en bent u toegetreden vóór de datum van vaststelling van het jaarverslag? U tekent de jaarstukken dan gewoon mee en bent ook medeverantwoordelijk voor deze verantwoording. Ook al was u er niet bij in het verslagjaar zelf: schroom dus niet om uw vragen te stellen of mening in te brengen!
Gezien in jaarverslagen
Ymere (jv 2017)
Dit verslag is vastgesteld door de Raad van Commissarissen van Ymere:
(naam), voorzitter
(naam), vicevoorzitter
(naam A),
(naam B),
….
….
Amsterdam, 31 maart 2015
Nader bekeken
- Let op dat uw handtekeningen niet worden vergeten in de externe publicatie van het jaarverslag;
- Let op dat het verslag van de rvc een duidelijk afgebakend deel is in het jaarverslagdocument. Zo is duidelijk is dat de rvc dit gehele verslag ondertekent en niet slechts de slotverklaring. In de governancecode staat in diverse bepalingen dat de rvc hierover in het jaarverslag rapporteert. Controleer of deze informatie dan ook in het verslag van de rvc staat en niet in een gedeelte van het bestuursverslag. Dit is nog een aandachtspunt bij diverse corporaties!
- Controleer ook of de ondertekening goed is overgenomen in het publieksverslag. In sommige gevallen wijkt het document op de website af van de ondertekende en gedeponeerde versie, hetgeen onwenselijk is. Zorg dat een verslag van de rvc niet slechts gedeeltelijk op de website belandt maar houd de informatie compleet;
- Schenk aandacht aan de datering. Realiseer u dat verwijzing naar een goedkeurende accountantsverklaring die later is opgesteld (gedateerd) dan uw verslag van de rvc tot aansprakelijkheidsissues kan leiden. Uw vermelding van een goedkeurende accountantsverklaring is dan immers (op de datum van uw ondertekening) onjuist. We zien dit veel in corporatieverslagen.
9.5 Tip: taal en spelling
Tot slot: controleer uw teksten op eenduidigheid en correct gebruik van taal en spelling. Hieronder zetten we enkele tips op een rij.
Zijn of haar?
Een zelfstandig naamwoord kan mannelijk, vrouwelijk of onzijdig zijn. Dat heeft consequenties voor het bezittelijk voornaamwoord zijn of haar. Bij de volgende woorden wordt het bezittelijk voornaamwoord regelmatig onjuist gebruikt.
De raad, de rvc, de raad van commissarissen = mannelijk (…de raad heeft zijn besluit genomen…).
De corporatie, de vereniging, de gemeente = vrouwelijk (…de corporatie heeft haar jaarverslag gepubliceerd…).
Het bestuur = onzijdig (…het bestuur heeft zijn vergadering gehouden…).
Hoofdletter of kleine letter?*
Wat is juist: Raad van Commissarissen of raad van commissarissen?
Het is raad van commissarissen, zonder hoofdletters.
Hoofdletters worden alleen gebruikt om een woord te markeren, bijvoorbeeld als naam van een unieke instelling. Zo is de Zaak de eigennaam van een uitgeverij, De Appel de eigennaam van een toneelgezelschap en Hoge Raad de eigennaam van het hoogste gerecht in Nederland.
Woorden die niet-unieke instellingen, afdelingen of colleges aanduiden, zijn met kleine letters: raad van commissarissen, raad van bestuur, raad van toezicht, bestuur, directie, gemeente, college van burgemeester en wethouders, rechtbank, ondernemingsraad, auditcommissie, selectie- en benoemingscommissie, remuneratiecommissie, strategiecommissie,…
In combinaties als de raad van bestuur van Philips worden de kleine letters van raad van bestuur gehandhaafd. Dat de eigennaam van een bedrijf of instelling erop volgt, maakt dus geen verschil. Vergelijk ook: de raad van toezicht van de Hogeschool Utrecht, de rechtbank van Utrecht, gemeente Dalfsen.
*Gedeeltelijk overgenomen van genootschap Onze Taal (URL: https://onzetaal.nl). Veel succes met het opstellen van uw verantwoordingsdocument!