6
Verantwoording
De bestuurder legt (intern) verantwoording af aan de Raad van Commissarissen over de behaalde resultaten. Ook de Raad van Commissarissen (RvC) is aanspreekbaar en legt (extern) verantwoording af over het gehouden toezicht. Dit staat in principe 2 van de Governancecode. Het jaarververslag waarin de RvC verantwoording aflegt is in de basis een formele rapportage met enkele vaste onderdelen. Verantwoording wordt ook afgelegd met de wettelijke vierjaarlijkse visitatie of een governance inspectie van de Autoriteit woningcorporaties.
6.1 Interne verantwoording
Bij interne verantwoording gaat het om de resultaten van de organisatie. Wat is de voortgang op de realisatie van de strategische doelstellingen, hoe ontwikkelt de kasstroom zich, wordt het geplande onderhoud uitgevoerd, zijn dan voorbeelden van onderwerpen waarover verantwoording wordt afgelegd. Veelal gebeurt dit aan de hand van een reguliere kwartaal- of tertiaalrapportages. Het is goed gebruik dat de RvC met de bestuurder nadere afspraken maakt over deze rapportages zoals de inhoud, de omvang, de presentatie en de frequentie.
Belangrijkste interne verantwoording zijn de reguliere kwartaal- of tertiaalrapportages. Dit zijn in feite tussentijdse mini bestuursverslagen en -jaarrekeningen waarin verantwoording wordt afgelegd over de behaalde (financiële) resultaten van de voorgaande periode(s) in relatie tot de doelstellingen. Belangrijk is dat de informatie in deze rapportages betrouwbaar is. In traditionele termen houdt dit in dat deze informatie ‘volledig, juist en tijdig’ is. De controller ziet er, net als de accountant bij de jaarrekening, op toe dat dit ook daadwerkelijk het geval is. Goed gebruik is dan ook dat de controller hierover rapporteert aan de RvC.
Naast de reguliere kwartaal- of tertiaalrapportages worden er veelal ook maandelijks rapportages opgesteld door de werkorganisatie. Hierbij wordt dan gerapporteerd op de belangrijkste Key Performance Indicators (KPI’s). Dit komt voort uit de wens om op ieder moment, maar in ieder geval minstens maandelijks, een beeld te krijgen hoe de organisatie ervoor staat. Hierdoor kan ook, indien nodig, sneller bijgestuurd worden. Bij maandrapportages wordt vaak gerapporteerd op basis van dashboards waarbij grafisch prestatie en trend wordt weergegeven. Onderstaand een voorbeeld van een KPI die terug te vinden is in de maandrapportage.
Belangrijk bij het rapporteren van KPI’s is het bepalen van de juiste definitie, berekeningswijze en, niet geheel onbelangrijk, de norm.
6.2 Externe verantwoording
Wanneer de RvC zich verantwoordt over haar werkzaamheden en activiteiten aan de buitenwereld spreken we van externe verantwoording.
6.2.1 Jaarverslag Raad van Commissarissen
Het jaarverslag, waarin de RvC verantwoording aflegt, is in de basis een formele rapportage, met vaste onderdelen als het toetsingskader en de samenstelling van de RvC, en het rooster van aftreden. Een goed jaarverslag gaat echter verder dan alleen een formele opsomming. Vragen die aan de orde moeten komen, zijn onder meer: hoe heeft uw RvC toezicht gehouden? Welke keuzes zijn gemaakt en waarom? De volgende twee handreikingen geven handvatten voor een goed jaarverslag.
http://www.vtw.nl/publicaties/handreiking/prijs-voor-het-beste-rvc-jaarverslag-lessons-learned
http://www.vtw.nl/publicaties/handreiking/verantwoording-in-het-jaarverslag
6.2.2 Maatschappelijke visitatie
Maatschappelijke visitatie is een verplichting uit de Woningwet en een belangrijk extern verantwoordingsinstrument voor corporaties. Het raakt het hart van de governance van woningcorporaties als maatschappelijke onderneming. Visitatie is, naast een extern verantwoordingsinstrument, ook een leerinstrument. De Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland (SVWN) is door de minister aangewezen als de onafhankelijke instantie die de methodiek ontwikkelt en beheert en die toeziet op de kwaliteit van visitaties.
De opdracht om visitatie uit te voeren is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van bestuur en RvC. Vanuit deze verantwoordelijkheid ligt een actieve betrokkenheid van de RvC in het visitatietraject voor de hand. Zo heeft de RvC bij de voorbereiding, de uitvoering en de nazorg een belangrijke rol waar het gaat om:
de beoordeling van de kwaliteit van het interne toezicht als onderdeel van de governance;
de betrokkenheid en zorg voor een goed verloop van de visitatie en het verantwoorden over en leren van de uitkomsten van de visitatie.
Meer informatie over de rol van de RvC bij visitatie en de meerwaarde voor de RvC staat in http://www.vtw.nl/publicaties/handreiking/de-commissaris-en-visitatie.
6.2.3 Governance inspectie
De Autoriteit woningcorporaties (Aw) stuurt jaarlijks, medio zomer, de zogenaamde toezichtbrief die de bestuurder behoort te delen met de RvC, zie 2.1.2. Naast deze jaarlijkse brief voert de Aw één keer in de drie à vier jaar een governance inspectie bij de corporatie uit. Deze inspectie heeft als doel te toetsen of de corporatie voldoet aan de criteria die de Aw stelt aan een goede governance. Een gesprek met de bestuurder en enkele leden van de RvC is bij een governance inspectie gebruikelijk. De criteria die de Aw stelt aan een goede governance zijn terug te vinden in het gezamenlijke beoordelingskader Aw/WSW.