2

Toezichtskader

Het speelveld bij toezichthouden wordt gevormd door een extern en intern toezichtskader. Het kader omvat het geheel van spelregels dat door de Raad van Commissarissen (RvC) gevolgd moet worden. Extern wordt het kader voor woningcorporaties bepaald door wet- en regelgeving die door de overheid en de brancheorganisaties zijn opgesteld. Intern bestaat het kader uit statuten en reglementen. Dit wordt binnen de kaders van de wet- en regelgeving in beperkte mate door de corporatie zelf bepaald.

2.1 Extern toezichtskader

Woningcorporaties opereren binnen een stelsel van externe wetten en regelingen. Dit externe toezichtskader geeft op hoofdlijnen de structuur en werkwijze van de corporaties weer. Op naleving van het extern toezichtskader wordt ook extern toegezien door de Aw, het WSW en op onderdelen door de VTW, hoewel deze laatste niet in het schema is opgenomen

Corporaties moeten vanzelfsprekend voldoen aan de algemene wet- en regelgeving zoals o.a. het arbeidsrecht, wet op de ondernemingsraden, het bouwbesluit en de wet natuurbescherming. Het is een wettelijke verplichting dat de corporatie ook handelt naar deze wetten. We hebben het dan over de wettelijke compliance. Gedragscompliance gaat om het handelen in overeenstemming met de geldende normen, waarden, plichten en spelregels. Dit is beschreven in de integriteitscode van de corporatie en hoort bij het toetsingskader, zie 3.2.7.

Specifiek voor corporaties geldt als extern toezichtskader de Woningwet, het ­Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting (BTIV) en de Regeling Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting (RTIV).

2.1.1 Woningwet en afgeleiden

De Woningwet is het vertrekpunt van alle regelingen rondom corporaties. In 2015 is de Woningwet uit 1901 fors herzien. De wetgever heeft de toegestane activiteiten voor corporaties in deze nieuwe wet ingeperkt. Doel van de wet is dat corporaties zich richten op hun kerntaak: het huisvesten van mensen met een smalle beurs. Deze zogeheten DAEB-activiteiten (Diensten van Algemeen Economisch Belang) zijn voor elke corporatie toegestaan. Duurdere huurwoningen, koopwoningen, bedrijfsmatig onroerend goed ziet de wetgever als niet-DAEB activiteiten. Die mag een corporatie in beginsel alleen na toestemming van de Aw uitvoeren.

Woningwet

In de Woningwet staan bestuursbesluiten waarvoor goedkeuring van de RvC ­vereist is. Dit zijn onder meer:

• voornemens tot investeringen van meer dan 3 miljoen euro¹;

• vervreemdingen met een waarde van meer dan tien miljoen euro;
• besluiten over onder meer het regulier onderhoud;
• besluiten tot verkoop van woningen aan natuurlijke personen/bedrijven.

Verder moeten alle besluiten waar het bestuur van de woningcorporatie de goedkeuring van de minister nodig heeft, eerst worden goedgekeurd door de RvC. (www.woningmarktbeleid.nl/onderwerpen/interne-governance/voorafgaande-goedkeuring-rvc)

Met de Woningwet gelden ook strenge regels voor de benoeming van bestuurders en commissarissen. Deze worden getoetst op geschiktheid en betrouwbaarheid bij hun benoeming. In de handreiking ‘fit- en proper test bestuurders en commissarissen’ van Aedes staan de regels voor de procedure en de naleving ervan. Bestuurder en commissarissen zijn daarnaast ook verplicht tot Permanente Educatie (PE). (www.ilent.nl/onderwerpen/governance-en-integriteit/zienswijze-geschiktheid-en-betrouwbaarheid)

In 2021 is de Woningwet opnieuw gewijzigd en vanaf 1 januari 2022 van kracht. De voorgestelde wetswijzigingen komen voort uit de evaluatie van de in 2015 herziene Woningwet, het rapport van de Commissie Van Bochove in opdracht van Aedes en de aanbevelingen van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW). Het ingediende wetsvoorstel strekt tot wijziging van de Woningwet ter verbetering van de werking, uitvoerbaarheid en toekomstbestendigheid van de Woningwet door meer mogelijkheden te geven voor lokaal maatwerk, ruimte te geven voor meer risicogericht toezicht en de administratieve lasten te beperken. Om dit te bereiken worden onnodige detailregels geschrapt, wordt de stapeling van waarborgen weggenomen, en worden regels vereenvoudigd en verduidelijkt.

Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting (BTIV)

Het BTIV is een nadere invulling van de Woningwet en bevat regels over de toelatingen, rechtsvormen, organisatie van corporaties, het bestuur, de financiering en ook regels over investeringen in niet-DAEB vastgoed.

Regeling Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting

Met de RTIV wordt uitwerking gegeven aan de Woningwet en het BTIV. In de RTIV worden nadere regels benoemd op veel elementen en activiteiten van woningcorporaties. Zo staan er bijvoorbeeld nadere regels over de verkoop van woningen in de RTIV.

Deze regeling wordt soms meerdere malen per jaar geactualiseerd.

2.1.2 Autoriteit woningcorporaties (Aw)

De Aw houdt integraal toezicht op alle corporaties en richt zich hierbij op de onderwerpen: rechtmatigheid, financiële continuïteit, governance en integriteit. In de Woningwet is vastgelegd dat de Aw onafhankelijk van het rijksbeleid en de standpunten van de sector een oordeel geeft over het functioneren van alle corporaties. De Aw kan zelfstandig ingrijpen bij corporaties door het maken van toezichtsafspraken, het opleggen van een bestuurlijke boete, het geven van een aanwijzing aan een corporatie, aanstelling van een actieve of passieve toezichthouder en/of het opleggen van een dwangsom. Jaarlijks beoordeelt de Aw alle corporaties. De Aw maakt de beoordeling van een corporatie openbaar in de zogeheten toezichtbrief.

Governance Inspectie

Op basis van risicogericht toezicht en indien de basisbeoordeling geen aanleiding geeft voor een tussentijdse inspectie, verricht de Aw daarnaast minimaal één keer in de 4 jaar een governance inspectie. Deze inspectie heeft als doel te toetsen of de corporatie voldoet aan de criteria die de Aw stelt aan een goede governance. De criteria die de Aw stelt aan een goede governance zijn terug te vinden in het gezamenlijke beoordelingskader Aw/WSW. Een corporatie moet volgens dit kader voldoen aan een aantal wettelijke eisen op het terrein van governance.

Samenwerking Aw en WSW

De afgelopen jaren hebben de Aw en het WSW de samenwerking geïntensiveerd om het toezicht op de corporatiesector effectiever en efficiënter te maken. Een belangrijk onderdeel van het verticaal toezicht is één gezamenlijk beoordelingskader op de terreinen waarop Aw en WSW beiden werkzaam zijn. De organisaties hebben een gezamenlijk beoordelingskader vanuit hun eigen rol en verantwoordelijkheid opgesteld. Beide organisaties komen jaarlijks tot een zelfstandig maar afgestemd oordeel. Het gezamenlijk beoordelingskader van Aw/WSW is hiermee ook onderdeel van het extern toezichtskader. (www.wsw.nl/corporaties/gezamenlijk-beoordelingskader)

SBR-Wonen

Onderdeel van de samenwerking is SBR-Wonen. SBR-wonen is een samenwerkingsverband van Aw, WSW, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en Aedes. SBR-Wonen is verantwoordelijk voor het gezamenlijk uitvragen van de gegevens van de jaarrekening (dVi – de Verantwoordingsinformatie) en de meerjarenbegroting (dPi – de Prognose informatie). De doelstelling van SBR-Wonen is het verminderen van de administratieve lastendruk door middel van gegevensreductie, een efficiënte opzet van de uitvraag en het mogelijk maken van system-to-system aanlevering.

2.1.3 Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW)

De meeste corporaties zijn deelnemer van het WSW. Voor (her)financiering van leningen wordt door corporaties actief gebruik gemaakt van borgstelling door het WSW. Het WSW kent richtlijnen en normen waaraan onder andere getoetst wordt of deelnemers in aanmerking komen voor borgstelling door het fonds. De richtlijnen en normen van het WSW vormen aldus randvoorwaarden voor de corporaties. De randvoorwaarden van het WSW worden doorgaans jaarlijks herijkt en indien noodzakelijk aangepast.

Jaarlijks stelt WSW per corporatie een risicoscore en een borgingsplafond vast. Een afschrift van de brief met daarin de risicoscore en het borgingsplafond wordt ook, veelal via het secretariaat van de corporatie, gestuurd aan de voorzitter van de RvC en de Aw. WSW bepaalt de risicoscore op basis van de financial risks en de business risks die zijn opgenomen in een gezamenlijk beoordelingskader van Aw en WSW. De financial risks worden bepaald aan de hand van de meerjarenbegroting en de jaarrekening van het voorgaande jaar. De business risks worden bepaald aan de hand van gesprekken met het bestuur en management team. Soms zit daar de concern controller ook bij. De risicoscore bepaalt de ruimte voor groei van de leningportefeuille, de mogelijkheden voor herfinanciering en de periode waarvoor WSW het borgingsplafond vaststelt. Het borgingsplafond is het bedrag dat een corporatie maximaal mag lenen gedurende een kalenderjaar. Het borgingsplafond wordt vastgesteld op basis van de DAEB-financieringsbehoefte die is opgenomen in de meerjarenbegroting.

Corporaties die deelnemer zijn bij het WSW moeten rekening houden met het Reglement van Deelneming van het WSW en de richtlijnen van het WSW.

2.1.4 Richtlijnen voor de jaarverslaggeving

Corporaties zijn als toegelaten instelling verplicht een jaarrekening en een jaarverslag op te stellen. De basis voor de verslaglegging door de toegelaten instellingen ligt in Titel 9 boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het opstellen van de jaarrekening en het jaarverslag vindt plaats binnen de kaders van de geldende en relevante wet- en regelgeving. De Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (RJ) en in het bijzonder de RJ 645 zijn daarbij leidend.

2.1.5 Governancecode woningcorporaties

Corporaties moeten zich verder aan de Governancecode woningcorporaties houden. Deze Governancecode is in 2020 herzien. De door Aedes en VTW opgestelde Governancecode geeft richting aan de wijze waarop bestuur en RvC functioneren en waarbij de principes en bepalingen van de code doorwerken in de gehele corporatie.

Daarnaast gaat de Governancecode in op de manier waarop bestuur en RvC verantwoording afleggen over hun resultaten. Voor corporaties met meer dan 5.000 verhuureenheden op twee opeenvolgende balansdata is de wetgeving over de OOB-status relevant (denk aan Besluit toezicht accountantsorganisaties en Besluit instelling auditcommissie), zie 1.5 van deze handreiking.

2.1.6 Lokale driehoek: corporatie, gemeente en huurdersorganisaties

De gemeente, de huurdersorganisatie en de woningcorporatie vormen gezamenlijk de lokale driehoek. De samenwerking tussen deze partijen is essentieel om tot goede volkshuisvestelijke prestaties te komen op lokaal (of regionaal) niveau. Zie ook de handreiking van de VTW https://www.vtw.nl/publicaties/handreiking/toezicht-en-prestatieafspraken en de website www.woningmarktbeleid.nl/onderwerpen/lokale-driehoek/gemeenten.

De gemeente is met de nieuwe Woningwet verplicht om een woonvisie op te stellen. Een woonvisie is een beleidsdocument waarin het beleid op het gebied van de hele woningmarkt of een deel daarvan is uitgewerkt. Andere in de praktijk gebruikte termen zijn woonagenda, volkshuisvestingsbeleid, woonplan, nota wonen of woonstrategie. Op basis van de gemeentelijke woonvisie dient de corporatie jaarlijks haar activiteitenoverzicht in, en worden prestatieafspraken gemaakt, zie 3.1.4. van deze handreiking. De prestatieafspraken zijn daarna weer onderdeel van het toetsingskader.

De rechten en plichten van huurdersorganisaties en bewonerscommissies zijn vastgelegd in de ‘Wet op het Overleg Huurders Verhuurders’ (kortweg Overlegwet of WOHV), die bestaat sinds 1 december 1998.  In de Woningwet staan een aantal rechten, die uitsluitend gelden voor huurdersorganisaties in de corporatiesector. Volgens de Overlegwet hebben huurdersorganisaties rechten en bevoegdheden bij tal van onderwerpen: recht op informatie, recht op uitbrengen van advies en in sommige gevallen instemmingsrecht. Welk recht in welke situatie geldt, hangt af van het onderwerp. Veel corporaties hebben een samenwerkingsovereenkomst met de huurdersorganisatie waarin dit allemaal is uitgewerkt.

2.1.7 Volkshuisvestelijke prioriteiten

De volkshuisvestelijke prioriteiten zijn opgaven voor de corporatiesector die landelijk met prioriteit opgepakt moeten worden. Corporaties zijn verplicht om de volkshuisvestelijke prioriteiten in hun bod op het gemeentelijk woonbeleid te betrekken, zie 3.1.3. van deze handreiking.

De volkshuisvestelijke prioriteiten voor 2021 tot en met 2025 jaar zijn als volgt:

• bijdragen aan de bouwopgave – door versnellen nieuwbouw sociale huurwoningen;
• zorgen voor betaalbaarheid – door inzet van lokaal maatwerk;
• investeren in een duurzame sociale huurwoningvoorraad – door aandacht voor kwaliteitsaspecten en inzet op isolatie en de energietransitie;
• realiseren van wonen met zorg – door passende woonvormen en samenwerking;
• huisvesten van spoedzoekers – door tijdelijke oplossingen en minder conventionele manieren van huisvesting;
• investeren in leefbaarheid – door differentiatie van wijken, ontmoeting tussen bewoners en sociaal beheer.

2.2 Intern toezichtskader

Het interne toezichtskader is het stelsel van statuten en reglementen dat door de corporaties zelf is opgesteld rekening houdende met een aantal al dan niet dwingende richtlijnen en voorschriften vanuit de wet of Governancecode.

Statuten zijn verplicht. Daarnaast stelt de Governancecode Woningcorporaties dat corporaties een visie hebben op besturen en toezichthouden en het volgende moeten hebben:

• reglement voor de Raad van Commissarissen, inclusief profielschets voor de RvC;
• reglement voor het bestuur;
• reglementen voor commissies waar de RvC tegenwoordig mee moet werken.

2.2.1 Statuten

Statuten worden in aanvulling op de wettelijke bepalingen en de Governancecode door de corporatie opgesteld. In de statuten is het doel van de corporatie opgenomen en staat verwoord wat de taken en bevoegdheden zijn van het bestuur en de RvC. Verder worden op aangeven van de Woningwet in de statuten de bestuurlijke bevoegdheden beperkt met een artikel dat bepaalt dat het bestuur, grotendeels op wettelijke grondslag, statutaire goedkeuring nodig heeft van de RvC bij bepaalde besluiten. Het rijtje bestuursbesluiten omvat circa 20 onderwerpen (zie kader).

Statuten zijn openbaar en moeten niet alleen op de website staan van de corporatie, maar ook gedeponeerd zijn bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Een statutenwijziging moet vooraf worden goedgekeurd door de Autoriteit woningcorporaties (Aw) voordat de notaris de akte passeert. Meestal gebeurt dit voordat het bestuur de nieuwe statuten vaststelt en de RvC deze goedkeurt.

Aedes heeft samen met de VTW, bestuurssecretarissen en juristen van woningcorporaties modelstatuten opgesteld. De modelstatuten zijn afgestemd met de Aw.

2.2.2 Visie op besturen en toezichthouden

In lijn met de Governancecode woningcorporaties 2020 hebben bestuur en RvC samen een gezamenlijke visie op besturen en toezichthouden. Deze visie is een (inhoudelijk) kompas voor de interactie tussen bestuur en intern toezicht. De visie is niet alleen van de RvC maar zéker ook van de bestuurder en (de top van) de organisatie. Het beschrijft hoe de corporatie aankijkt tegen haar maatschappelijke opdracht en vanuit welke waarden de samenwerking met het bestuur en binnen de RvC vorm en inhoud krijgt. De visie is geen standaarddocument waar modellen van zijn, het opstellen is maatwerk per corporatie. De missie kan immers per corporatie verschillen en de lokale opgaven en waarden zijn niet overal gelijk.

De visie op besturen en toezichthouden is geen statisch maar juist een levend document. Bij de zelfevaluatie kan de RvC aan de hand van de visie beoordelen hoe het samenspel tussen bestuur en toezicht gaat en of dat aangepast moet worden. Ook als de context verandert, bijvoorbeeld als een nieuwe bestuurder aantreedt, is het belangrijk om de visie opnieuw met elkaar tegen het licht te houden.

2.2.3 Bestuursreglement en reglement Raad van Commissarissen

De reglementen voor bestuur en de RvC zijn een nadere uitwerking van de statuten en de visie op besturen en toezichthouden. De reglementen moeten aansluiten bij de wettelijke bepalingen en er zijn modelreglementen door Aedes en de VTW opgesteld. Er is maatwerk mogelijk en de genoemde reglementen worden daarom veelal in samenspraak met de bestuurder opgesteld en vastgesteld door de RvC.

Bestuursreglement

Het bestuursreglement regelt de bestuurlijke verhouding in termen van taken, bevoegd- en verantwoordelijkheden tussen bestuur en RvC. Hoe compacter de statuten, hoe meer moet worden vastgelegd in het bestuursreglement.

Bepalingen gaan naast genoemde onderwerpen in op de verhouding tussen bestuurders (als er meerdere zijn), hoe moet worden omgegaan met een patstelling bij meerdere bestuurders en de regeling rondom de besluitvormingsprocedure van het bestuur en de rol/positie/taken van de voorzitter bij meerdere bestuurders, de regeling rondom benoeming en aftreding, de wijze waarop wordt voorzien in kortdurende ontstentenis en de informatievoorziening aan de RvC.

Reglement Raad van Commissarissen

Het reglement RvC regelt op welke wijze de RvC de taak, in verhouding tot de corporatie en het bestuur, uitvoert. In dit reglement geeft de RvC aan op welke onderwerpen toezicht wordt gehouden. Uiteraard moet dit in lijn met de statuten zijn.

Bepalingen gaan daarnaast over de benoeming, remuneratie, schorsing en ontslag van RvC leden, de (her)benoeming, onverenigbaarheden, organisatie van vergaderingen, commissies, aansprakelijkheid en relatie met externe accountant, onafhankelijke controller en, indien aan de orde, de bestuurssecretaris. Bijlage bij het reglement is de profielschets RvC.

2.2.4 Profielschets RvC

Een evenwichtig samengestelde RvC betekent verscheidenheid in kennis, expertise, deskundigheid, geslacht, leeftijd en beroepsgroep. In de profielschets is dit omschreven.

Een goede profielschets beschrijft minimaal:

• de basiseisen die gesteld worden aan elke commissaris zoals het niveau van denken, vaardigheden en competenties, de bereidheid om zich voldoende in te zetten en commitment aan de doelstellingen van de corporaties;
• de kennis en ervaring die aanwezig moeten zijn binnen de RvC waarbij het gaat om verschillende kennis- en ervaringsgebieden en de wens om diversiteit te hebben;
• de gewenste kennis, vaardigheden en competenties van de voorzitter.

Actualisatie van de profielschets vindt in elk geval plaats bij de nieuwe benoemingen of herbenoemingen. Daarnaast verdient het aanbeveling om het vraagstuk van herijking onderdeel te maken van de jaarlijkse zelfevaluatie: voldoet onze profielschets nog of zijn er ontwikkelingen die om een aanscherping vragen?

2.2.5 Reglementen commissies

Ter ondersteuning van het toezicht kan de RvC subcommissies instellen. De commissies nemen geen besluiten die aan de RvC zijn voorbehouden, maar bereiden werk voor. Voor elke (vaste) commissie moet een reglement zijn. In het reglement worden de rol, verantwoordelijkheden, samenstelling en werkwijze van de commissie beschreven.

Ook voor de verschillende commissies hebben Aedes en de VTW modelreglementen opgesteld. Er zijn reglementen beschikbaar voor de auditcommissie, remuneratiecommissie en maatschappelijke commissie.

De meeste corporaties hebben twee of drie van de volgende commissies:

• de auditcommissie neemt de financiële verantwoording en de relatie met de accountant in voorbereidende zin voor haar rekening en soms beoordeelt de commissie ook de (financiële kant van) investeringsbesluiten;
• de remuneratiecommissie houdt zich bezig met de beoordeling en beloning van de bestuurder en veelal ook met de honorering van de RvC en andere zaken van de RvC waaronder het organiseren van de zelfevaluatie;
• de maatschappelijke commissie behandelt meestal de maatschappelijke prestaties in relatie tot de doelstellingen.

 

¹ Let op: in de statuten van de corporatie kunnen lagere bedragen zijn ­opgenomen.

² De woningwet schrijft niet expliciet voor dat het om voorgaande goedkeuring moet gaan. Het is aan de corporatie om dit op te nemen in de statuten.