4
informatievoorziening en -vergaring
Om goed toezicht te houden is informatie essentieel. De Raad van Commissarissen moet zich afvragen of de informatie, om bijvoorbeeld een besluit van de bestuurder goed te keuren, te spreken over de visie of de toekomststrategie toereikend (adequaat, tijdig, volledig) is of dat meer (of andere) informatie nodig is. Zijn de succesfactoren door de corporatie vertaald naar meetbare prestaties en op welke wijze wordt daar wanneer over gerapporteerd, zijn daarbij enkele aanvullende vragen. En waar kan de raad zelf informatie vandaan halen?
4.1 Informatievoorziening
Normaal gesproken zorgt de bestuurder dat de RvC over de juiste informatie beschikt om een bestuursbesluit goed te keuren. In het modelreglement van de RvC staat echter dat de raad en de afzonderlijke leden een eigen verantwoordelijkheid hebben om ervoor te zorgen dat zij beschikken over de, voor de uitoefening van hun taak, relevante informatie van de bestuurder, externe accountant en/of derden. Welke informatie relevant is, is afhankelijk van het onderwerp dat voorligt. Een verantwoordingsrapportage vraagt immers andere informatie dan een beleidsnotitie of een investeringsbesluit. Interne verantwoording komt in hoofdstuk 6.1. van deze handreiking aan de orde.
Naast het beschikken over de juiste informatie is het ook belangrijk om de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie vast te stellen. De bestuurssecretaris en/of de onafhankelijke controller kan hierin bijdragen zie 4.3 van deze handreiking, maar dit ontslaat de RvC niet om een kritische blik te werpen op de kwaliteit van de verstrekte informatie.
TOOLS VOOR ORDENING DOCUMENTATIE
Alle relevante informatie en essentiële documenten bij de hand hebben? Er zijn verschillende tools beschikbaar. Denk aan een boardportal of een vergadertool waar de laatste versies van documenten op staan.
4.2 Informatievergaring
De RvC kan ook zelf informatie vergaren bij functionarissen, belanghebbenden of externe adviseurs van de corporatie. Het is wel gemeengoed om de bestuurder hiervan op de hoogte te stellen. Ontvangt één van de leden externe informatie of signalen die voor het toezicht van belang zijn, dan wordt dit normaal altijd gedeeld met de voorzitter en de andere leden van de RvC.
In de meeste reglementen van de RvC staat opgenomen dat de raad ook, minimaal één keer per jaar, overleg heeft de Ondernemingsraad en met de Huurdersorganisatie. Artikel 24 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) bepaalt zelfs dat de OR twee keer per jaar een algemene gang van zaken bespreking moet houden met de bestuurder en de toezichthouders. Dit artikel is vooral belangrijk, omdat het de mogelijkheid biedt een inkijk te krijgen in de vraagstukken waar de bestuurder mee bezig is.
Er zijn ook raden die een overleg met het Management Team hebben. Het is een optie om dit met de verschillende gremia twee keer per jaar te doen: één keer per jaar met en één keer per jaar zonder de bestuurder. Bij de behandeling van inhoudelijke onderwerpen kan de RvC de bestuurder vragen een professional (manager of beleidsadviseur) uit te nodigen om een toelichting te geven.
Wordt buiten een vergadering om actief, bijvoorbeeld via overleggen met belanghebbenden, door de RvC zelf informatie vergaard? Bedenk vooraf welke informatie gewenst is, wat het doel is en wees er open over naar de bestuurder.
MOGELIJKHEDEN OM INFORMATIE TE VERGAREN
Er zijn vele mogelijkheden om als lid van een RvC zelf, uiteraard met medeweten of betrokkenheid van de bestuurder, informatie te vergaren.
- Loop een dagdeel stage op een afdeling van de corporaties.
- Volg een masterclass van de VTW.
- Woon een bewonersbijeenkomst bij over de renovatie van een woning.
- Praat met huurders.
- Bekijk visitatierapporten van collega corporaties op de website van de Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland (http://www.visitaties.nl)
- Raadpleeg de benchmarkgegevens van collega corporaties (Aedesdatacentrum.nl)
- Neem deel aan een personeelsbijeenkomst van de corporatie.
- Plan, uiteraard in afstemming met de bestuurder, een overleg met de wethouders in de gemeente waar de corporatie werkzaam is.
- Ga op bedrijfsbezoek bij een collega corporatie of zorginstelling
- Organiseer een excursie langs het bezit van de corporatie en laat medewerkers een presentatie geven.
- Maak kennis met leden van de RvC van een collega corporatie.
- Houd de strategie dag op kantoor van de corporatie of van een relatie van de corporatie.
- Gebruik een digitale informatie bibliotheek in Ibabs, Sharepoint, ownCloud of Fidici.
4.3 Onafhankelijke controlefunctie
De onafhankelijke controlefunctie is wettelijk verplicht voor woningcorporaties met meer dan 2.500 verhuureenheden. De controller die deze functie vervult, mag de bestuurder en de raad gevraagd en ongevraagd adviseren over financiën, organisatie en beleid. Deze controller wordt vaak de concern controller of de interne onafhankelijke controller genoemd. Het wettelijk kader voor de inrichting van de controlefunctie is vastgelegd in het BTIV. In het reglement van de RvC is deze rol ook opgenomen.
De wijze waarop de controller zijn of haar rol vervult is afhankelijk van de wensen van de bestuurder èn de wensen van de raad. De controller dient volgens het BTIV in ieder geval betrokken te zijn bij voorgenomen besluiten met ‘verstrekkende’ financiële gevolgen. Onder betrokkenheid zoals vermeld in het BTIV wordt verstaan dat de controller vooraf is geraadpleegd en vooraf een advies heeft uitgebracht bij deze besluiten.
De controller is eigenlijk de ogen en oren van de RvC binnen de organisatie. De controller heeft vanuit zijn positie toegang tot alle stukken en kan daardoor bijvoorbeeld gemakkelijker onderzoek doen naar eventuele misstanden binnen de organisatie. De controller is hierdoor van onschatbare waarde voor de Raad. De controller vormt ook een extra zekerheid voor de RvC door de plicht om met name bij onvolledige en-/ of onjuiste informatievoorziening en bij specifieke misstanden en risico’s de RvC onafhankelijk te informeren. Het is raadzaam om periodiek afstemming te hebben met de controller. Dit kan door de aanwezigheid van de controller bij reguliere vergaderingen van de auditcommissie en/of bij de reguliere vergaderingen van de RvC.
ADVIEZEN VAN CONTROLLER DELEN?
Maak afspraken met de bestuurder over het delen van adviezen van de controller over besluiten die ter goedkeuring moeten worden voorgelegd aan de RvC. Het transparant delen van de adviezen die de controller aan het bestuur heeft gegeven, en de opvolging daarvan, is een goede basis voor vertrouwen tussen RvC en bestuurder.
Belangrijk is dat de controller onafhankelijk wordt gepositioneerd in de organisatie en niet zomaar kan worden ontslagen door het bestuur. Benoeming en ontslag van de controller is ook een verantwoordelijkheid van de RvC en daarom ook opgenomen in het modelreglement van de RvC.
4.4 Externe accountant
De externe accountant wordt benoemd en ontslagen door de RvC. De bestuurder adviseert veelal over de benoeming. De contacten met de accountant lopen via de voorzitter van de auditcommissie. De accountant is in elk geval aanwezig bij de vergadering waar de jaarrekening wordt vastgesteld.
Sommige corporaties kiezen ervoor om jaarlijks, buiten aanwezigheid van de bestuurder, een gesprek te organiseren tussen de RvC en de accountant. Dit is geen verplichting.
De volgende handreikingen geven inzicht in de relatie tussen accountant en RvC:
http://www.vtw.nl/publicaties/handreiking/financieel-toezicht/accountant
http://www.vtw.nl/publicaties/handreiking/spel-met-meerwaarde-nieuw
Accountantsverslag
Bij de jaarlijkse controle van de jaarrekening controleert de accountant of de cijfers in de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. Er wordt ook gecontroleerd door de accountant of is voldaan aan de wettelijke verplichtingen met betrekking tot de jaarrekening. De bevindingen van de accountant ten aanzien van de jaarrekening worden opgenomen in het accountantsverslag en worden gerapporteerd aan het bestuur en de RvC.
Managementletter
Jaarlijks controleert de accountant tijdens de zogenaamde interim controle ook de interne beheersingsmaatregelen gericht op de onderkende risico’s. De accountant kijkt in hoeverre de onderkende risico’s door de interne procedures en controles worden afgedekt. De bevindingen van de accountant worden opgenomen in de managementletter en worden gerapporteerd aan het bestuur en de RvC.