5
Naar een datagedreven corporatie
Data wordt ook wel het nieuwe goud genoemd. In hoofdstuk drie hebben we al een aantal voorbeelden gezien hoe corporaties data in kunnen zetten, bijvoorbeeld om efficiënter onderhoud te plegen of om huurachterstanden te voorkomen. Maar hoe kan de organisatie stappen zetten naar een datagedreven woningcorporatie om de maatschappelijke doelstellingen zo goed mogelijk uit te voeren?
Wat is een datagedreven organisatie?
Steeds meer organisaties, zoals gemeenten en organisaties, zetten data in om hun strategische doelstellingen te bereiken. Zij passen digitale technologieën toe om grote hoeveelheden data die beschikbaar zijn te filteren en te duiden.
Bij het formuleren van doelstellingen, het nemen van besluiten, plannen en uitvoeren van activiteiten, verzorgen van analyses voor nieuwe inzichten en het doen van voorspellingen werkt een datagedreven woningcorporatie zoveel mogelijk vanuit de beschikbare data om de (toekomstige) huurders zo goed mogelijk te bedienen.
Over welke data hebben we het?
In de corporatiesector zijn veel data beschikbaar. Denk hierbij aan alle informatie over de (toekomstige) huurders, huurovereenkomsten, betalingen, onderhoudscontracten, -opdrachten en facturenstroom, maar ook alle vastgoed gerelateerde informatie. Dergelijke gegevensverzamelingen noemen we gestructureerde data.
Daarnaast zijn de afgelopen jaren geheel nieuwe bronnen ontstaan, zoals sociale media. Deze ongestructureerde data worden teeds meer als aanvulling gebruikt, waardoor nieuwe analyses van de data mogelijk worden. Denk hierbij bijv. aan klachten die huurders op sociale media plaatsen en niet bij de corporatie melden.
Verschillende vormen van gebruik van data
Corporaties beschikken – net als alle andere organisaties – over steeds meer data die – dankzij snelle computers – steeds sneller kunnen worden verzameld en geanalyseerd. We kunnen vier vormen van gebruik van data onderscheiden:
- Beschrijvende data (wat is er gebeurd en vastgelegd?)
- Diagnostische data (vastlegging van data om te achterhalen waarom iets gebeurd is)
- Voorspellende data (op basis van data uit meerdere bronnen een voorspelling doen)
- Voorschrijvende data (hoe kunnen we iets laten gebeuren?)
Beginnen bij het begin: datakwaliteit
Zonder goede data komen organisaties die datagedreven willen werken niet ver. Werken aan datakwaliteit is van groot belang. Om corporaties te helpen bij het verbeteren en behouden van datakwaliteit heeft Aedes een stappenplan ontwikkeld. Dit stappenplan is onderdeel van een breder programma dat corporaties helpt informatiestromen te verbeteren. Onder het programma van Aedes vallen verschillende standaardisatie-initiatieven, zoals Standard Business Reporting (SBR), het Referentie Grootboek Schema (RGS), Corporatie Referentie Architectuur (CORA) en Volkshuisvesting Referentie Architectuur (VERA) en de Regiegroep Data Standaarden Woningcorporaties (DS).
Beschikbaarheid en gebruik van open data
Vanuit de basisregistraties van de Nederlandse overheid komen steeds meer open data beschikbaar die relevant is voor woningcorporaties. Zo zijn gegevens uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen van het Kadaster beschikbaar, maar ook ruimtelijke plannen en Publieke Dienstverlening op de Kaart (met actuele geo-informatie). Daarnaast werkt de overheid aan het Digitaal Stelsel Omgevingswet, met alle informatie die nodig is voor de uitvoering van de Omgevingswet. Ook zijn online steeds meer datavisualisaties beschikbaar.
Zie hiervoor: www.kadaster.nl, www.ruimtelijkeplannen.nl, www.pdok.nl, bagviewer.kadaster.nl, www.omgevingswetportaal.nl.
Visualisaties
Visualisering van data is essentieel om inzicht te krijgen. Voor de visualisering van data kan bijvoorbeeld de corporatie zelf verschillende databronnen met elkaar in verband brengen. Denk bijvoorbeeld aan de combinatie van data van de corporatie en die van open data (vrij beschikbare data, zoals hierboven beschreven).
Linked Open Data (LOD) biedt meer geavanceerde mogelijkheden. Deze technologie biedt namelijk de mogelijkheid om eenvoudig data (soms zelfs automatisch) te koppelen, te verrijken, te vinden en vervolgens te visualiseren. Op deze manier kunnen samenwerkende partners profiteren van data die voor iedereen rijker en nuttiger is.
Voorbeeld: www.parallel.co.uk
Ethisch Kader
De inzet van data biedt veel kansen voor corporaties, maar levert ook dilemma’s op. De privacy van huurders is uiteraard van belang. Maar ook moeten corporaties inzichtelijk kunnen maken hoe zij op basis van de toepassing van interne en externe data tot hun besluiten komen. Met andere woorden: wat gebeurt er onder de motorkap?
De inzet van data moet niet alleen aansluiten op de strategische doelstellingen van de corporatie, maar dat moet ook op een rechtvaardige manier gebeuren. Woonstad Rotterdam heeft bijvoorbeeld haar ethische uitgangspunten vastgelegd voor het gebruik van data. In het Ethisch Kader beschrijft de corporatie met welke intenties en doelen zij data verzamelt, aanlegt, analyseert, koppelt of uitwisselt. En ook hoe de corporatie hierover transparant is en zij de keuzes verantwoordt. Woonstad Rotterdam verzamelt alleen data die de corporatie nodig heeft en bewaart die alleen zolang deze nodig zijn. Elk datagedreven project wordt getoetst aan de Ethische afwegingsmatrix. Doel is om de bewustwording onder medewerkers te vergroten.
Op weg naar een datagedreven corporatie
Nog niet alle corporaties zijn zover om als ‘digitale’ corporatie datagedreven te werken. Veel corporaties zijn nog druk in de weer om de datakwaliteit op orde te krijgen, een belangrijke eerste stap die veel aandacht vraagt. Hieronder zetten we andere aandachtspunten op een rij voor corporaties die datagedreven (willen) gaan werken. Dit is zijn ook belangrijke thema’s voor de RvC.
Wat kan datagedreven werken betekenen voor de corporatie?
Datagedreven werken is een volgende stap in de ontwikkeling van de corporatie. De inzet van data en data analyse moet leiden tot nieuwe inzichten en/of een nieuwe manier van werken, die aansluiten op de ondernemingsdoelstellingen van de corporatie.
Breng de bedrijfsprocessen in kaart
Om een datagedreven organisatie te realiseren, moet de corporatie eerst de bedrijfsprocessen in kaart brengen en op orde hebben. Dit onderwerp wordt in hoofdstuk 6 verder uitgewerkt.
Inrichting organisatie: datalab
Lang nog niet alle corporaties zijn zover om datagedreven te werken. Om de eerste ervaringen op te doen met de verzameling en analyse van data en om testen uit te voeren, richten organisaties hiervoor een datalab in. Woonstad Rotterdam heeft bijvoorbeeld het initiatief genomen om een datalab in te richten.
Sta stil bij de randvoorwaarden voor datagedreven werken
Om datagedreven te werken, is het noodzakelijk om te investeren in leiderschapscompetenties, kennis en kunde van medewerkers, werkwijze, cultuur, technologie en beleid.
Het Rijk heeft het programma Digitale overheid opgezet. Op de website staan de zeven randvoorwaarden voor datagedreven werken geformuleerd. Deze zijn ook van toepassing voor corporaties. In het kort:
- Zorg voor bestuurlijk draagvlak: wie is in het bestuur de ambassadeur van de datagedreven organisatie?
- Kennis: heeft de organisatie de juiste kennis in huis, zijn nieuwe functies noodzakelijk?
- Toepassingen: welke tools voor datagedreven werken zijn beschikbaar en werken goed voor de organisatie?
- Architectuur: is de architectuur goed georganiseerd om datagedreven te werken?
- Cultuur: een datagedreven organisatie vraagt om een andere manier van kijken (vanuit data): zijn medewerkers bereid om mede vanuit de inzichten die data opleveren te handelen?
- Werkwijze: denk vanuit een agile aanpak (met tussenstops om stil te staan bij wat werkt wel en wat werkt niet).
- Experimenteer: geef ruimte aan pilots.
Verduurzaming / energietransitie
Corporaties staan voor enorm grote opgaven, waaronder de verduurzaming van woningen / energietransitie. Wat kan de inzet van data / digitalisering voor deze transitie betekenen? In de praktijk van de wijkaanpak (het Programma Aardgasvrije Wijken) om woningen van het aardgas te halen, blijkt onder meer dat de beschikbare data onder de samenwerkende partners vaak versnipperd is. Als je niet precies in beeld hebt hoeveel en welke woningen op het aardgas zijn aangesloten, om een simpel voorbeeld te noemen, dan wordt het heel lastig om een goed plan te maken. Datagedreven werken biedt in de energietransitie een kans om het proces te versnellen.
In het Kennis en Leerprogramma van het Programma Aardgasvrije Wijken is een hoofdstuk opgenomen over Datagedreven planvorming:
https://www.aardgasvrijewijken.nl/klp/dp/default.aspx
Smart City: datagedreven gemeenten
Gemeenten werken ook steeds meer met data. Steden zetten onder de noemer Smart City in op slimme oplossingen die het welzijn, de leefbaarheid, duurzaamheid, bereikbaarheid en de economische ontwikkeling in de stad vergroten en/of bevorderen. De slimme oplossingen maken gebruik van nieuwe technologieën, data en innovaties. Voor corporaties zijn gemeenten een belangrijke partner, ook op dit gebied kunnen zij goed samenwerken en kennis en ervaringen uitwisselen.
Zo heeft de gemeente Amsterdam de aanwezige slimme apparaten in de openbare ruimte op een digitale kaart weergegeven. Van elk apparaat wordt aangegeven wat het is. Daardoor is ook bekend welk type data verzameld wordt. Bijvoorbeeld: een sensor luchtkwaliteit verzamelt data over de luchtkwaliteit; een camera om gezichten te herkennen, doet dat. Een camera die verkeer telt, neemt geen beelden op. Van elk slim apparaat is de eigenaar bekend.
www.slimmeapparaten.amsterdam.nl
De gemeente Den Haag biedt een breed portfolio data aan die toegankelijk zijn voor bewoners, bijvoorbeeld over wonen en de woningmarkt.
https://denhaag.incijfers.nl/dashboard/Overzichten/Wonen-en-woningmarkt/
Vragen voor de toezichthouder:
- Welke strategie is er om met data aan de slag te gaan? Op welke wijze zetten wij data in om betere beslissingen te nemen? Wie is eigenaar van de data die binnen de corporatie opgeslagen zijn?
- Op welke manier wordt er gewerkt aan de datakwaliteit en hoe is deze geborgd? Wordt er gebruik gemaakt van standaarden zoals CORA, RGS? Hoe worden informatie standaarden toegepast om uitwisseling van data te faciliteren?
- Op welke wijze hebben de huurders toegang tot (hun) data en diensten van de corporatie en zijn ze daar tevreden over? Is de privacy van de huurders voldoende gewaarborgd? Wordt er voldaan aan de AVG?
- Kunnen voormalig huurders hun data laten verwijderen (“recht om vergeten te worden”)?
- Op basis van welke interne en externe data én data-analyse is de portefeuillestrategie gebouwd? Wordt er al gebruik gemaakt van open data in onze toepassingen en beslissingen en welke data stellen wij beschikbaar aan onze huurders?
- Op basis van welke data worden bepaalde beslissingen genomen, zoals huurder geweigerd, gevaar voor huurachterstand gesignaleerd? Is er een ethisch kader aanwezig waarin is vastgelegd wat wel en niet acceptabel is?
- Hoe kunnen we onze bijdrage aan verduurzaming / energietransitie met behulp van data beter inzichtelijk maken en versnellen door de inzet van digitalisering?