1
Digitalisering op agenda in bestuurskamer
Digitalisering raakt de strategie van de corporatie en is daarom bij uitstek onderwerp van gesprek in de bestuurskamer: hoe kan je digitale technologieën inzetten om de maatschappelijke doelstellingen van de corporatie te bereiken en (toekomstige) huurders beter te bedienen? Dát is de startvraag. Daarnaast kan digitalisering negatieve gevolgen hebben als bijvoorbeeld de kosten uit de hand lopen of de beveiliging van data niet goed geregeld is. Niets doen is geen optie voor bestuur én toezichthouders.
De ontwikkelingen op het gebied van digitalisering en informatietechnologie gaan razendsnel en hebben hoe dan ook impact op de corporatie en de (toekomstige) huurders. Corporaties moeten wél ieder hun eigen afweging maken: wat is de toevoegde waarde voor de corporatie én de (toekomstige) huurder? De corporatie opereert niet op een eiland. Belanghouders van corporaties zetten ook stappen in digitalisering, zoals onder meer de gemeente. Digitalisering faciliteert daarnaast een goede ketensamenwerking door eenvoudige en snelle uitwisseling van informatie tussen samenwerkende partners.
De kernvraag is: hoe kan je digitale technologieën inzetten om de doelstellingen van de corporatie te bereiken? Die doelstellingen staan in de Governancecode Woningcorporaties beschreven. Corporaties zetten zich in voor betaalbare en passende woningen voor (toekomstige) huurders met een laag inkomen. De huurders staan centraal. Daarnaast bewaken corporaties de financiële continuïteit en luisteren ze naar wat er in de samenleving speelt.
Digitalisering is onderdeel van de strategie
Digitalisering is geen speciaal onderwerp, maar moet onderdeel zijn van de strategie van de organisatie. Het gevaar bestaat dat corporaties meegaan met de hype en aan de slag gaan met innovatieve technieken zonder dat de corporatie een duidelijke strategie voor de langere termijn heeft geformuleerd. Daar moet de RvC scherp op zijn: technologie is een middel om de doelstellingen van de corporaties te bereiken, geen doel op zich. Zorg dat digitalisering integraal onderdeel wordt van de strategie. Met digitalisering kan de corporatie nieuwe diensten voor de (toekomstige) huurder ontwikkelen, de operationele effectiviteit van de organisatie vergroten en beter inzicht krijgen in prestaties, bijvoorbeeld op het gebied van verduurzaming of kostenbeheersing.
Digitalisering gaat daarbij veel verder dan investeringen in IT, zoals een de aanschaf van een nieuw softwarepakket. De digitale transformatie, zoals we die in het volgende hoofdstuk beschrijven, heeft grote impact op de organisatie: wat zijn de gevolgen voor de benodigde kennis en ervaring van de medewerkers, de structuur en de cultuur van de organisatie? Ook daar moet de RvC scherp op zijn.
Te weinig kennis voor goede dialoog
Uit recent onderzoek van het Nationaal Register blijkt dat digitalisering nog te weinig op de agenda van de bestuurskamer staat. Ook ontbreekt bij de RvC’s nog de kennis om een goede dialoog met het bestuur te voeren. Het onderzoek gaat niet specifiek in op corporaties, maar de corporatiesector is hierop geen uitzondering. Zoals in de principes uit de Governancecode woningcorporaties 2020 is beschreven, mag van de RvC-leden worden verwacht, dat zij geschikt zijn voor hun taak (principe 3) en de risico’s voor de corporatie beheersen (principe 5). Dat geldt óók voor toezicht op digitalisering.
Nieuwe risico’s door digitalisering
Verdergaande digitalisering brengt nieuwe risico’s met zich mee die grote impact kunnen hebben op de organisatie. Bedrijven die failliet gaan door mislukte automatisering die te veel geld heeft gekost, hackers die van buitenaf het digitale systeem ontregelen, gevoelige informatie die op straat komt te liggen, of hackers die het digitale systeem hebben vergrendeld en om losgeld vragen. Daarmee is het belangrijk om digitalisering in het risicomanagement van de corporatie de juiste aandacht te geven. (Zie hoofdstuk 4 voor een verdere toelichting op risico’s voor corporaties).
Deze voorbeelden laten zien dat digitalisering alle aandacht vraagt van organisaties, inclusief corporaties én toezichthouders. Nog een extra reden om digitalisering op de agenda van uw RvC te zetten. (Zie ook hoofdstuk 7).
Enquête onder RvC-leden
De VTW heeft in de zomer van 2020 een enquête gehouden onder RvC-leden over Toezicht op IT/digitalisering. Zeventig toezichthouders hebben de enquête ingevuld. In 62% van de RvC’s is het toezicht op IT/digitalisering een collectieve verantwoordelijkheid, terwijl 15% van de geënquêteerden een portefeuillehouder in de RvC heeft benoemd. De overige RvC’s bespreken het thema in de Auditcommissie. De twee onderwerpen die het meest aan de orde komen zijn: informatiebeveiliging en privacy.
Voor het complete rapport over de enquête: https://www.vtw.nl/nieuws/
rvc-moet-juiste-vragen-kunnen-stellen-over-it-digitalisering-vtw-handreiking-en-enquete-over-toezicht-op-it-digitalisering
Vragen voor de toezichthouder:
- Wat zijn de effecten van de digitaliserende maatschappij op de huidige werkwijze van de woningcorporatie? Hoe kunnen corporaties hierbij van elkaar leren en samenwerken?
- Staat digitalisering op de agenda van de bestuurskamer?
- Beschikken wij als RvC over voldoende kennis en ervaring om een goed gesprek te voeren over digitalisering met het bestuur?
- Maakt digitalisering onderdeel uit van de strategie van de corporatie?
- Wat is de bijdrage van digitalisering aan het realiseren van de ondernemingsdoelstellingen van de woningcorporatie?