10

De ontwikkelingen ten aanzien van het fiscale toezicht en het inrichten van fiscale beheersing

Vanwege het toegenomen fiscale belang is het toezicht hierop door de Belastingdienst aangescherpt de afgelopen jaren. Er is een ontwikkeling zichtbaar waarin de Belastingdienst vaker en strenger woningcorporaties controleert. In sommige gevallen is hierbij ook sprake van boetes. Een goed werkend tax control framework (zie hierna) is cruciaal om grip te hebben op de belastingpositie.

Parallel hieraan zien wij ook een toegenomen focus bij toezichthouders ten aanzien van fiscaliteit. Uitgangspunt is dat een woningcorporatie zo veel mogelijk de risico’s wil voorkomen en de kansen wil benutten.

Op basis van onder meer de Governancecode dient de commissaris (daarin ­geadviseerd door de Auditcommissie) met betrekking tot de fiscaliteit op twee hoofdzaken te letten:

1. Toezicht op de werking van de interne fiscale risicobeheersing- en ­controle­systemen, inclusief toezicht op de naleving van relevante wet- en regelgeving (Tax Control Framework);
2. Toezicht op het beleid ten aanzien van tax planning.

Drie hoofdvragen die de toezichthouder (daarin geadviseerd door de Auditcommissie) in ieder geval zou moeten stellen

1. Wat is het beleid ten aanzien van de tax planning bij de corporatie?
2. Wat is het bereik van de tax planning?
3. Hoe is het Tax Control Framework van de corporatie ingericht?

Hierna lichten wij kort en op hoofdlijnen de werking van het fiscale beleid en het tax control framework toe. Een goed functionerend tax control framework bestaat uit vijf basiselementen die in onderlinge samenhang moeten worden bezien. Het is geen control framework op zich zelf, maar een onderdeel van het reguliere ­control framework van de corporatie. Het doel is dat de reguliere processen waar uw ­woningcorporaties dagelijks mee te maken heeft, ook fiscaal zijn beoordeeld en in control zijn.

De vijf basiselementen van een fiscaal beheersingssysteem

Hierna geven wij een korte toelichting op ieder element afzonderlijk.

1. Fiscaal statuut

Het fiscaal statuut is een document waarin de woningcorporatie haar fiscale beleid vastlegt. In feite gaat het erom hoe de woningcorporatie om gaat met fiscaliteit, wie bij welk fiscaal belang betrokken moet zijn, hoe dit in de processen en systemen wordt verankerd. Hiermee heeft de afdeling financiën een leidraad hoe zij moet omgaan met fiscale casussen waar zij dagelijks mee te maken heeft. Vanuit een toezichthouders rol komt er meer zekerheid dat fiscale issues op eenzelfde manier worden behandeld en daar waar nodig ook de juiste personen erbij betrokken worden. Het fiscaal statuut is een vormvrij document.

2. Inrichten tax control framework

Na het opstellen van het fiscaal statuut kan worden gestart met het inrichten van het tax control framework. Ons advies is om dit vanuit alle belastingmiddelen in te richten binnen de bestaande processen van de woningcorporatie. Hiermee wordt bereikt dat binnen de bestaande processen de fiscaal noodzakelijke onderdelen zijn verankerd.

Het juist inrichten van het ERP-pakket voor wat betreft de btw is hier een voorbeeld van. Soms is het mogelijk om het ERP-systeem ook voor de vennootschaps­belasting, loonheffing (WKR) en andere heffingen zodanig in te richten dat dit bijdraagt aan fiscale beheersing.

3. Opzetten fiscale commissie

De fiscale commissie is het kloppend hart binnen de fiscale organisatie. De samenstelling van de fiscale commissie is vrij maar bestaat vaak uit een vertegenwoordiging van financiën en vastgoed. In deze fiscale commissie worden fiscale issues behandeld, aanpassingen in het tax control framework opgepakt (in geval van wijzigingen etc). De taak van de commissie is in eerste instantie om te zorgen dat het bestaande tax control framework up to date blijft op basis van de laatste fiscale ontwikkelingen. Daarnaast kan de fiscale commissie als eerste vraagbaak optreden voor fiscale vraagstukken die ontstaan binnen de woningcorporatie. Als laatste is de fiscale commissie het orgaan dat primair de contacten heeft met externe stakeholders als de Belastingdienst, de accountant en de adviseur. De fiscale commissie kan periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks) verslag doen aan het bestuur of de commissarissen van de fiscaal relevante zaken die het afgelopen jaar aan de orde zijn geweest.

4. Eigen controle = Monitoring?

Een goed fiscaal beheersingssysteem vereist een periodieke eigen controle door de organisatie zelf. Hierbij valt te denken aan (statistische) steekproeven, data-analyses en/ of dossierreviews. Deze interne controle is in geval van doorontwikkeld horizontaal toezicht een nadrukkelijke voorwaarde, maar maakt dus altijd deel uit een adequaat fiscaal beheerssysteem.

5. Toepassen van de leercirkel

De uitkomsten van deze eigen controle zijn de basis voor de leercirkel. Systematische fouten moeten worden gecorrigeerd binnen het bestaande tax control framework om de gewenste leereffecten en verbetering te creëren. Het is aan te bevelen om jaarlijks verslag te doen aan het bestuur en/of de raad van toezicht over de fiscale ontwikkelingen die relevant zijn geweest voor uw woningcorporatie.

Relevante fiscale vragen ten aanzien van het tax control framework

1. Beschikt de woningcorporatie over fiscaal beleid (fiscaal statuut) ten aanzien van hoe fiscaliteit is georganiseerd binnen de woningcorporatie?
2. Beschikt de woningcorporatie over een tax control framework en hoe is dit ingericht?
3. Verricht de woningcorporatie eigen fiscale controles en wordt naar aanleiding van de bevindingen adequate actie ondernomen?
4. Hoe wordt gerapporteerd aan bestuur en toezicht?