11
Niet echt tevreden over de accountant
… over het maken van goed afspraken
Professioneel opdrachtgeverschap is van groot belang voor elke onderneming en zeker voor een woningcorporatie. Veel wordt door anderen gedaan en het gaat meestal – naast de kwaliteit van geleverde producten en diensten – om grote bedragen. Denk aan bouwen en onderhouden, maar ook aan ICT en inhuur van personeel. De taak van de raad van commissarissen is om zich er van te vergewissen dat dit opdrachtgeverschap door de werkorganisatie goed wordt ingevuld 7.
In een aantal gevallen is de raad zelf aan zet om op te treden als opdrachtgever. Zo’n structurele, belangrijke en ook kostbare opdracht wordt jaarlijks – meestal in de vorm van een meerjarenopdracht – gegeven aan de accountant. In de volgende casus was de raad niet echt tevreden.
Niet echt tevreden over de accountant
Zo’n twee jaar geleden is door de corporatie van accountant gewisseld. De reden was dat het kantoor en de accountant al vele jaren de controle verzorgden.
In de procedure voor een nieuwe accountant/accountantskantoor is gekozen voor een kantoor dat in de presentatie blijk gaf van een verfrissende, nieuwe aanpak. Mede om die reden is de keuze voor deze accountant en dit kantoor geweest, ondanks de hogere fee.
Na twee jaar heeft de raad samen met de bestuurder en de interne controller geëvalueerd hoe de werkzaamheden van de accountant plaatsvinden en in welke mate de presentatie overeenkwam met de daadwerkelijke aanpak.
De bestuurder, de controller en het MT geven aan best tevreden te zijn over de accountant, maar zien geen grote verschillen met de aanpak en wijze van controle van de vorige accountant.
Binnen de raad is de teleurstelling wat groter en had men meer verwacht. Ook tijdens besprekingen met de accountant heeft met name de Auditcommissie gevraagd naar de resultaten van de nieuwe aanpak van de controle, maar heeft hier geen concreet antwoord op gehad.
Zowel bestuur als raad zien geen echte reden om weer van accountant te wisselen, maar hebben toch een wat katterig gevoel.
Hoe zo’n situatie te voorkomen en wat nu?
Het is goed om als opdrachtgever van de accountant (de RvC) voor de start van een opdracht goed te formuleren wat de wensen en eisen zijn en deze ook in de opdrachtbevestiging duidelijk (SMART) te formuleren 8. Als gewisseld wordt van accountant gebeurt dat als het goed is al bij het Programma van Eisen dat de kantoren die worden uitgenodigd vooraf ontvangen.
Tijdens het jaarlijkse gesprek van de raad met de accountant is het dan ook verstandig om concreet te bespreken wat de verwachtingen bij aanvang van de opdracht waren en hoe deze in de ogen van de raad beantwoord worden.
Dus oppassen voor algemene kreten zoals risicogerichte aanpak, soft controles etc.
Het verdient aanbeveling om concrete voorbeelden vóóraf en nà de controle te benoemen.
Ook moet de raad proactief vóór aanvang van de interim-controle aangeven welke onderwerpen specifieke aandacht vragen.
In de specifieke situatie van deze casus is het niet gek om met de accountant een ‘herstart’ af te spreken.
7 Zie de VTW-publicatie Handreiking Opdrachtgeverschap (2017) 8 Zie VTW-publicaties ‘Spel met meerwaarde; de relatie tussen de RvC, het bestuur en de externe accountant’ (2017) en ‘Professioneel toezicht met de auditcommissie’ (2016)