9
Helaas, alweer verhinderd
… afmelden kan eigenlijk niet
Integriteit hoort hoog in het vaandel van elke commissaris te staan. Dat begint bij het stellen van een vraag aan jezelf 6. En stel die vraag al voor je tot een raad toetreedt. Ben ik er wel voor in de wieg gelegd, beschik ik over de kennis en vaardigheden waardoor ik voor deze raad en voor deze corporatie toegevoegde waarde heb? Als je hoofdbaan van dien aard is dat er vaak calamiteiten zijn die je – begrijpelijkerwijze – voorrang moet geven, begin dan maar niet aan een commissariaat. In de volgende casus worstelt de voorzitter met de beschikbaarheid van zijn collega’s.
Helaas, alweer verhinderd!
Je bent voorzitter van de raad van commissarissen en constateert dat de raad regelmatig niet voltallig aanwezig is bij vergaderingen. Als redenen hiervoor worden opgegeven plotselinge andere afspraken, vakantie etc. Kortom: druk, druk, druk en vooral belangrijk! Je hebt dit al een paar maal besproken en aangegeven dat, met uitzondering van ziekte of incidentele calamiteiten, aanwezigheid eigenlijk vereist is.
De overige leden vinden dat jij daar te star in bent en geven aan dat zij bij afwezigheid meestal hun commentaar schriftelijk vooraf per mail doen toekomen, zodat hun bevindingen bekend zijn. Ook geven zij aan dat vaak in de commissies al het nodige voorwerk is gedaan en dat de verslagen van de commissies beschikbaar zijn.
Nogmaals wordt benadrukt dat betreffende leden een drukke baan hebben en dat deze hoofdbaan voorgaat. Ook willen zij liever ’s avonds vergaderen.
Je hebt ook al meerdere malen toegestaan om in te bellen tijdens de vergaderingen. Echt goed voelt dat niet. Met name het missen van het persoonlijke contact tijdens de vergaderingen en vooral de interactie onderling en met bestuur en werkapparaat, weegt voor jou zwaar. Overigens heeft de bestuurder je er ook al op aangesproken met de terechte opmerking dat het bepaald geen goed voorbeeldgedrag naar de organisatie is.
Hoe pak je dat aan?
Belangrijk is dat al bij de werving wordt benadrukt dat aanwezigheid op de vergaderingen uitgangspunt is. Dit is wezenlijk om de onderlinge band te versterken en de kwaliteit van de samenspraak en besluitvorming te borgen. Om die reden wordt ook voor het eind van het jaar het vergaderschema voor het daarop volgende jaar in onderling overleg vastgesteld. Bij deze corporatie participeren leden van het MT veelvuldig in de vergadering. Bewust is gekozen voor een vergadertijd van einde van de middag tot begin van de avond.
Als voorzitter is het van belang de leden regelmatig op die afspraak te wijzen en te benadrukken dat een vergadering niet alleen het afwerken van de agenda is, maar ook het moment voor discussie, weerwoord, meningsvorming en teamvorming. Formeel is het een lastig verhaal. De voorzitter is immers niet de baas van de andere commissarissen. Hij of zij zal het dus vooral moeten hebben van persoonlijk gezag en overtuigingskracht. Anders zit er niet veel anders op dan te wachten tot de herbenoeming.
Indien leden, om welke reden dan ook, regelmatig afwezig zijn, dan is de jaarlijkse evaluatie het moment om, naast de persoonlijke interventies van de voorzitter, dit te bespreken en er harde afspraken over te maken.
Uiteraard kunnen er calamiteiten zijn, maar als er structureel te veel afwezigheid is, dan is betreffende commissaris wellicht wel bekwaam, maar niet geschikt en kan aftreden de uiterste consequentie zijn. Elke kandidaat-commissaris hoort zich dat van te voren te realiseren.
Nog los van het feit dat een commissaris naar behoren wordt betaald, kan het niet zo zijn dat aanwezigheid vrijblijvend is.
6 Zie VTW-publicatie ‘ Professionaliseren door zelfreflectie’ (2017)